Projektfigyelés. Milyen paramétereket figyeljünk? | #34 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektadatok egy erőteljes eszköz, amelyet a projektmenedzsereknek meg kell tanulniuk kezelni. Az összegyűjtés csak a kezdet. A projekt sikere abban is rejlik, hogy figyelemmel kísérjük a releváns megállapításokat és megfigyeljük azok közötti kapcsolatokat. Hogyan döntsünk akkor arról, hogy mely paramétereket érdemes figyelni? Olvass tovább, hogy megtudd!

Projektfigyelés – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Költségvetés – az erőforrások figyelése
3. Ütemezés – határidők betartása
4. Teljesítményszint – minőségellenőrzés
5. Kontroll – paramétertartományok
6. Összefoglalás

Bevezetés

Függetlenül attól, hogy milyen menedzsment módszert alkalmaznak egy projektben, a projektmenedzser egyik alapvető feladata a projekt előrehaladásának figyelemmel kísérése. Világosan meghatározott paraméterek és értékelési kritériumok nélkül nem lehet megállapítani, hogy a projekt a megfelelő cél felé halad-e a megfelelő ütemben. Milyen paramétereket érdemes figyelni, hogy a potenciális problémákat a lehető leghamarabb észleljük, és kihasználhassuk a felmerülő lehetőségeket?

Költségvetés – az erőforrások figyelése

Szinte minden projektben a költségvetés a legfontosabb figyelt paraméter. Ezért a projektmenedzsernek figyelemmel kell kísérnie a feladatfinanszírozás minden aspektusát, többek között:

• munkaerőköltségek,
• anyagok,
• szoftver,
• eszközök és berendezések vásárlása vagy használata,
• szakértői tanácsadás,
• utazások és részvétel ipari eseményeken.

A költségek figyelésére a legkönnyebb szoftvert használni, például a Firmbee-t. Így azonnal láthatóvá válnak a kitűzött költségvetéstől való eltérések. Azonban nem érdemes túl nagy súlyt fektetni egy egyszeri túlköltésre. Jobb, ha hibahatárt feltételezünk a célok vagy mérföldkövek esetében. Így egy feladat magasabb költségeit kompenzálhatjuk egy másik területen elért megtakarítással.

A Agilis projektmenedzsment módszerek különösen jól működnek a rugalmas költségvetés-kezelésben. A “Beyond Agility” című 2021-es Pulse of Profession jelentés szerint a projektek akár 64%-át is a feltételezett finanszírozási keretek között tartják.

Ütemezés – határidők betartása

A második kulcsfontosságú terület annak megfigyelése, hogy a projekt betartja-e a meghatározott időkeretet. Itt is hasznos a szoftver, mivel nemcsak a csapat előrehaladását ellenőrizhetjük valós időben, hanem jelentéseket is generálhatunk. Érdemes bevált időgazdálkodási technikákat is alkalmazni.

Főleg arra figyelj, hogy figyelemmel kísérd a feladatok közötti kapcsolatokat és kölcsönhatásokat. Ha a koordináció fontos, biztosítani kell, hogy a határidőt betartsák, és a feladatok a megfelelő sorrendet tartsák.

Teljesítményszint – minőségellenőrzés

A feladatok minőségének ellenőrzése valamivel nehezebb, mint a költségvetés és a megvalósítási ütemezés figyelése. Ennek az az oka, hogy itt nemcsak a standardizálás, hanem az egyértelmű értékelési kritériumok is nehezen meghatározhatók.

Ha a feladatok teljesítményének szintjét szeretnénk figyelni, érdemes megkülönböztetni a Scrum metodológia két paraméterét:

• A kész definíciója, és
• Elfogadási kritériumok

A kész definíciója a feladat teljesítményének minőségére vonatkozik, vagyis arra, hogy minden technikai követelmény teljesült-e. Az elfogadási kritériumok viszont a résztvevők által támasztott elvárások listáját jelentik.

A kész definíciójának teljesítése és az elfogadási kritériumok teljesítése közötti különbséget egy épülő ház példájával lehet szemléltetni. A ház megfelel a kész definíciójának, amikor a falakat kellően egyenletesen téglázták, és a beruházást a kivitelezési vezető elfogadta. Azonban a ház nem biztos, hogy megfelel a kivitelező elvárásainak, aki azt várta, hogy a falak tökéletesen egyenesek legyenek, és a szín a brosúrában szereplő legyen.

Kontroll – paramétertartományok

Ugyanolyan fontos, mint a konkrét paraméterek figyelése, azok tartományainak meghatározása, más szóval, a kérdés megválaszolása, “Mennyi eltérés a normától okozhat aggodalmat?”

A szervezetek és a résztvevők követelményei, valamint minden projekt egyedi igényei miatt nehéz az eltérési ajánlásokról beszélni. Akár 10, akár 25 százalék, a projekttervezés során érdemes konkrét értékeket meghatározni a résztvevőkkel, amelyek csak további találkozókhoz és hektikus, spontán intézkedésekhez vezetnek.

Összefoglalás

A projekt figyelése segít biztosítani, hogy az a céljainak megfelelően halad. A fentiekben a kulcsfontosságú területeket tárgyaltuk: költségvetés, ütemezés, teljesítmény és paramétertartományok.

Nincs egyszerű recept egy olyan paraméterkészletre, amely optimálisan leírja minden projektet. Azonban a legtöbb projekt esetében a hatékony alapok kiemelése lehetővé teszi a feladatok időben, költségvetésen belül és a szükséges szinten történő elvégzését.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.