Projekt típusok | #5 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Nagy és kicsi, belső és külső, termelési és kutatási… A vállalati projekteket méret, időtartam, költség, elvek, célok és még az iparágak szerint is kategorizálhatjuk, amelyekre vonatkoznak. De miért fontosak a projektek típusai közötti különbségek az üzlet számára?

A projektek típusai – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A projekt terjedelme
3. A projekt időtartama
4. A projekt összetettsége
5. Finanszírozási forrás
6. Projekt témák
7. Összegzés

Bevezetés

Fontos-e a projektmenedzserek számára válaszolni arra a kérdésre, hogy milyen típusú projekteket valósítanak meg? Ez jelentéktelennek tűnhet a projekt hatékony megvalósítása és irányítása mellett.

Azonban a projektosztályozás ismerete kulcsfontosságúvá válik a megvalósítási módszer kiválasztásakor, valamint a projektek prioritásának meghatározásakor a szervezeten belül vagy a projekt feladatain belül. Ezenkívül jelentősen befolyásolja a projektcsapat összetételét. Ezért a rendelkezésre álló tudás és jó gyakorlatok alapján megvizsgáljuk a leggyakoribb projekt típusokat, hogy jól felkészüljünk azok kezdeményezésére és megvalósítására.

A projekt terjedelme

A projekt terjedelme kezdetben radikálisan eltérőnek tűnhet a projekt megrendelője és a projekt fejlesztője számára. Ezért olyan lényeges, hogy részletesen meghatározzuk, milyen feladatokat és költségvetést kell belefoglalni a listába. Különösen, ha egy külső érdekelt fél vezeti a projektet, különösen egy új ügyfél esetén, a projekt terjedelme ezért kulcsfontosságú fogalom, amely gyakran megjelenik a megállapodásokban és szerződésekben. Ez elsősorban a projekt mögötti céloktól függ.

A projekt terjedelmének meghatározása tehát üzleti szempontból kulcsfontosságú, elsősorban azért, mert lehetővé teszi a feladatok ellenőrzését a projektben. A projektmenedzser fő feladata a kontrollálatlan projektelágazás (scope creep) megakadályozása vagy a feladatok mögötti célok elvesztésének megakadályozása.

A projekt időtartama

A projekt időtartama alapján a projekteket a következőképpen lehet csoportosítani:

• rövid távú
• középtávú
• hosszú távú

A projekt időtartamának meghatározása különösen fontos, amikor szerződésben határidőt állítunk fel egy késztermék ügyfélhez való szállítására, vagy egy esemény megszervezésére egy jól előre tervezett időpontban. Az elején meghatározni, hogy a projekt milyen időkeretet ölel fel, lehetővé teszi az idő hatékony kezelését, a költségvetés nyomon követését és a kockázatok kezelését a projektben.

Bár a projekt mint olyan egyedi vállalkozás, beszélhetünk egyszeri és ciklikus projektekről. Az előbbi példája egy iroda modernizálása és energiatakarékos világítással való felszerelése, míg az utóbbi a vállalat által birtokolt területen végzett éves faültetési kampány. Ciklikus projektek esetén nagyon fontos, hogy részletes dokumentációval rendelkezzen a projektről, beleértve például a kivitelezők elérhetőségeit vagy a szállítási költségek összehasonlítását. Ennek az az oka, hogy ezek valószínűleg hasznosak lesznek a következő megvalósítási ciklushoz.

A projekt összetettsége

A projekt összetettsége az egyik kulcsfontosságú tényező, amely meghatározza a megvalósítási módszert. Ennek az az oka, hogy az egyszerű projektek, amelyek eredményei hasonlóak a korábban végzett szolgáltatásokhoz vagy forgalmazott termékekhez, nem igényelnek kiterjedt irányítást. Ha a csapat szakemberekből áll, akkor az olyan módszerek, mint a Kanban vagy a Scrumban a legjobban működnek számukra.

Forrás: kanban tábla egy ingyenes projektmenedzsment eszközből: www.firmbee.com

A magas összetettségű projektek viszont hosszabb gondolkodást igényelnek a menedzsment módszer kiválasztásáról. A projektmenedzsernek először is meg kell határoznia a választ a kérdésre: lehetséges-e elegendő kommunikációt folytatni az ügyféllel a projekt agilis módszertanban történő lebonyolításához? Hajlandóak lesznek az érdekelt felek részt venni a projekt következő fázisaiban, vagy inkább a klasszikus vízesés modellre és a meghatározott projekt ütemtervre támaszkodnának?

Finanszírozási forrás

A finanszírozási kritérium egy másik módja a különböző típusú projektek megkülönböztetésének. Így lesznek olyan projektek, amelyeket a következő források finanszíroznak:

• belső
• külső (megszerzett)
• vegyes

A külső források között érdemes megemlíteni a nyilvános és magán finanszírozási forrásokat. Általánosságban elmondható, hogy a belső finanszírozású projektek általában sokkal kevesebb dokumentációt igényelnek, mivel a projekt költségvetését nem kell a külső érdekelt felek formális kritériumai szerint elkészíteni és elszámolni.

Projekt témák

A projekt témák fontos típusú osztályozás, különösen a projektmenedzserek szakmai specializációja miatt. Annak illusztrálására, hogy ezek a témák mennyire változatosak lehetnek, nézzük meg a példák listáját:

• adminisztratív projektmenedzsment – a projektmenedzser feladatainak listája magában foglalja az információs architektúra létrehozását az irodában és egy csapat létrehozását, amely az archívumban osztályozza a dokumentumokat
• kutatási projekt – a projektmenedzser felelős a kutatás céljának meghatározásáért, a szükséges berendezések és kutatási módszerek kiválasztásáért, valamint a projekt napi szintű kutatásának lebonyolításáért
• IT projekt – a projektmenedzsernek nemcsak a használt technológiáról kell alapos ismeretekkel rendelkeznie, hanem képesnek kell lennie meggyőzően kommunikálni a projekt állapotát az ilyen ismeretekkel nem rendelkező érdekelt felek számára is

Összegzés

A projektek típusainak osztályozása segíthet a legjobb menedzsment módszer kiválasztásában, a legjobb szerződés megírásában, sőt abban is, hogy mennyire részletes projekt dokumentációra lesz szükség. Az érdekelt felek együttműködésének, a projekt terjedelmének és a finanszírozási források világos meghatározása a tervezés legelső pillanataiban jelentős hatással lehet a projekt megvalósításának sikerére és napi hatékonyságára.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.