A leghasznosabb projektmenedzseri készségek | #26 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektmenedzser (PM) munkája tervezést és szervezést igényel, de mindenekelőtt rugalmasságot és éberséget. Az a képesség, hogy korai jeleket lássunk a közelgő változásokról, és hogy egyszerre sok változó körülményt nyomon követhessünk, teszi sikeressé a PM erőfeszítéseit.

A leghasznosabb projektmenedzseri készségek – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Univerzális készségek a projektmenedzser munkájában
3. A projektmenedzser specializált készségei
4. Mítoszok a projektmenedzser szerepéről
5. Összegzés

Bevezetés

A projektmenedzser készségeinek optimális készlete univerzális, más néven átvihető készségekből és specializált készségekből áll. Arányuk a megvalósítandó projekt tárgyától és méretétől függően változik. Azonban egy dolog állandó. A projektmenedzserek minden nap széleskörű készségeket használnak. Ennek oka, hogy munkájuk nagyon változatos, és lehetővé teszi számukra, hogy minden nap különböző kihívásokkal nézzenek szembe. Egyik nap értekezletet szerveznek és vezetnek az érintettekkel, míg a másik nap a következő mérföldkő részletes költségvetését dolgozzák ki. Tehát mely készségek a legkedvezőbbek?

Univerzális készségek a projektmenedzser munkájában

Ha megnézzük azokat az univerzális készségeket, amelyek hasznosak a projektek irányításában, képzeljük el a költözés megszervezését. Ahhoz, hogy ezt hatékonyan végezzük, be kell mutatnunk a következő képességeinket:

• tervezés – hogy mindent a megfelelő sorrendben pakoljunk be, és hogy a régi lakás elhagyásának dátuma egybeessen az új helyre való költözéssel,
• szervezés – hogy megállapodásokat kössünk a költöztetőkkel, a szállító csapattal, és hogy megfelelően címkézzük fel az összes dobozt és cuccot,
• költségkezelés – hogy már a költözés gondolati szakaszában lássuk, hogy meg tudjuk-e engedni magunknak álmaink ingatlanát, mennyibe fog kerülni a költözés és az új hely berendezése,
• együttműködés másokkal – az interperszonális készségek a költözés esetén különösen hasznosak lesznek abban a szakaszban, amikor meg kell győzni a barátokat és a családot a segítségről, és a kommunikáció könnyedsége biztosan megkönnyíti és élvezetesebbé teszi a holmik költöztetését.

A fenti lista a legfontosabb alap, amelyet a projektmenedzser a napi feladatok elvégzésével és részletes készségek hozzáadásával fejleszt. Például a tervezéshez – a szoftver ismerete, amely a feladatok lebontására és a mérföldkövekre vonatkozik egy induló projektben. Az együttműködéshez – feladatok delegálása és a csapat munkafolyamatának folyamatos moderálása.

A projektmenedzser specializált készségei

A PM munkájában, az univerzális tervezés, szervezés, menedzsment és együttműködés mellett, számos specializált készség is hasznos lesz. Ezek közé tartozik:

• döntéshozatal,
• jelentéskészítés,
• rugalmasság, és
• a változások felismerése és reagálás rájuk.

A döntéshozatal és a felelősségvállalás képessége szorosan összefügg a projekt életciklusának legfontosabb pillanataival, valamint a projektmenedzser vezetői pozíciójával a csapaton belül.

A jelentéskészítés viszont a hatékony kommunikáció, a feladatok szervezése és a másokkal való együttműködés kombinációja. Egy tapasztalt PM tudja, hogyan kell előkészíteni az érintettek számára szánt információt, mit kell belefoglalni, valamint hogyan és milyen gyakran kell kommunikálni velük.

A rugalmasság segít olyan kommunikációs stílust kialakítani, amely megfelel a projekt érintettjeinek. Ez lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy a csapatához igazítsa a dolgok végrehajtásának módját. Például a találkozók gyakoriságának és a befejezett feladatok megbeszélésének mélységét a csapat tapasztalati szintjéhez igazítva. Azonban a készség, amely meghatározhatja a PM sikerét vagy kudarcát, a feladatok végrehajtásában való rugalmasság – beleértve a repetitív feladatokat is. Ez azt jelenti, hogy figyelembe kell venni a jelenlegi körülményeket, és képesnek kell lenni túllépni a sémán a várt eredmények elérése érdekében.

Ez a készség szorosan összefügg az utolsóval – a nehezen képezhető érzékenységgel a környezet változásaira. A változásokra való reagálás szinte minden projektterületre vonatkozik. Példa erre a költségvetés igazítása a változó árakhoz – ez azt jelenti, hogy észleljük a trendeket és kihasználjuk azokat, valamint figyelembe vesszük az ügyfelek elvárásait és pénzügyi lehetőségeit.

Mítoszok a projektmenedzser szerepéről

Számos mítosz kapcsolódik a PM szerepéhez. Csak nézzük meg a nem túl kellemes sztereotipikus képet. Sokan egy öntelt fiatalember képét látják, aki nagyon korán kezdte karrierjét. Tökéletesen érti a projekt minden részletét, vagy legalábbis meg van győződve erről, és könyörtelenül rámutat kollégái botlásaira.

Nézzük meg közelebbről ezt a karikatúraszerű portrét, és figyeljünk három alapvető mítoszra.

Mítosz 1. A projektmenedzsernek sok tapasztalata van abban a szervezetben, ahol a projektet irányítja.

Mítosz 2. A projektmenedzser tökéletesen ismeri a projektben érintett összes kérdést.

Mítosz 3. A projektmenedzser ellenőrzi és javítja az összes csapattag által végzett feladatokat.

A 1. mítosz kapcsolódik ahhoz a hithez, hogy csak egy tapasztalt személy tud hatékonyan projekteket irányítani. Azonban sok esetben még egy kezdő munkavállaló, aki átvihető készségeket fejlesztett ki a projektmenedzsmentben, jól teljesíthet segédprojektmenedzserként. Ez vonatkozik azokra is, akik más szervezetekben szereztek tapasztalatot, amennyiben ismerik a megfelelő eszközöket és módszereket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy PM-ként beilleszkedjenek.

A 2. mítosz ötvözi azt a gondolatot, hogy a PM-nek minden részletet fejből kell tudnia, és jól megalapozott, szakértői tudása van a projekt területéről. Azonban a projekt részleteit szoftver tárolja, jól rendezett formában. A projektmenedzser feladata ennek a rendnek a létrehozása és fenntartása, valamint az információk felhasználása. A szakértői tudás viszont a csapattagoknál található. A PM-nek széleskörű tudásra van szüksége ahhoz, hogy meghatározza a projekt általános kereteit, és feltegye a megfelelő kérdéseket.

A 3. mítosz része annak a sztereotípiának, amelyben a PM javítja a csapatnak adott feladatok minden részletét. A mikromenedzsment a csapattal való munka egyik hibája. Azonban ez nem része a PM feladatainak!

Összegzés

Az univerzális készségek, vagyis a rugalmasság, hasznosak a projektmenedzser munkájában:

• tervezés
• szervezés
• költségkezelés, valamint
• az emberekkel való munka.

Azonban a projektmenedzser készségei sem kevésbé fontosak, nevezetesen a hatékony döntéshozatal, a jelentéskészítési készségek, valamint a rugalmasság és a változásokra való hatékony reagálás.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.