Projekt kudarc. 5 ok, amiért a projektek megbuknak | #23 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A Project Management Institute 2021-es jelentése szerint a meghiúsult projektek aránya évről évre csökken. 2019-ben a projektek 15%-a volt meghiúsult. 2020-ban 13%, 2021-ben pedig már csak 12%. Minek köszönhetik a vállalatok a meghiúsult projektek arányának fokozatos, de markáns csökkenését? És mit tegyenek, hogy a sikerüket ünneplő projektcsapatok között lehessenek?

Projektmeghiúsulás – tartalomjegyzék:

1. Projektmeghiúsulás. Bevezetés
2. 5x Miért?
3. 5 ok a projektmeghiúsulásra
4. Összegzés

Miért hiúsulnak meg a projektek? Bevezetés

Végtelen okokat említhetünk a projektmeghiúsulásokra. A szponzor visszalépett? A tesztelés során nem feleltek meg az anyagok az elvárásoknak az ügyfél telephelyén? Kiderült, hogy a költségvetés túl kicsi volt, és a csapat szétesett? Mindegyik okot érdemes tanulmányozni, mivel tükrözi a kudarcokhoz való hozzáállást, amely lehetővé teszi azok megelőzését. Tehát hogyan fedezhetjük fel az alapvető problémát?

5x Miért?

Annak érdekében, hogy ne az érzelmek vezéreljenek, és fedezzük fel a projektmeghiúsulás gyökerét, használjunk bevált módszereket. Az öt kérdés technika ideális erre. Ezt Taiichi Ohno fejlesztette ki a Toyota vállalat számára. Azonban népszerűvé vált magas hatékonysága miatt. Ma többek között a Lean és Six Sigma módszerek alapján végzett projektmenedzsmentben használják.

5 x Miért? addig működik, amíg hajlandóak vagyunk őszinte és átfogó válaszokat adni rájuk. Ily módon lehetőség nyílik a probléma forrásának feltárására. Ez pedig segít megelőzni a hasonló hibák megismétlődését.

Ha a projektmeghiúsulás oka például a szponzor lemondása, a következő kérdésre kell választ adni:

Miért mondtak le a szponzorok?

A kérdésekre adott további válaszok így nézhetnek ki:

1. Miért? – Mert elvesztették az érdeklődésüket a projekt iránt.
2. Miért? – Mert nem tudták a projekt aktuális állapotát.
3. Miért? – Mert túl ritkán tájékoztatták őket a munka előrehaladásáról.
4. Miért? – Mert a kommunikációs tervezés során nem határozták meg a találkozók és a jelentések határidejének gyakoriságát.
5. Miért? – Mert a Projektmenedzser nem tudta biztosítani a projekt átláthatóságát és kommunikációját.

Ezért a projektmeghiúsulások okait fogjuk megvizsgálni, amelyek válaszolnak az utolsó, ötödik “Miért?” kérdésre, azaz forráss problémákra. A potenciális gyökérproblémákra érdemes külön figyelmet fordítani egy új vállalkozás tervezésekor.

5 ok a projektmeghiúsulásra

A legnehezebben megoldható problémák, amelyek a projektmeghiúsulást okozhatják, a következő területekhez kapcsolódnak:

• érintettek – előfordul, hogy már a tervezési szakaszban olyan utalások merülnek fel, amelyeket az érintettek nem realizálnak, akik a projekt végrehajtásának részleteiről egyeztetnek,
• csapat – a csapat létrehozásának és hatékony irányításának feladata is kihívást jelenthet,
• a projekt technikai oldala – mind a források rendelkezésre állása, mind a projektben foglalkoztatott emberek készségei,
• üzleti környezet – a külső események figyelemmel kísérése és reagálás különösen fontos, amikor gyors változások történnek, amelyek viszont magas fokú rugalmasságot és gyors reagálást igényelnek, azaz hatékony változáskezelést.

Az alábbiakban a projektmeghiúsulások okait fogjuk megvitatni a következő területeken:

	Érintettek	Csapat	Technikai oldal	Környezet
Kommunikációk	x	x
A projekt terjedelme	x	x
Erőforrások	x		x	x
Együttműködés		x		x
Rugalmasság		x	x	x

Kommunikációs hibák

A transzparencia és a kommunikációs problémák elsősorban az érintettek kapcsolatait érintik. A projekttervbe olyan megállapodásokat kell beépíteni, amelyek megakadályozzák a félreértéseket, amelyek az egész projekt meghiúsulásához vezethetnek.

