Hogyan határozzuk meg egy projekt terjedelmét és kerüljük el a terjedelem növekedését? | #36 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt életciklusa előtt a Projektmenedzser már a projekt terjedelmén gondolkodik. Elemzi az ügyfél követelményeit és elvárásait, összeveti azokat a rendelkezésre álló erőforrásokkal, és szembesíti őket az időbeli korlátokkal. Ennek eredményeként jól tudja meghatározni a projekt terjedelmét. Azonban még ennek a feladatnak a példás teljesítése sem garancia arra, hogy a projekt terjedelme a megvalósítás során túlzottan megnő. Tehát hogyan lehet jól meghatározni a projekt terjedelmét és elkerülni a terjedelem növekedését?

Hogyan határozzuk meg egy projekt terjedelmét és kerüljük el a terjedelem növekedését? – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A projekt terjedelmének meghatározása
3. A követelmények megértése
4. Munkamegosztási struktúra (WBS)
5. Prioritások a kockázatos feladatokhoz
6. Az utolsó felelős pillanat (LRM)
7. Hogyan kerülhetjük el a terjedelem növekedését?
8. Összegzés

Bevezetés

A PMBOK szerint a projekt terjedelme „az a munka, amelyet el kell végezni egy termék, szolgáltatás vagy eredmény szállításához a megadott jellemzőkkel és funkciókkal.” Ahhoz, hogy a projekt eredménye megfeleljen az érdekelt felek elvárásainak, és a projekt maga sikeres legyen, a terjedelmet a lehető legpontosabban kell meghatározni.

A projekt terjedelmének meghatározása

A Projektmenedzsernek az elején ellenőriznie kell, hogy a tervezett projekt világosan meghatározta a következő területeket:

• az érdekelt felek üzleti és technikai követelményei,
• a munkamegosztási struktúra,
• a legnagyobb kockázatú feladatok prioritásai, azaz azok, amelyek a leginnovatívabbak vagy amelyek először valósulnak meg,
• az érdekelt felekkel egyetértésben a “legutolsó felelős pillanat” (LRM, Last Responsible Moment) megközelítés.

Nézzük meg, milyen kérdésekre kell válaszolnia egy Projektmenedzsernek, amikor mindegyiket meghatározza.

A követelmények megértése

A Projektmenedzsernek a következő kérdésekre kell válaszolnia, miközben egy pillanatra az érdekelt fél szerepét játssza:

1. Mik a projekt pénzügyi és nem pénzügyi előnyei? – A pénzügyi előnyök a projekt során létrehozott termék vagy szolgáltatás értékesítésére utalhatnak. Az előny lehet a vállalat imázsának javítása, a betanítás hatékonysága, vagy új szoftverek bevezetése a projektmenedzsment megkönnyítésére, mint például a Firmbee.
2. Kire lesz hatással a projekt megvalósítása? – A projekt megvalósítása változásokat von maga után a szervezeten belül és kívül. Ezért érdemes konkrétabb kérdéseket feltenni:

a. A projekt feladatainak megvalósítása megköveteli a vállalaton belüli átszervezést, a munkavállalók felelősségi körének megváltoztatását, új emberek felvételét vagy szabadúszókkal való együttműködést?

b. A projekt eredményei láthatóak lesznek a nyilvános térben, és hatással lesznek a helyi közösségre?

c. Kicsoda fog hasznot húzni a megvalósításából?

3. Milyen igényeknek kell megfelelnie a projekt eredményeinek?
4. Milyen műszaki specifikációkkal kell rendelkeznie a projekt eredményeinek?

Munkamegosztási struktúra (WBS)

A projekt munkamegosztási struktúrájának létrehozása hierarchikusan rendezett kérdések megválaszolását jelenti:

1. Mi a projekt megvalósításának fő célja?
2. Mik a konkrét célok?
3. Milyen feladatra oszlanak a konkrét célok?
4. Mikor kell teljesülniük a céloknak és feladatoknak?
5. Mely szakemberekre bízzuk az egyes feladatokat?

Csak a fő cél maradhat teljesen változatlan. Másrészt a 2-től 5-ig terjedő kérdésekre adott válaszokat a projekt során részletezik és tisztázzák.

Prioritások a kockázatos feladatokhoz

A legfontosabb kérdések a kockázatos feladatokkal kapcsolatban azok pontos azonosítására és arra vonatkoznak, hogy a kockázati területek hogyan befolyásolhatják a projekt terjedelmét.

