A projekttevékenység területei | #8 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektnek mindig egy értékes termék szállításával vagy egy üzleti cél megvalósításával kell végződnie. Azonban meghatározhatjuk-e a projekttevékenység területeit? Ki érintett a projektben, és milyen szakaszokon halad át vagy ciklizál, ha figyelembe vesszük a projekt teljes időtartamát?

Projekttevékenység – tartalomjegyzék:

1. A projekttevékenység területei – bevezetés
2. Projektfázisok
3. Az emberek a projektben
4. Formális projektmenedzsment
5. A projekttevékenység területei – összefoglalás

A projekttevékenység területei – bevezetés

A 2021-es PMBOK nyolc területet emel ki, amelyek kölcsönhatása kulcsfontosságú bármely projekt teljessége szempontjából. Ezek a következők:

• érintettek
• csapat
• módszer
• tervezés
• végrehajtás
• szállítás
• mérés és analitika, valamint
• projektmegvalósítási kockázatok.

A fenti területek összefonódnak és kölcsönhatásban állnak egymással. A projekt életciklusa során mindegyikhez kapcsolódó fontosság is változik. Azonban egyik sem zárható ki vagy véglegesen nem zárul le a projekt vége előtt. Ez a megállapítás nyilvánvalónak tűnik, ha a projektcsapat részvételének fontosságára gondolunk a projekt minden fázisában. Azonban érdemes szem előtt tartani, amikor a projekt fázisaira gondolunk. Végül is a tervezés nem fejeződik be, mielőtt áttérnénk a végrehajtási szakaszra. Ez ciklikusan zajlik, ahogy egyre részletesebbé válik a munka, és a végrehajtás részleteit az érintettekkel egyeztetik.

Most nézzük meg a projekt területeit szélesebb perspektívából. Milyen kérdések és problémák merülnek fel mindegyikben?

Projektfázisok

A projekt idődimenziója elsősorban a tervezéshez, végrehajtáshoz és szállításhoz kapcsolódik. Azonban, hogy ezek a fázisok hogyan kapcsolódnak egymáshoz, hányszor és milyen ciklusokban követik egymást, szorosan összefügg a projekt megvalósításának módszerével, amely meghatározza annak életciklusát.

A PMBOK-ban a projektfázist logikailag összefüggő tevékenységek halmazaként definiálják, amelyek egy vagy több szállítmányhoz vezetnek. A projekt életciklusa egyszerűen egy sor fázis, amely a víziótól a projekt befejezéséig vezet.

Például a vízesés módszerben (Waterfall) a projektfázisok egymást követik, és csak egyszer valósulnak meg. Ha viszont a projektet az egyik agilis módszertanban valósítják meg, akkor többször követik egymást, minden alkalommal az előző iterációban szállított eredményt kiindulópontként véve.

Például tegyük fel, hogy a projekt célja egy egyedi mobilalkalmazás kifejlesztése az idősek fizikai aktivitásának nyomon követésére. Az első tervezési megközelítésben meghatározzuk a projekt általános kereteit, és választunk egy agilis módszertant. Először is meg kell határoznunk a projekt terjedelmét. Más szavakkal, ki kell derítenünk:

• Milyen idő- és költségkeret áll rendelkezésünkre,
• Milyen típusú csapatra van szükségünk, és
• Mik az érintettek elvárásai, azaz egyrészt az ügyfél, másrészt az alkalmazást használó idősek?

Azonban az első tervezési megközelítésben részletesen csak azokat a feladatokat írjuk ki, amelyeket azonnali sorrendben szeretnénk elvégezni. Vagyis általában azok, amelyek a tervezéssel kapcsolatosak, de egy konkrét eredménnyel zárulnak – például a csapat létrehozása. Csak a második és a további körökben, már a projektcsapat részvételével fogunk mélyebben foglalkozni a munkamegosztással és a projekt feladataihoz tartozó feladatok végrehajtásával.

Az emberek a projektben

A projekt szempontjából kulcsfontosságú emberek az érintettek és a projektcsapat. Az érintettek között szerepelhetnek szervezetek, csoportok és egyének, többek között:

• ügyfél vagy ügyfelek
• üzleti partnerek
• projekt kedvezményezettek – például az előzőleg említett idősek.

Így a “stakeholders” szó minden olyan személyt leír, aki érintett vagy érintett lehet a projekt megvalósításában.

A projektcsapat viszont olyan szakemberekből áll, akik közösen végzik el a projekt céljának megvalósításához vezető feladatokat. A mobilalkalmazás példájában legalább négy szerepet kell betölteni a csapatban:

• programozó – aki a mobil megoldás technikai oldaláért felelős,
• kutató – akinek az a feladata, hogy kapcsolatba lépjen az idősekkel, és felmérje, hogyan lehet optimálisan nyomon követni aktivitásukat mobil eszköz segítségével,
• UX/UI designer – az a személy, aki a felhasználói élményért és az alkalmazás működéséért felelős, valamint annak vizuális tervezéséért.

A csapatért és a projektért felelős személy a Projektmenedzser, akit Projektvezetőnek is neveznek. Rá hárul a feladat, hogy kezelje a projektmenedzsment interperszonális és formális dimenzióit.

Formális projektmenedzsment

A projektmenedzsment formális oldala, amelyért a Projektmenedzserek felelősek, a következőket tartalmazza:

• a menedzsment módszer kiválasztása és megvalósítása,
• a szükséges dokumentáció, statisztikák és mérések tervezése és fenntartása, mint például a projekt előrehaladásának nyomon követése,
• kockázatkezelés.

Ezek kulcsfontosságú területek üzleti szempontból. Valóban, a feladatokhoz igazított menedzsment módszer kiválasztása fontos tényező, amely meghatározhatja az egész projekt sikerét vagy kudarcát. A folyamatosan frissített tervezés, a projekt nyomon követése és a kockázatelemzés elengedhetetlen nemcsak a tudásalapú projektmenedzsment előnyei miatt, amely lehetővé teszi a tudatos tanulást a saját hibáinkból. Ezek kulcsfontosságúak a – gyakran formálisan előírt – érintetti követelmények miatt is, amelyek folyamatos hozzáférést igényelnek a projekt aktuális állapotát bemutató dokumentumokhoz.

A projekttevékenység területei – összefoglalás

Minden projekt nyolc cselekvési területből áll, amelyek a következőkkel kapcsolatos kérdéseket tartalmazzák: a projekt megvalósításának időkerete, az azt különböző módon érintő emberek, és a formális irányítási keret. Mindegyik releváns a projekt során, és kölcsönhatásban állnak egymással, támogathatják vagy akadályozhatják a célt.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.