A projektlezárás fontossága | #22 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt hivatalos lezárása elsőre jelentéktelennek tűnhet. Mivel az összes feladatot elvégeztük és a projekt célját elértük, miért ne tartanánk egy rövid megbeszélést barátságos légkörben és kölcsönös gratulációkkal? Erre is érdemes megfelelő hosszúságú megbeszélést tervezni a csapattal és az érintettekkel. Ne feledjük azonban, hogy a projekt lezárása kulcsfontosságú pillanat, nemcsak a projektben részt vevők integrációja miatt.

Projekt lezárás – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Miért ne zárjuk le a projektet egyáltalán?
3. Hogyan zárjunk le egy projektet jól
4. Feladatok listája a projekt lezárásakor
5. Összegzés

Bevezetés

A projektmenedzsment öt folyamatcsoportként mutatható be, amelyek a következőket tartalmazzák:

• Indítás – a terjedelem és a jelentés meghatározása,
• Tervezés – a projekt terjedelmének és a megvalósítandó konkrét céloknak a meghatározása,
• Végrehajtás – a tervezett munka végrehajtása,
• Monitoring és ellenőrzés – folyamatosan ellenőrizni, hogy a munka a tervek szerint halad-e,
• Lezárás – a projekt hivatalos befejezése.

Ma a folyamatok utolsó csoportjára, nevezetesen a projekt lezárására fogunk összpontosítani. Ez egy kis feladatcsoport. Ennek ellenére jelentős hatással van az egész projekt, a hasonló projektek, amelyek ugyanabban a portfólióban vagy portfólióban valósultak meg, valamint a jövőbeli projektek megítélésére, amelyeket ugyanannak az ügyfélnek végeznek. Javasolni fogjuk, mire érdemes figyelni a projekt sikeres lezárásához, a szerződés teljesítéséhez és a legérdekesebb tanulságok levonásához a jövőre nézve.

Miért ne zárjuk le a projektet egyáltalán?

A projekt lezárásának feladása csábítónak tűnik. Miután elértük a célt, a következő projekt kezdeményezéséhez való zökkenőmentes átmenet jobbnak tűnik. Az utolsó feladatokból szerzett tudás és készségek alkalmazása most egyszerűnek és intuitívnak tűnik. Azonban a hivatalos projektlezárás kihagyása bizonyos kockázatokkal is jár. Íme, miért.

A kép romlása

A csapat és a projektmenedzser imázsának romlása az első és érezhető következménye a projektlezárási folyamatok elhanyagolásának. Egy befejezetlen munka vagy egy befejezetlen projekt, amely a cég rendszerében szerepel, nem néz ki jól. Ami még fontosabb, hogy csökkenti a kivitelezők hitelességét, még akkor is, ha az ügyfél elégedett a projekt eredményeivel. Ez jövőbeli projektek kapcsán nézeteltéréseket vagy kedvezőtlenebb együttműködési feltételeket okozhat.

A munka megismétlése

A befejezett projekt céljának megfelelő dokumentáció hiánya azt jelenti, hogy más szervezeti tagok nem fognak tudomást szerezni róla. Más szavakkal, nem fogják ismerni a projektünkben kidolgozott megoldásokat. És lehet, hogy a jövőben egy nagyon hasonló projektet kezdenek el, ahelyett, hogy arra építenének, amit már elértek.

Elveszett lehetőségek

A projektlezárási fázisban a projektmenedzser feladatai közé tartozik a projekt várható előnyeit leíró dokumentáció elkészítése. Ezek közé tartozhatnak kereskedelmi alkalmazások, valamint belső vagy ügyfélmegvalósítások.

Ennek a formalitásnak a befejezése nélkül még egy nagyon sikeres projekt eredménye is “árva” lehet (az árva termék). Ez akkor fordulhat elő, ha nem kommunikálják megfelelően az ügyfélkapcsolatokért, értékesítésért és marketingért felelős szakemberek felé. Ennek következtében egyszerűen nem fog megjelenni a piacon, annak ellenére, hogy minden esélye megvan a sikerre.

