Mi a projektmenedzsment? | #2 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Szinte mindenki irányított valamilyen projektet az életében. Talán egy születésnapi buli megszervezése, egy osztálykirándulás, vagy talán a munkahelyi csapatvezető szerepének vállalása volt. Mindezek a tevékenységek projektmenedzsmentnek nevezhetők. Ennek az az oka, hogy szükséges összehangolni a különböző feladatokat és szinkronizálni legalább néhány együttműködő ember tevékenységét, hogy elérjünk egy bizonyos értéket, például egy jó születésnapi bulit vagy egy mosollyal felidézett kirándulást. Mi a projektmenedzsment? Olvassa el cikkünket, és tudjon meg többet.

Projektmenedzsment – tartalomjegyzék:

1. Mi a projektmenedzsment?
2. A projektmenedzsment szabványa
3. A projektmenedzsment értéke
4. Összefoglalás

Mi a projektmenedzsment?

A professzionális projektmenedzsment a vállalkozás szerves része. Megfelelő tudást, eszközöket és technikákat igényel. De ami a legfontosabb, hogy képes legyen ezeket hatékonyan kombinálni. A projektmenedzsment biztosítja, hogy a projekt időben és a költségvetésen belül befejeződjön. A projektmenedzsmentnek köszönhetően a projektmenedzserrel dolgozó projektcsapat hatékonyan kommunikál, és eredményesen éri el a kitűzött célokat.

A projektmenedzsmenttel egy projekt azzal zárul, hogy valamilyen értéket biztosít, amely nagy jelentőséggel bír a vállalat vagy az ügyfél számára – valami több, mint csupán végigmenni a folyamat minden szakaszán, amely a kész termék átadásával zárul, amely megfelel a kezdeti megállapodásnak. Bár a projekthez kapcsolódó értéknek lehet tisztán üzleti jellege, gyakran a célja társadalmi vagy környezeti dimenzióval bír.

Ma nemcsak arra szeretnénk válaszolni, hogy mi a projektmenedzsment. Megnézzük azt is, hogy milyen a folyamat-alapú helyett az új érték-alapú projektmenedzsment szabvány, és válaszolunk arra a kérdésre, hogy miért fontos a projektmenedzsment.

A projektmenedzsment szabványa

A Project Management Institute (PMI) által kidolgozott projektmenedzsment szabvány azért jött létre, mert a hosszú évek gyakorlata és a jobb eszközök ellenére még mindig:

• A projektek 48%-a nem fejeződik be időben
• A projektek 43%-a túllépi a költségvetést
• A projektek 31%-a nem éri el a célját

Mindez arra késztette a projektmenedzsment kutatóit és gyakorlóit, hogy közelebbről megvizsgálják, mi hiányzik a napi projektmenedzsment gyakorlatból. A jelentések arra utalnak, hogy a változások kezelése összetett feladatok, például projektek, portfóliók és programok során problémát jelent. Ennek az az oka, hogy azok a valóságok, amelyek között a projekteket kezelni kell, olyan gyorsan változnak, hogy a sémás folyamatok szerint működő vállalatok gyakran nem tudják tartani a lépést a dinamikájukkal. A hozzájáruló tényezők a következők:

• az üzlet digitalizálása – azaz a hibrid vagy távoli csapat munkájának megszervezésére való képesség javításának szükségessége, amely gyakran aszinkron módon működik, és különböző hozzáférési szintekkel rendelkező felhőalapú eszközöket használ,
• növekvő piaci dinamika – azaz a szükségesség, hogy változtatásokat végezzenek a folyamatban lévő projekteken, hogy azok eredményei reagáljanak a jelenlegi keresletre.

A projektmenedzsment gyakorlói válasza az, hogy hangsúlyozzák:

• rugalmas projektmenedzsment – azaz globális elmozdulás a részletes feladattervezéstől a csapatmunkán való folyamatos javításra és a szereplők igényeire való dinamikus reagálásra,
• a szervezet kultúráját a tehetségek megtartásában, és ami a legfontosabb
• az eredményre, nem pedig a tervnek megfelelő projekt eredményére (szállítmány), és ennek következtében egyre nagyobb hangsúlyt kap az érték és a “miért?” kérdés megválaszolása.

Kiderül, hogy a projektmenedzsment fő célja az érték létrehozása. Ez folyamatosan hangsúlyozza a végzett munka és a létrehozott termék fontosságát és jelentőségét, és válaszol a “miért” és “mire?” kérdésekre, amelyek nemcsak a vállalat víziójára, hanem a projektben részt vevők napi tevékenységeire is vonatkoznak. Mindez nemcsak a szereplőket, hanem a projektmenedzsereket és a csapattagokat is mélyen bevonja a projektbe.

A projektmenedzsment értéke

A projektmenedzsment kiváló eredményeket tud elérni, még akkor is, ha a csapat meglehetősen kicsi. Azonban nem szükséges, hogy ez egy formális menedzsment legyen, amely lefedi a projekt minden aspektusát és jelentéseket készít a csapat teljesítményének minden részletéről. Végül is a modern projektmenedzsment nem önérték, ahogyan az a múlt században gyakran volt. Elsősorban arra szolgál, hogy segítsen a projektek megvalósításában. Ezért csak azokat az eszközöket használja, amelyek valódi előnyöket hoznak. És a projektmenedzsert gondoskodó felügyelőként határozza meg, nem pedig autoriter menedzserként vagy vezetőként.

Más szavakkal, a projektmenedzsmentnek létre kell hoznia azt a gerincet, amely szükséges ahhoz, hogy egy projektet új, nehezebb vagy kockázatosabb pillanatokon vezessen keresztül a következőkkel kapcsolatban:

• tervezés, szervezés és tudásalapú döntéshozatal – amelyet általában dedikált szoftverek, például a Firmbee, Asana vagy Jira támogatnak
• optimális feltételek megteremtése a csapat együttműködéséhez
• költségvetés készítése és ellenőrzése
• a projekt állapotának folyamatos nyomon követése és elemzése
• változásokra való reagálás és kockázatok kezelése

Ez a gerinc a csapat és a megadott projekt igényei szerint van meghatározva, a megfelelő pillanatban hasznosnak bizonyuló eszközök segítségével. A projekteket több okból érdemes kezelni. Először is, mert javítja a csapat hatékonyságát. Másodszor, mert a menedzsment létrehoz egy szervezeti keretet az együttműködéshez, amely, ha jól van megvalósítva, kényelmes és láthatatlan lesz azok számára, akik használják. Harmadszor, mert a menedzsment rendet teremt, így a végrehajtott terv mindenki számára világos. Ez megkönnyíti, hogy mindenki “azon az oldalon” legyen.

Összefoglalás

A hagyományos projektmenedzsment a folyamatok standardizálásán alapult. Ez azt jelentette, hogy egy olyan keretet hoztak létre, amelyet többször is fel lehetett használni, ezáltal javítva a vállalat hatékonyságát. Azonban ez a megközelítés a 21. században már nem működik. Ezért a Project Management Institute bevezetett egy új menedzsment szabványt – az érték-alapú szabványt.

Ez nagyobb rugalmasságot tesz lehetővé, és hangsúlyozza a projektet végző csapat szerepét. Más szavakkal, jelentősen közelebb került az agilis menedzsment (Agile) elveihez, amely a szoftverfejlesztésből származik, és amelyet a PMI eddig csak mint érdekességet kezelt.

Most éppen válaszoltunk a kérdésre: Mi a projektmenedzsment? Nézze meg más sorozatainkat a Python és Javascript témában!

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.