Hibrid munka – hogyan vezessünk sikeresen egy csapatot? | #31 Bevezetés a projektmenedzsmentbe

Függetlenül attól, hogy hogyan tekintünk a hibrid munkára, gyakran egy kihívással nézünk szembe – hogyan irányítsunk egy csapatot, amikor egyesek az irodában, míg mások távolról dolgoznak, és ezek aránya folyamatosan változik.

Hibrid munka – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Kommunikáció egy hibrid csapatban
3. Hatékony információcsere
4. A csapat munkájának technikai támogatása
5. Kapcsolatok fenntartása
6. Összegzés

Bevezetés

Hibrid módban dolgozó projektcsapat irányítása nehezebb, mint kizárólag távoli vagy helyszíni munkavégzés esetén. Végül is, hogyan felügyeljünk, amikor a csapat egyes tagjai az irodában, míg mások távolról dolgoznak?

A projektmenedzser számos kulcsfontosságú kihívással néz szembe. Ezek közé tartozik:

• a kommunikációs szabályok meghatározása a csapatban
• az információk zökkenőmentes cseréjének biztosítása
• technológiai támogatás a távoli munkavégzéshez
• kapcsolatok fenntartása.

Kommunikáció egy hibrid csapatban

A hibrid modellben való hatékony munkavégzéshez meg kell határozni a kommunikációs szabályokat. Amikor nem elegendő megkérdezni a szomszéd asztalnál ülő személyt a munkádról, érdemes különböző eszközöket használni specifikus célokra. Például küldhetsz egy rövid kérdést csevegésben, használhatsz e-mailt bonyolultabb ügyekhez, és videokonferenciát tarthatsz összetett témák megbeszélésére, amelyek több ember bevonását igénylik.

Új csapat esetén szintén jó ötlet biztosítani, hogy mindenki tudja:

• Mik a felelősségei mindenkinek,
• Hogyan léphet kapcsolatba más csapattagokkal, és
• Mik az elvárások a kommunikáció gyakoriságával kapcsolatban?

Ehhez használhatsz státuszokat egy céges csevegőszobában, vagy létrehozhatsz egy kapcsolattartó táblát egy projektmenedzsment eszközben. Érdemes röviden megvitatni a kommunikáció témáját az egyik projektmegbeszélés során.

Hatékony információcsere

Miután meghatározták a kommunikációs szabályokat, itt az ideje gondolkodni a tartalmán. Jó ötlet biztosítani, hogy az információk megosztásra kerüljenek, és hogy a csapat minden tagja hozzáférjen a munkájuk elvégzéséhez szükséges forrásokhoz.

Dedikált szoftverrel, mint például Firmbee, könnyen megoldhatod a következő problémákat:

• feladatok kijelölése,
• információcsere a projekt aktuális állapotáról,
• projektmegbeszélések időpontjainak meghatározása, vagy
• projektfigyelési eredmények megosztása.

A projektmenedzsernek biztosítania kell, hogy az információk mindenki számára elérhetők legyenek, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak. Ez különösen igaz azokra, akik megosztott fájlokon dolgoznak, amelyek, amikor helyszíni munkavégzés történt, olyan szervereken tárolódhattak, amelyek megakadályozzák a távoli használatot. Lehet, hogy a felhőmegoldásokon kell gondolkodnod, vagy más módon ütemezned a végzett feladatokat.

A csapat munkájának technikai támogatása

A hibrid modell sikeres működésének kulcsfontosságú aspektusa a megszakítás nélküli működés technikai feltételeinek megteremtése. Az alapok a következők:

• gyors internet
• számítógép vagy laptop és
• a munkájuk elvégzéséhez szükséges szoftver.

A projektmenedzsernek biztosítania kell, hogy minden távolról dolgozó alkalmazott rendelkezzen a megfelelő eszközökkel, felszereléssel és hozzáféréssel a cég hálózatához.

Kapcsolatok fenntartása

A csapaton belüli kapcsolatok fenntartása gyakran elhanyagolt, mégis éppolyan fontos, mint a technikai támogatás és a projekthez közvetlenül kapcsolódó kommunikáció. Azonban a hibrid modellben az irodában jelen lévő alkalmazottaknak nincs idejük interperszonális kapcsolatok kiépítésére.

Amikor a munka többsége távoli, a cég központjának látogatásakor minden projekt résztvevője egyénileg ütemezi a találkozókat. Néha kiderül, hogy a nap folyamán minden kollégával és a feladatokban részt vevő külső szakértőkkel találkoznak. Ennek eredményeként nem marad elegendő idő a csapat találkozására, amely csak elméletben dolgozik együtt a cég központjában.

Ezért a hibrid munkával kapcsolatos kockázatok a következők:

• a csapatok szétesése,
• a projekt iránti csapattulajdon érzésének csökkenése és
• az érzelmi elköteleződés hiánya a cég iránt.

Nemcsak azok érzik magukat elszigetelve, akik távolról dolgoznak. Ezért olyan kritikus, hogy jó légkört teremtsünk a közös munka során. A “hibrid” problémáira megoldás lehet a rendszeres csoportos projektmegbeszélések, amelyeket kiegészítenek az alkalmazottakkal folytatott egyéni beszélgetések.

Összegzés

Hibrid módban dolgozó projektcsapat vezetése megköveteli a projektmenedzsertől, hogy határozza meg a kommunikációs szabályokat és biztosítsa az információk zökkenőmentes cseréjét. Fontos a csapat kötelékeinek fenntartása is, időt és teret biztosítva a találkozók számára, mind a digitális környezetben, mind az irodában.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.