Mi a projekt víziója? | #14 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt víziója meghatározza a projekt legáltalánosabb feltételezéseit. Ez a válasz nemcsak arra a kérdésre, hogy mit szeretnénk tenni, hanem, ami még fontosabb, arra, hogy miért szeretnénk végrehajtani.

A projekt víziója – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Világos vízió
3. Hogyan fogalmazzuk meg a projekt vízióját?
4. Szervezeti vízió vs. projekt vízió
5. Összefoglalás

Bevezetés

A vízió nem csupán a jövő állapotának elképzelését befolyásoló leírás, amelyet egy projekt eredményeként érünk el: “Belépünk az amerikai piacra az új termékünkkel,” vagy “Nagy szórakozást nyújtunk száz embernek egy céges eseményen.” A projekt víziója egyben egy erőteljes motivációs eszköz is. Ennek az az oka, hogy értelmet ad az egész törekvésnek, és azt képviseli, amit el szeretnénk érni.

Például egy céges esemény kapcsán – egy személy, aki érdeklődik a terem bérlésének feltételei, időpontja és ára iránt az ötödik vagy tizedik helyszínen, éppen azért teheti ezt meggyőződéssel, mert egy konkrét vízió kíséri. A kép arról, hogy mindezek az erőfeszítések mire szolgálnak.

A víziónak tömörnek, reálisnak és vonzónak kell lennie. Elég világos ahhoz, hogy könnyen megismerjük és jól emlékezzünk rá, mert hogy a vízió meggyőző-e, az nemcsak a projektcsapat elkötelezettségétől függ, hanem attól is, hogy meggyőzzük az érdekelt feleket arról, hogy a projekt egyáltalán érdemes a megvalósításra.

Világos vízió

A víziót a projekt kezdeményezési fázisában hozzák létre, hogy minden érdekelt fél tudja, miről szól az egész projekt. Ezért még mielőtt bármilyen tervezési és projektmegvalósítási tevékenység elkezdődne, egy nagyon fontos feladat a vízió tisztázása. A következő lépésekből áll:

• A vízió formájának megvitatása – figyelembe kell venni az érdekelt felek igényeit, valamint látni kell az ellentmondó vagy kölcsönösen kizáró elvárásokat, így minden érdekelt félnek részt kell vennie,
• A vízió világos meghatározása – egyhangú, esetleg kompromisszumos döntést kell hozni a vízió formájáról,
• Olyan víziódokumentum létrehozása, amely minden érdekelt fél számára hozzáférhető – hogy vissza lehessen térni a korábbi megállapításokhoz, és a vízió nyilatkozatot használhassuk a csapat motiválására és az érdekelt felek tájékoztatására a projektről.

Ez a három lépés teszi a projektet kézzelfogható és értelmes törekvéssé, meghatározott keretekkel. A vízióval már a koncepcionális szinten is meg lehet határozni, hogy egy tevékenység illeszkedik-e a projekt általános feltételezéseihez és terjedelméhez.

Hogyan fogalmazzuk meg a projekt vízióját

A projekt vízió nyilatkozatok, vagy projekt vízió nyilatkozatok, a következőképpen hangozhatnak: “Elindítunk egy alkalmazást fiatalok számára, amely kedvezményeket kínál a kultúrára cserébe a helyek és események értékeléséért.” vagy “Megtervezzük a belépési folyamatot, hogy az új munkatársak gyorsan elkezdhessék a munkát, és kisebb valószínűséggel mondjanak fel a próbaidő után.”

Így ezek lényeges, általános leírások a projektről, amelyek meghatározzák annak célját és motiválják a csapatot a feladatok elvégzésére. Azonban nem tartalmazzák sem a cél elérésének módját, sem a technikai megoldások részleteit. Más szavakkal, a projekt víziója a projektcsapat napi tevékenységeire utal, de nem határozza meg, hogy milyen feladatok vagy milyen konkrét termék vagy szolgáltatás fog születni. Ezért a víziónak a következőnek kell maradnia:

• ambiciózus – olyan célt kitűzni, amely nem elérhető kéznél
• elérhető – a projekt víziója egy általános megfogalmazás, de nem tartalmazhat ijesztő, fantasztikus megfogalmazásokat
• általános – magában foglalja az összes tevékenységet, amely a projekt megvalósítási területébe tartozik.

Definíció szerint a projekt víziójának egy mondatból kell állnia. A megfogalmazása hosszabb formában is megjelenhet, amelyet a projekt dokumentáció tartalmazhat. A dokumentáció tartalmazza a projekt megvalósításának minden területére vonatkozó indoklást, de a létrehozásának kiindulópontja mindig egy kulcsszó.

Hogyan fogalmazza meg a projektje indoklását? Először is, válaszolnia kell a következő kérdésekre:

• Mit szeretnénk megvalósítani? – Mi lesz a projekt összességében megfogalmazott eredménye? Mit fog megváltoztatni a projekt megvalósítása abban a valóságban, amelybe illeszkedik?
• Kinek valósítjuk meg a projektünket? – Kik a kedvezményezettek? Kik lesznek az ügyfeleink?
• Miért szeretnénk megvalósítani ezt a projektet? – mik a céljaink és értékeink?

Szervezeti vízió vs. projekt vízió

Jól megfogalmazott projekt vízió világos és elég általános ahhoz, hogy a projekt élete során változatlan maradjon. A projekten végrehajtott módosítások általában nem befolyásolják a vízió formáját és relevanciáját.

Ugyanakkor, a projekt vízió összekapcsolódik a szervezet szélesebb víziójával. A szervezet víziója meghatározza jelenlegi és jövőbeli céljait, küldetését és értékeit. Így a projekt víziója ugyanazokra az értékekre, célcsoportokra és jellemzőkre utal, amelyek megkülönböztetik a szervezet tevékenységeit a versenytársaitól. Például a szervezet víziója, amelyet megfogalmaztak:

“A kultúra támogatása alkalmazások létrehozásával, hogy ösztönözzük a fiatalok részvételét az eseményeken”.

illik a projekt víziójába:

“Elindítunk egy alkalmazást fiatalok számára, amely ingyenes koncertjegyeket kínál a helyszínek és események értékeléséért.”

Összefoglalás

A projekt víziója kapcsolódik azokhoz az elvárásokhoz, amelyeket a megvalósításával társítunk. Ez egy általános leírás a projekt céljáról, amely inspirálja és motiválja a projektcsapatot a teljesítésre. Mindenekelőtt tömörnek és meggyőzőnek kell lennie. A víziónak köszönhetően nem veszítjük szem elől a mögöttes jelentést – a projektet megelőző – gyakran fárasztó – feladatok során.

Érdekli a projektmenedzsment? Kövesse a sorozatunkat, hogy ne maradjon le egyetlen cikkről sem.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.