Mi az a stakeholder nyilvántartás? | #40 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt tervezése és megvalósítása egy összetett folyamat, amely megköveteli a projektmenedzsertől, hogy a projekt számos aspektusát kezelje. Az egyik ilyen szempont a részesedők azonosítása és kezelése, azaz azok az emberek, akik a projekt sikerén dolgoznak, valamint mások, akiket ez érinthet. Ilyen lista a részesedői nyilvántartás, és ma meghatározzuk, valamint bemutatunk néhány hasznos tippet egy jó nyilvántartás elkészítéséhez.

Mi az a részesedői nyilvántartás? – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Miért érdemes részesedői nyilvántartást készíteni?
3. Kit kell belefoglalni a részesedői nyilvántartásba?
4. Hogyan készítsünk részesedői nyilvántartást?
5. Összegzés

Bevezetés

Manapság egyre több projekt valósul meg nemzetközi környezetben. Ez nemcsak a részesedők számának növekedését eredményezi, hanem csoportjuk is egyre sokszínűbbé válik. Ezért ahhoz, hogy egy projekt sikeres legyen, a projektmenedzsernek azonosítania kell az egyéni és csoportos részesedők igényeit, és meg kell tanulnia, hogyan kezelje őket az elvárásaik szerint.

Miért érdemes részesedői nyilvántartást készíteni?

A részesedői nyilvántartásnak több fontos célja van. Először is, lehetővé teszi, hogy azonosítsa az összes projekt részesedőt, akik befolyásolhatják a projekt menetét és eredményeit. Másodszor, lehetővé teszi, hogy meghatározza az egyes részesedők projektbeli részvételének és befolyásának mértékét. Harmadszor, az adatai segíthetnek egy olyan részesedői menedzsment stratégia kidolgozásában, amely hatékonyan kezeli az igényeiket és érdekeiket.

Kit kell belefoglalni a részesedői nyilvántartásba?

A részesedői nyilvántartásnak tartalmaznia kell információkat minden olyan személyről, csoportról vagy szervezetről, amely bármilyen módon befolyásolhatja a projektet. Ezek közé tartoznak:

• A projekt csapat tagjai,
• A szervezet vezetősége,
• A helyi közösség, ha a projekt nyilvános térben valósul meg vagy érinti azt,
• Befektetők,
• Ügyfelek,
• Szállítók,
• Üzleti partnerek,
• A helyi kormányzat képviselői, ha szükséges őket bevonni vagy engedélyeket szerezni a tevékenységekhez,
• NGO-k képviselői akik a projekt során kidolgozott eredményeket a közösség javára használhatják,
• Nem kapcsolódó alkalmazottak, akiket a projekt érinthet, például munkahelyi átszervezés miatt.

Hogyan készítsünk részesedői nyilvántartást?

A projektmenedzsernek először is azonosítania kell a projekt részesedőit, és adatokat kell gyűjtenie, elsősorban rájuk összpontosítva:

• igények,
• elvárások,
• üzlet,
• a projekthez való elköteleződés szintje, és
• a projektre gyakorolt hatás.

A projektmenedzser ezután értékelni és osztályozni kell a részesedőket, figyelembe véve a projektben betöltött szerepüket. Például a projektcsapat fontosabb lesz, mint azok az alkalmazottak, akik nem vesznek részt közvetlenül a feladatokban. Érdemes megjegyezni a potenciális kockázatokat és lehetőségeket is, amelyek a projektbe való bevonásukkal járnak.

Az adatok összegyűjtése és értékelése után a projektmenedzser egy kritikus lépésre lép: egy részesedői nyilvántartás dokumentum kidolgozására. Ennek tartalmaznia kell a legfrissebb információkat minden egyes egyéni vagy csoportos részesedőről. Folyamatos frissítést igényel, ahogy a projekt halad, és a helyzet változik.

A végső lépés egy részesedői menedzsment stratégia kidolgozása. A projektmenedzsernek a következőket kell meghatároznia:

• Hogyan és milyen gyakran fog kommunikálni a részesedőkkel?
• Milyen intézkedéseket fog tenni az igényeik kielégítése érdekében?
• Hogyan fogja minimalizálni a kockázatokat és kihasználni a lehetőségeket?

Összegzés

A részesedői nyilvántartás elengedhetetlen projektmenedzsment eszköz. Lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy felismerje a projekt részesedőit, értékelje azok befolyását és fontosságát, és egyúttal kielégítse igényeiket és elvárásaikat. A részesedői nyilvántartás elkészítése kulcsfontosságú prioritásnak kell maradnia a projekt első lépései során a projekt alapító okiratát követően, hogy elkerüljük a későbbi problémákat a projekt későbbi szakaszaiban.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.