Mi az a projekt ütemterv és mire való? | #18 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Miután a projekt megkapta az érdekelt felek jóváhagyását, itt az ideje elkészíteni a menetrendet. Mielőtt a projektcsapat először találkozna, a projektmenedzser előkészíti a projekt struktúráját.

Projektmenetrend – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Hogyan készítsünk projektmenetrendet?
3. Miben különbözik a projektmenetrend a projekttervtől?
4. Példa egy projektmenetrendre
5. Összegzés

Bevezetés

A projektmenetrend egy általános dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy áttekintést kapjunk az egyes feladatokról, amelyek folyamatos végrehajtásra vannak szánva. Ezek részletes backlogban találhatók, vagy kanban táblán vannak bemutatva. A menetrend tartalmazza a mérföldköveket, feladatokat és kulcsfontosságú eseményeket, valamint egy perspektívát arról, hogy a projekt hol áll a cél elérésének útján.

A leggyakrabban a menetrend a projekt céljainak egymásra utaltságát vizualizálja és azt, hogy milyen sorrendben kell haladni. A projektmenetrend a meghatározott dátumokkal együtt mutatja az időkeretet.

Hogyan készítsünk projektmenetrendet?

Menetrend készítésekor a legjobb, ha alulról felfelé közelítünk. Osszuk fel a teljes projektet fő problémablokkokra vagy területekre. Ezek lehetnek olyan általános területek, mint a csapatépítés, UX tervezés, programozási munka vagy marketing. A projektmenetrend elkészítése a legkönnyebb dedikált szoftver használatával. Ez lehetővé teszi:

• az események egyszerű hozzáadását és csoportosítását, valamint a módosításokat – például lehet, hogy a UX tervezésként elkülönített feladatokat vizuális tervezés és szövegkészítés külön csoportjaiba osztjuk. A szoftverrel ezt néhány kattintással megtehetjük, ahelyett, hogy egy szöveges fájlt vagy táblázatot rendezgetnénk,
• a feladatok időtartamának vizualizálását – így könnyen ütemezhetjük a feladatokat, figyelembe véve az emberek és az elvégzésükhöz szükséges erőforrások rendelkezésre állását,
• a feladatok közötti kölcsönhatások jelzését – a függőségekről szóló figyelmeztetések beállítása nagyon hasznos funkció, amely néhány programban elérhető, ennek köszönhetően biztosak lehetünk abban, hogy senki sem vállalja el a befejező munkát egy olyan épületben, ahol még nem fektették le a telepítést.

Ez olvashatóvá teszi a menetrendet minden érintett számára. frissítése és kiegészítése.

A menetrendet leggyakrabban a következő nézetek képviselik:

• egy skálázható naptár – megjelölt feladatokkal; a naptár használatával könnyebb a tervezés, mint más nézetekben, például munkák hozzárendelése konkrét személyekhez és találkozók ütemezése,

• egy Gantt-diagram vagy hasonló feladatvizualizáció idővonalon – egy általános nézet, amely a projekt teljes időtartamát mutatja, míg egy kibővített verziót a projektterv létrehozására és részletezésére használnak,
• epikus térképek, más néven aggregált feladatok – azaz egy vizualizáció, amely többek között azt mutatja, hogy a feladatok hány százaléka kapcsolódik a projekt végrehajtásának egy adott területéhez, például a “tesztelés” epikus feladatok közé tartozhatnak a szoftver prototípus belső tesztelésével, valamint a végső teszteléssel kapcsolatos feladatok az ügyfél helyszínén.

Miben különbözik a projektmenetrend a projekttervtől?

A menetrend a projekttervtől elsősorban célja és részletessége szempontjából különbözik. A menetrend a projekt vázlata, amely elsősorban a kulcsfontosságú területeit és mérföldköveit ábrázolja. Célja, hogy világos és egyszerű képet adjon az egész projektről. Ezzel szemben a projekttervet úgy készítik el, hogy részletezze az egyes feladatok végrehajtását, a legkisebb részletekig, amelyeket érdemes feljegyezni.