1. Mely feladatoknak a legnagyobb a kockázata a kudarcra?
2. Milyen tényezőktől függ az egyes feladatok sikere? Ez lehet az anyagok, szakemberek rendelkezésre állása, vagy a K+F projektek esetében a kutatások és kísérletek nehezen előrejelezhető eredményei, mint például egy mesterséges intelligencia modell pontosságának javulásának görbéje gépi tanulás során.
3. Milyen hatással lesz ennek a feladatnak a kudarca a projekt többi részére?
4. Hogyan befolyásolja ennek a feladatnak a meghosszabbított teljesítése a projekt céljának elérését?
5. Hány százalékkal növelhetjük a projekt terjedelmét ennek a feladatnak a teljesítése érdekében?

Az utolsó felelős pillanat (LRM)

A feladatok priorizálása szorosan összefügg az utolsó felelős pillanat (LRM) elvével, amelyet a legkevésbé kedvező pillanat elvének is neveznek.

Ez egy kockázatminimalizáló stratégia, amely a feladatok elhalasztására vonatkozik, amíg kockázatosabbá nem válik az elhalasztásuk, mint az azonnali teljesítésük. Ez elkerüli az erőfeszítések pazarlását, amikor egy feladat feleslegesnek bizonyul, vagy változások történnek a projekt céljaiban vagy követelményeiben.

Ez az elv, amely a Lean módszertanból származik, olyan döntésekre is alkalmazható, amelyek véglegesen befolyásolják a projektet és nehezen változtathatók meg, mint például:

• Szakosított berendezések vásárlása, amelyekre a projekt megvalósításának további szakaszaiban szükség lesz,
• A feladatok által teljesítendő célok struktúrájának megtervezése.

A LRM elve szerint működő Menedzsernek fel kell tennie a következő kérdéseket:

• Szükséges már elkezdeni a feladaton való munkát?
• Mi történik, ha elhalasztom a feladatot?
• Mik lesznek a következményei, ha túl későn hozok döntést?
• Mik lehetnek a következményei, ha túl korán hozok döntést? Például, ha később kiderül, hogy felesleges, vagy hogy a követelmények megváltoztak, a megoldás nem használható, vagy az üzleti érték elavult.

Hogyan kerülhetjük el a terjedelem növekedését?

Még a legjobban megtervezett projektek is hajlamosak növekedni (terjedelem növekedése) a megvalósításuk során, például egy termék, amely eredetileg két funkcióval rendelkezett, most hirtelen hat funkcióval fog rendelkezni. Ennek elkerülése érdekében a Projektmenedzsernek biztonságos terjedelem növekedést kell kialakítania az érdekelt felekkel. A projekt terjedelem növekedésének minimalizálásának alapja – a feladatok és üzleti elvárások terjedelmének meghatározása mellett – a csapattal és az érdekelt felekkel folytatott folyamatos kommunikáció. Azonban a terjedelem növekedése ellen a legfontosabb védekezések a következők:

• Jól előkészített ütemterv,
• A feladatütemező szoftver hatékony használata és a csapattal való kommunikáció,
• Minden érdekelt felet tájékoztatni a projekt kulcsfontosságú változásairól.

Érdemes azt is szem előtt tartani, hogy a terjedelem növekedésének elkerülése folyamatos folyamat. Ezért a projekt terjedelmét rendszeresen figyelemmel kell kísérni és ellenőrizni, és a Projektmenedzsernek készen kell állnia arra, hogy gyorsan reagáljon és döntéseket hozzon, amikor olyan helyzetek merülnek fel, amelyek terjedelem növekedéshez vezethetnek.

Összegzés

A projekt terjedelme a jól megtervezett projekt kulcsfontosságú eleme, mivel világosan meghatározza, hogy mi valósuljon meg és mi nem tartozik a projektbe.

A Projektmenedzser feladata tehát a projekt terjedelmének meghatározása a munka megkezdése előtt:

• Az ügyfél követelményeinek és elvárásainak elemzése,
• Azok összevetése a rendelkezésre álló erőforrásokkal, és
• Az időbeli korlátokkal való szembesülés.

Azonban még a jól meghatározott projekt terjedelme is változhat a megvalósítás során. A projekt terjedelmének elburjánzásának elkerülése érdekében, amelyet terjedelem növekedésnek neveznek, ragaszkodjon a munkamegosztási struktúrához, gondosan priorizálja a kockázatos feladatokat, és alkalmazza a “Legutolsó felelős pillanat” megközelítést.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.