A projektmenedzsment szoftverek áttekintése | #12 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Melyik szoftver működik a legjobban a projektmenedzsmenthez? Ha azon tűnődsz, hogy a piacon elérhető megoldások közül melyik felel meg az igényeidnek, készítettünk egy áttekintést a projektmenedzsment szoftverekről. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei és sajátosságai. Ezért, hogy biztonságosan válaszd ki a legmegfelelőbb megoldást, kezdd azzal, hogy meghatározod a projekt típusát, amelyet végrehajtasz, valamint a csapatod méretét és digitális eszközökkel való ismeretségét.

Projektmenedzsment szoftver – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Jira
3. Asana
4. Trello
5. Firmbee
6. Összegzés

Bevezetés

Sok projekt kizárólag a digitális világban zajlik. A csapat távolról dolgozik, ritkán találkozik az irodában. Mindenki a Slack-en vagy a Meta, Apple, Google vagy Microsoft által biztosított azonnali üzenetküldőn kommunikál. Azonban még a hibrid vagy irodai módok esetén is a projektmenedzsment szoftver alkalmazása jelentősen megkönnyíti a csapat munkáját. Ez egy digitális találkozóhelyé válik azok számára, akik rajta dolgoznak. Egy platform a feladatok elosztására és a státusz napi frissítésére.

Ennek ellenére, attól függően, hogy a csapat komplex szoftvert fejleszt, marketingkampányokat készít, vagy a régió konferenciáihoz szükséges süteményellátást kezeli, a szoftver követelményei radikálisan eltérhetnek. Nézzük meg a projektmenedzsment szoftverek áttekintését.

Jira

A Jira messze a legkomplexebb projektmenedzsment eszköz. Ha olyan szoftvert keresel, amely egy nagy projekt, portfólió vagy projektek portfóliójának kezelésére szolgál, érdemes közelebbről megvizsgálnod. A tanulási görbéje sekély, de cserébe hatalmas mennyiségű projekt testreszabást kínál.

A Jira előnye a lehetőség, hogy ingyenesen használható 10 főig terjedő csapatok számára. Hátrányai között – a más programokkal való nehézkes megvalósítás mellett, amelyeket meg fogunk beszélni – szerepel a világosan meghatározott profilja. Ennek az az oka, hogy ez egy eszköz, amelyet eredetileg IT fejlesztő csapatok számára terveztek. Így a rugalmas módszertanokban dolgozó csapatok, különösen a Scrum, ahol a kód tároló a munka elsődleges eszköze, könnyen megtalálják a helyüket itt. Nehézkessé válhat azok számára, akik lazábban kapcsolódnak a digitális környezethez, és akik esetleg túlterheltnek érezhetik magukat a sok lehetőség miatt, amelyek feleslegesnek bizonyulhatnak.

Asana

Ebben a helyzetben az sokkal egyszerűbb Asana lehet a jobb választás. Ennek az az oka, hogy minden csapat számára készült. Az alap négy nézetből áll:

• feladatlista,
• egy testreszabható oszlopokkal rendelkező tábla,
• naptár, és
• fájlok.

Az ingyenes tervben nagy választék áll rendelkezésre sablonokból, amelyek meghatározzák, hogyan fog kinézni a digitális munkaterületünk. Azonban az Asana ingyenes terve egy alapvető korlátozással jár. Két megosztási lehetőség közül választhatsz: privát – csak a tulajdonos számára elérhető, vagy nyilvános – mindenki számára nyitott. A projekt megosztása csak kiválasztott emberekkel már a fizetős tervhez tartozik, amelynek előnyei közé tartozik a vizuálisan vonzó jelentések könnyű generálása, valamint a projektek portfóliójának fenntartása.

Trello

Számít a projektcsapatodnak egy még egyszerűbb eszköz – a Kanban tábla digitális megfelelője, amelyen a feladatkártyák a “Teendők” oszlopból a “Kész” oszlopba kerülnek? Akkor a Trello lenne a legmegfelelőbb. Ennek az eszköznek az egyszerűsége és a mobilalkalmazás elérhetősége miatt gyakran használják praktikus feladatlistaként azok számára, akik nem számítógépen dolgoznak.

Fő előnye az ingyenes tervben már korlátlan számú csapattag, valamint az ismétlődő feladatok, például az ismétlődő találkozók automatikus hozzáadása. Ez megkönnyítheti a Trellóban való munkát, mivel az ingyenes használat nem biztosít naptárhoz való hozzáférést.

Firmbee

A szabadúszóknak szánt ingyenes Firmbee terv nemcsak egy naptárt tartalmaz széleskörű hozzáférés-vezérléssel, hanem időnyilvántartási lehetőségeket és teljesen testreszabható Kanban táblákat is. A fent említett megoldásokkal ellentétben egy átfogó üzleti projektmenedzsment rendszeren alapul.

A Firmbee, a komplexitása ellenére, nagyon átlátható. Különösen kiemelkedik más megoldások közül a projekt költségvetés-kezelő eszközeivel, beleértve a következő lehetőségeket:

• számlák kiállítása,
• vállalkozók listájának létrehozása,
• fizetések nyomon követése,
• kiadások kategorizálása,
• a projekt költségvetésének figyelemmel kísérése, például annak százalékos aránya, hogy a költségvetés hány százalékát fogyasztotta el egy adott költségtípus.

HR eszközök, mint például egy jelölt adatbázis, amely lehetővé teszi az önéletrajzok és portfóliók tárolását, valamint szabadon konfigurálható toborzási folyamatok, szintén nagyon funkcionálisak a kisvállalkozások számára.

Ha átfogó rendszert keresel a vállalati projektek és csapatok kezelésére, akkor a Firmbee neked készült. Érdemes megemlíteni, hogy az NGO-k ingyenesen alkalmazhatják ezt a rendszert – további részleteket találhatsz itt.

Összegzés

A projektmenedzsment szoftverek egyszerűtől, mint a Trello, a komplexig, mint a Firmbee, változnak. Azok mellett, amelyeket fent felsoroltunk, más népszerűsítésért versengő szoftverek is léteznek:

• Wrike – kissé fejlettebb jelentési eszközöket kínál, de funkcióiban hasonló a Trellohoz,
• Basecamp – különösen vonzó a nagyobb szervezetek vagy sok szabadúszóval dolgozó cégek számára,
• Microsoft Project – veterán projektmenedzsment szoftver, amely 1984 óta elérhető a piacon, népszerű a többi Microsoft termékkel való teljes integrációja miatt,
• Monday.com – egy felhőalapú platform, amely lehetővé teszi bármilyen kombináció és konfiguráció létrehozását a konkrét projekt kezeléséhez szükséges modulokból.

Ne feledd, hogy a szoftver kiválasztását ne csak az előfizetés árán alapozd, hanem legfontosabb a megvalósítandó projekt sajátosságain és a projektcsapat készségein. Ezenkívül fontold meg, hogy egyszeri feladat támogatására vagy olyan szoftverre van szükséged, amely nemcsak egy kiválasztott projektet, hanem a kisebb szervezet által végzett feladatok többségét is kezeli. Reméljük, hogy a projektmenedzsment szoftverek áttekintése hasznos lesz számodra.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.