Hogyan készítsünk projektkockázati nyilvántartást? | #44 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A kockázatok kezelése egy projektben kulcsfontosságú a sikeréhez. A kutatások szerint a projekteknek csupán 30%-a fejeződik be időben, és több mint 70%-uk késésekkel vagy további költségekkel küzd. Az ilyen kudarcok elkerülése érdekében a projektmenedzsernek el kell ismernie a kulcsfontosságú kockázatokat, és megfelelő ellenintézkedéseket kell bevezetnie, ehhez pedig létrehoz egy kockázati nyilvántartást. Ez egy olyan eszköz, amely segít a projekt kockázatainak kezelésében és előrejelzésében. De hogyan készíthetünk sikeres kockázati nyilvántartást a projekt tervezéséhez és végrehajtásához? Olvass tovább, hogy megtudd!

Hogyan készítsünk kockázati nyilvántartást egy projekthez? – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Hogyan nézzen ki a kockázati tényezők nyilvántartása?
3. Hogyan készítsünk kockázati nyilvántartást?
4. Összegzés

Bevezetés

A kockázat bármely projekt szerves része. A hatékony kezeléséhez szükség van egy olyan eszközre, amely segít azonosítani, nyomon követni és hatékonyan reagálni a felmerülő akadályokra, más szóval, egy kockázati nyilvántartásra. Számos vállalati és szervezeti projekt sikeres befejezése veszélybe kerül a megvalósítás egy szakaszában. Ezért a projektmenedzsernek meg kell ismerkednie a kockázatkezelési módszerekkel és eszközökkel, és ami a legfontosabb – ügyesen kell elkészítenie a kockázati nyilvántartást.

A kockázati nyilvántartás, más néven kockázati napló vagy kockázati tényezők nyilvántartása, egy olyan dokumentum, amely rögzíti az összes azonosított akadályt, fenyegetést vagy veszélyt. Tartalmazza azok elemzését, valamint azokat az ellenintézkedéseket, amelyeket a projekt során felmerülésük esetén kell tenni. A nyilvántartás információk gyűjteményévé és tárolásává válik az összes kockázatról és lehetőségről, amelyek a projekthez kapcsolódnak.

Hogyan nézzen ki a kockázati tényezők nyilvántartása?

A kockázati nyilvántartásnak olvasható dokumentumként kell megjelennie, és a következő információkat kell tartalmaznia:

• A kockázat leírása – mi a kockázat és melyik területet érinti a projektben?
• Lehetséges következmények – milyen fenyegetéseket jelent a veszély a projektre? Kiváltja-e további következmények megjelenését? Meg tudjuk-e akadályozni őket?
• Előfordulás valószínűsége – véletlenszerű kockázatról van szó, amely például a feladatok befejezésének késlekedésével kapcsolatos; vagy ritka kockázatról, amely veszélyeztetheti az egész projekt erőfeszítést?
• Prioritás – mennyire súlyos ez a kockázat a hasonló előfordulási valószínűséggel rendelkező más kockázatokhoz képest?
• Felelős személyek – ki vállalja a felelősséget a kockázatra való megfelelő, gyors és hatékony reagálásért?
• Kockázati választerv – milyen intézkedéseket kell tenni, amikor nehézségek merülnek fel?

A kockázati nyilvántartásnak tehát információkat kell gyűjtenie az összes azonosított kockázatról, azok elemzéséről, valamint az ellenintézkedésekről. Rendszeres frissítése szükséges az összes projekt érintett számára, hogy mindenki naprakész legyen és reagálni tudjon a felmerülő kockázatokra és vészhelyzetekre.

Hogyan készítsünk kockázati nyilvántartást?

A kockázati nyilvántartás elkészítése több lépésből áll:

1. Kockázatok azonosítása. Az első lépés az összes kockázat azonosítása, amely a projekthez kapcsolódik. Ezt megteheted egy brainstorming ülés keretében a csapattal, vagy a projekttel kapcsolatos irodalom áttekintésével. Miután létrehoztál egy hosszú kockázati listát, elemezd, hogy az összes potenciális fenyegetést technikai, erőforrásokkal kapcsolatos és projekt üzleti környezetekre bontsd le.
2. Kockázatértékelés. Miután azonosítottad, elemezd a kockázatokat, hogy felmérd azok potenciális hatását a projektre. Válaszolj a kérdésekre:
• Mely kockázatok a legvalószínűbbek? Jó ötlet azokat a valószínűségük szerint rangsorolni. Ez segít meghatározni, hogy melyek igényelnek a legnagyobb figyelmet.
• Mik lehetnek a következményeik? Itt a legjobb, ha a legkomolyabb következményekkel kezded a listát.
3. Kockázati választerv kidolgozása. Az elemzés és prioritás alapján a projektmenedzsernek választervet kell kidolgoznia az összes azonosított kockázatra. Lehetőleg határozd meg azokat az intézkedéseket, amelyeket a kockázat bekövetkezése esetén kell tenni. Jó ötlet egy vészhelyzeti tervet is készíteni, amely forgatókönyveket tartalmaz, beleértve az útmutatást arra vonatkozóan, hogyan kell viselkedni, amikor ilyen események történnek, amelyeket azonnal végrehajthatsz, amint bekövetkezik.
4. A nyilvántartás frissítése. A kockázati nyilvántartást rendszeresen frissíteni kell, hogy megfelelően nyomon követhesd és kezelhesd az azonosított kockázatokat, valamint szükség szerint újakat adhass hozzá a projekt előrehaladtával.

A kockázati nyilvántartás elkészítésekor az egyik leggyakoribb hiba a kockázatok okainak elégtelen elemzése és a kockázati válaszok elégtelen tervezése. Ennek a hibának az elkerülése érdekében a projektmenedzsernek időt és figyelmet kell szentelnie az elemzésre és a tervezésre. Ily módon biztos lehet abban, hogy a legvalószínűbb kockázatok megfelelően lettek azonosítva.

Összegzés

A kockázati nyilvántartás egy eszköz a projektmegvalósítással kapcsolatos kockázatok kezelésére és előrejelzésére. Részletes információkat tartalmaz az azonosított kockázatokról, azok elemzéséről és ellenintézkedéseiről. Ezenkívül a projektcsapatnak együtt kell működnie a nyilvántartás kidolgozásában a projekt tervezési szakaszában, majd folyamatosan frissítenie és elérhetővé tennie azt az összes projekt érintett számára.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.