Projekt végrehajtás | #20 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt végrehajtása a feladatok megvalósítása, amely a kitűzött cél eléréséhez vezet. Ezért a projekt végrehajtásának területe több mint a napi feladatok elvégzése. Magában foglalja a folyamatok létrehozását, a vállalati erőforrások kezelését, valamint egy nyitott, befogadó környezet kialakítását, amely elősegíti az együttműködést és a tanulást.

Projekt végrehajtás – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A projekt végrehajtásának területe
3. Folyamatkezelés a projekt végrehajtásában
4. Retrospektív, tanulás és fejlesztés
5. Összegzés

Bevezetés

A végrehajtási terület az egyik nyolc fő terület közé tartozik, ahol a projekt tevékenységek zajlanak. Ez nem csupán a feladatok tervezését követő szakasz. A végrehajtási terület határozza meg az összes munkát, amely a projekt során zajlik.

A projekt végrehajtásának területe

A projekt végrehajtása elsősorban egy hosszú lista a projektcsapat minden tagja által végzett feladatokról. Ezeket a Projektmenedzser által előkészített feladatlistából választják ki, prioritás szerint rendezve, és általában egy Kanban táblán közzéteszik.

A projekt végrehajtásának területéhez tartozó feladatok között találunk mind ismétlődő ciklikus tevékenységeket, például szoftverfrissítéseket, mind pedig egyszeri eseményeket, mint például egy logó tervezése egy alkalmazás számára.

A projekt végrehajtásának területe a következő tevékenységekből áll:

• Napi feladatok elvégzése,
• Új feladatok kidolgozása,
• Módosítások végrehajtása a már elvégzett és végrehajtásra tervezett feladatokon,
• Hatékony folyamatok létrehozása,
• Érdekeltek kommunikációja,
• Anyagok, berendezések, adatok és egyéb vállalati erőforrások kezelése,
• A projekt megvalósításához szükséges dokumentumok előkészítése,
• A projekt megvalósítását befolyásoló változások megfigyelése a szervezeten belül és kívül,
• Folyamatos tanulás és a tevékenységek korrekciója.

Kicsit közelebbről megvizsgáljuk, hogy milyen szerepet játszik a folyamatkezelés és a tanulás a projekt végrehajtásában, és hol találkozik legközelebb a projektmonitoring és a végrehajtás területe.

Folyamatkezelés a projekt végrehajtásában

A projektfolyamatok kezelésének célja, hogy szolgálja a célját, és ne váljon szükségtelen bürokráciává, ezért a gyakorlatból kell származnia. Ezért a kidolgozásuk általában a Projektmenedzser és a projektcsapat között oszlik meg. Ebben a megközelítésben minden belső folyamat, más néven technikai vagy termelési folyamat, egyszerre két tengely által határozott:

• A feladat végrehajtásának szakasza
• A konkrét feladatra vonatkozó munkafolyamat

A feladat végrehajtásának szakaszai

A feladat végrehajtásának szakaszait úgynevezett kapuk határozzák meg, azaz kritériumok, amelyeket a feladatnak teljesítenie kell ahhoz, hogy előrelépjen a következő szakaszba. Egy adott feladat státusza a következőképpen változhat:

• végrehajtásra szánt – azaz a Projektmenedzser által a teendők listájára helyezett,
• végrehajtás alatt – azaz a projektcsapat egyik tagja által végrehajtásra kiválasztott,
• tesztelt – a feladat befejeződött, és át lett adva egy másik személynek, aki teszteli a teljesítmény helyességét és minőségét, ha a tesztek nem sikerülnek, a feladat visszatér az előző szakaszba,
• kiadásra vár – a feladat átment a tesztelésen, és jóváhagyásra került a kiadásra, gyártásra vagy az ügyfélnek való átadásra, a folyamatban lévő projekt típusától függően,
• befejezett – minden munka elvégezve, és az eredmény jóváhagyva befejezettnek.