Formális kockázatok

Az ügyfél számára végrehajtott projekt befejezése magában foglalja a szerződés véglegesítését, amely során minden szükséges dokumentumot időben el kell készíteni és aláírni. Ezért a befejezetlen folyamatok valós kockázatot jelentenek a formális hiányosságokra, amelyek költségesek a cég számára.

Éppen ezért tanácsos a projekt utolsó szakaszát arra használni, hogy befejezzük az összes dolgot. Így büszkélkedhetünk azzal, hogy minden tevékenység a legutolsó gombig be van gombolva.

Hogyan zárjunk le egy projektet jól

A jó projektbefejezés három területet kell, hogy magában foglaljon:

• A projekt technikai befejezése – annak biztosítása, hogy a projekt célját elértük és minden feladatot befejeztünk,
• Tanulás – a jól végzett munka összegzése és a hibákra való reflektálás, mind a végrehajtott feladatokban, mind a projektmenedzsmentben,
• Együttműködés és motiváció – a csapat minden tagjának hozzájárulásának elismerése a végzett munkához és a projekt sikerének megünneplése.

Feladatok listája a projekt lezárásakor

A siker ünneplésének zökkenőmentes megkezdéséhez a legjobb, ha létrehozunk egy végső feladatlistát, és a megvalósítást a választott módszertan szerint tervezzük meg. Bár minden projektnek megvannak a saját sajátosságai, a következő feladatoknak szerepelniük kell a listán:

1. Biztosítani kell, hogy a projekt eredménye megfeleljen a stratégiailag legfontosabb, és lehetőleg az összes, a projekt dokumentumban felsorolt kritériumnak.
2. Ellenőrizni kell, hogy a projekt eredménye kimeríti-e a megvalósítás terjedelmét.
3. Elkészíteni a projekt dokumentációját, és elérhetővé tenni minden érintett számára.
4. Megvizsgálni kell, hogy a projekt eredményének minden felhasználója alkalmazni tudja-e azt, és hozzáférése van-e a dokumentációhoz.
5. Átnézni a szerződéseket az ügyfelekkel és a csapattagokkal, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy minden követelmény teljesül.
6. Biztosítani kell, hogy rendelkezésre álljon a dokumentáció az összes eredmény ügyfél általi vagy más jogosult érintett általi elfogadásáról.
7. Tartani kell egy vagy több megbeszélést a szerződések véglegesítésére.
8. Elkészíteni kell egy dokumentumot a jövőbeli projektmenedzsment visszajelzéseivel kapcsolatban.
9. A csapattal együtt el kell készíteni egy dokumentumot a csapat együttműködési szabályairól és a következő projekt megkezdése előtt megoldandó problémákról.
10. Archíválni kell az összes projektanyagot.
11. Tartani kell egy megbeszélést a projekt lezárására.

A fenti listán szereplő minden feladatot a projekt és az érintettek követelményei szerint kell finomítani. Azonban a projekt sikeres lezárásához jó, ha ragaszkodunk az általános listához, és minden projektnél módosítjuk azt.

Összegzés

Egy befejezett projekt hivatalos lezárást, de tanulságokat is igényel, valamint időt a siker ünneplésére a csapattal. Annak biztosítása, hogy a célok és a célkitűzések teljesültek, és hogy az ügyfél elégedett az eredményekkel, a legfontosabb lépések, amelyeket a projektmenedzsernek meg kell tennie. Azonban nem érdemes elhanyagolni a hozzáférhető dokumentáció elkészítését és a megfelelő emberek számára való elérhetővé tételét. Ez utóbbi határozhatja meg a projektünk jövőbeli sorsát – még akkor is, ha most minden világosnak tűnik.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.