A menetrend megválaszolja a kérdést, hogy mit valósítunk meg. Ott általános irányelveket találunk a projekt különböző szakaszainak időtartamáról és a kulcsfontosságú pillanatok megjelöléséről. A projektterv viszont arra szolgál, hogy leírja, hogyan kell végrehajtani az egyes feladatokat.

Egy jó menetrendből könnyen leolvasható az a út, amely a projekt céljának megvalósításához vezet, mivel csak a legfontosabb és legáltalánosabb megvalósítási pillanatokat mutatja. Azonban köszönhetően a projektmenedzsment szoftvernek, a menetrend és a projektterv közötti határ meglehetősen folyékonyá vált. Ennek oka, hogy az adatok vizualizálásának sokfélesége lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen váltsunk az egyes feladatok részletes nézetei és a projekt teljes menetrendjének legáltalánosabb képe között.

Példa egy projektmenetrendre

Képzeljük el, hogy egy projektet szeretnénk megvalósítani, amely egy virtuális valóságban zajló kalandjáték bemutatására irányul egy nemzetközi vásáron.

A menetrend elkészítéséhez meg kell jelölni a kulcsfontosságú dátumokat – a projekt kezdete, a kiállítói jelentkezések határideje a vásárra, valamint a vásár időpontja és a projekt befejezése. A következő lépés a célok meghatározása és azok beírása a kiválasztott programba összefoglaló feladatok, epikusok vagy esetleg címkék formájában. A mi példánkban ezek a következők lesznek:

• A játék előkészítése – az epikus feladatok közé tartozik a stabil tesztverzió előkészítése, amelyet a nyilvánosság számára elérhetővé lehet tenni, tesztelés, telepítés a vásáron rendelkezésre álló hardverre
• Stand előkészítése – a berendezések, promóciós anyagok, látogatói versenyek előkészítése, berendezések beszerzése és biztosítása
• Az utazás tervezése – szálloda foglalása, jegyek vásárlása eseményekre, szállítás biztosítása
• A bemutató sikerének elemzése a visszatérés után – hogy a játék sikerült-e vonzani a feltételezett számú ügyfelet, sikerült-e üzleti kapcsolatokat és partnerségeket kialakítani, valamint belefért-e a promócióra szánt költségvetésbe

Mindegyik epikusnak lehet egy felügyelője – akit a teljes megvalósításért felelősnek neveznek ki. Sok projektben azonban ez a személy a projektmenedzser, míg a csapattagok csak az egyes feladatokért vállalnak felelősséget.

A következő lépés a mérföldkövek megjelölése. Minden mérföldkő teljesítése valószínűleg több epikus feladatokhoz tartozó feladatokból fog állni. Ha az első mérföldkő a bemutató elfogadása a vásár szervezői által, akkor az a “hálózatépítés”, “játék előkészítése” és “bemutató előkészítése” csoportokhoz tartozó feladatokat is tartalmazni fog.

A menetrend minden projekt esetében egyedileg készül el. Bár segíthetünk egy kész sablon használatával, valószínűleg még így is jelentős módosításokat igényel. A legnagyobb előny az lesz, ha a hasonló projekten korábban elkészített menetrendünket használjuk.

Összegzés

Jól elkészített menetrend a projekt kezdetén nagymértékben megkönnyíti a munkát. Nemcsak a projektmenedzser számára hasznos, aki ennek köszönhetően betekintést nyer a cselekvési stratégiába, hanem a projektcsapat számára is, akik könnyen láthatják, hogy a végrehajtott munka milyen szakaszban van és mire irányul. A menetrend egy értékes eszköz is, amely támogatja a végrehajtás átláthatóságát, mivel lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy lássák a projekt struktúráját és önállóan összehasonlítsák a végrehajtás állapotát a kitűzött projektcélokkal.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.