A státuszok száma a projektcsapat igényeihez és a folyamatban lévő feladatok sajátosságaihoz igazodik. Ezzel szemben a leggyakrabban használt minimális verzió a három, amely a klasszikus Kanban táblákból származik, és a feladatot “elvégzendő”, “folyamatban” és “kész” kategóriákba sorolja.

Munkafolyamat

A munkafolyamat a feladat elvégzéséhez szükséges lépéseket és azt határozza meg, hogy ki végzi azt bármely adott időpontban. Ezért meghatározza a feladat elvégzéséért való felelősséget. A munkafolyamat azt is jelzi, hogy milyen lépést kell tenni ahhoz, hogy a feladat a végrehajtás következő szakaszába lépjen.

Nézzük meg, hogyan nézhet ki egy feladat munkafolyamata: “poszt közzététele a LinkedIn-en a projekt befejezéséről”. A státuszának megváltoztatása “folyamatban” állapotból “befejezett” állapotba. A munkafolyamata a következőképpen nézhet ki:

• A poszt témájának és a közzététel tartalmának kiválasztása – a felelős személy a közösségi média marketing szakértője, aki a feladatot a szövegíróra és a grafikusra delegálja,
• Szöveg előkészítése – a feladatot egy szövegírásra specializálódott szabadúszó végzi,
• Grafika kidolgozása – a grafikus a cég arculatának megfelelő vizuális anyagokat készít,
• Minőségellenőrzés – értékelés egy marketing szakértő által, és esetleges korrekciók vagy jóváhagyás a közzétételre,
• Közzététel – a posztolás időpontjáról a közzétételi ütemtervet kezelő személy dönt.

Folyamatoptimalizálás

A projekt végrehajtásában a folyamatkezelés másik fontos része a folyamatoptimalizálás. Ez magában foglalja a folyamat figyelemmel kísérését és átszervezését, ha az nem zökkenőmentesen működik. Főként a szűk keresztmetszetek megszüntetésére összpontosít – azaz olyan pillanatokra, amikor egy személy több feladatért felelős, mint amennyit el tud végezni, míg más csapattagok tétlenül várnak, amíg ő befejezi. A szűk keresztmetszetek a gépek teljesítményével vagy a komponensek végrehajtásával vagy szállítási idejével is összefügghetnek, amelyeket egy külső beszállító biztosít.

Retrospektív, tanulás és fejlesztés

A tanulás értékelése és egy befogadó környezet létrehozása, amely támogatja a kommunikációt és a kölcsönös segítséget, nagyszerű eredményekhez vezet a projektmenedzsmentben. Ezért a csapattal folytatott megbeszélések során érdemes különös figyelmet fordítani:

• a legjobban elvégzett feladatokra és a sikerek megünneplésére,
• a feladatok befejezésének elmulasztására anélkül, hogy a csapattagokat hibáztatnánk,
• arra, hogy hogyan dolgozzunk és működjünk együtt csapatként.

A közös fejlődés és a sikerekből és kudarcokból való tanulás a legjobb módja a legjobb gyakorlatok kidolgozásának a feladatok elvégzésében. Másrészt a munkamódszerek, a motiváció, a használt eszközök és még a csapaton belüli szerepek megfontolása a csapat általános hatékonyságának javulásához vezet. Ezért olyan fontos, hogy rendszeres megbeszéléseket tartsunk, amelyek nemcsak a végzett munka összegzésére, hanem retrospektívákra is vonatkoznak.

Ez azért van, mert a megszerzett tudás egy része azonnal felhasználható. Ily módon a csapat felgyorsítja a feladatok elvégzését és mélyíti a együttműködést. A projektcsapat tagjai egyre jobban tanulnak egymástól a feladatok elvégzésének módszereiről, és javítják az együttműködést.

Összegzés

A projekt végrehajtásának területe megköveteli a Projektmenedzsertől, hogy folyamatokat tervezzen, felügyelje a folyamatban lévő folyamatokat, egyidejűleg figyelje őket és fokozatosan javítsa őket. A végrehajtási terület magában foglalja a projektcsapat által végzett összes feladatot, amelyek fokozatosan a projekt céljának megvalósításához vezetnek.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.