Ugyanezeket az elveket érdemes alkalmazni az információáramlás tervezésekor a csapaton belül is. Itt nagyon fontos, hogy ne csak a feladatlistát tegyük átláthatóvá és érthetővé, hanem kommunikáljunk és emlékeztessünk a csapat által követett célokra is.

A projekt terjedelmének tisztázatlansága

A projekt terjedelmének meghatározása és a végrehajtás során történő változások megakadályozása a Projektmenedzser egyik fő feladata. Neki alaposan meg kell értenie az ügyfél elvárásait, és ha változások történnek, tájékoztatnia kell az ügyfelet azok hatásáról a projekt terjedelmére.

Mivel a projekt egy egyszeri vállalkozás, amelyet egy adott idő és költségvetés korlátoz, a homályos terjedelem könnyen a meghiúsulás okává válhat. Például elkötelezzük magunkat egy 10 000 dolláros elektromos kerékpár prototípusának elkészítésére egy hónap alatt. Azonban egyetérthetünk az ügyfél változó elvárásaival. Így a megvalósítás során azt tapasztaljuk, hogy ugyanazon idő és költségvetés mellett, ugyanazzal a csapattal egy hidrogénmotor prototípusát kell elkészítenünk.

A szoftver- vagy eseményprojektek terjedelmi változásai néha kevésbé szemléletesek, mint a példánkban. De egy ügyfél szempontjából aprónak tűnő követelmények és elvárt eredmények változása a befejezett feladatokat a kukába dobhatja, míg a tervezett csapattevékenységek új erőforrásokat igényelnek.

Erőforrásproblémák

A technikai feladatokhoz szükséges nyersanyagokkal vagy alkatrészekkel kapcsolatos problémák hatékonyan blokkolhatják a projektet. Ezért a Projektmenedzsernek orientálnia kell magát az üzleti környezetre, és konzultálnia kell a csapattagokkal – beleértve a projekt számára szükséges erőforrásokat is. Az időben történő szállítások hiánya és a rendelkezésre állás hiánya megállíthatja a projektet.

Jelentős problémát jelent a gyenge minőségű megoldások is, amelyek a projekt megkönnyítése helyett nehezítik azt. Ez vonatkozhat a projektmenedzsment szoftverekre, valamint a projektre jellemző speciális megoldásokra – félkész termékekre, vizuális anyagokra vagy szállítási lehetőségekre.

A forráskezeléssel kapcsolatos külön probléma az az idő, amelyet az ügyfél a feladatok elvégzésére igényel. A határidők reális értékelésének hiányának gyakori oka az ügyfél nyomása vagy a cég tapasztalatának hiánya hasonló projektekben. Vannak olyan projektek is, amelyek végrehajtási területe nem teszi lehetővé a konkrét befejezési dátumokat. Ilyenek például azok a projektek, ahol mélytanulási megoldásokat fejlesztenek. A feltételezett modell pontosságának elérése nemcsak a megadott időkereten belül lehetetlen, hanem általában elérhetetlen is a nehezen hozzáférhető adatok vagy a szükséges számítási teljesítmény miatt.

Együttműködési nehézségek

Az egyik nehézség, amely projektfiaskót okozhat, a csapaton belüli együttműködési nehézségek. Ezeket interperszonális problémák okozhatják, azonban a leggyakoribb ok a rosszul átgondolt feladatmegosztás, amikor egy személy túlterhelt a munkával, míg a többiek várják, hogy befejezze a feladataikat.

Új csapat kialakításakor váratlan problémák is felmerülhetnek a szakemberek keresésében és felvételében, valamint a távoli vagy hibrid csapat irányításában.

A rugalmasság hiánya

A rugalmasság hiánya és a változó üzleti környezethez való alkalmazkodás képtelensége gyakran előforduló oka a hosszú távú projektmeghiúsulásoknak. A változó környezetek, a szabályozási követelmények és a versenydinamikák miatt a projektmenedzser nem tud lépést tartani a változásokkal. Vagy, ahogy még gyakrabban előfordul, nem tudja meggyőzni a kulcsfontosságú érintetteket a dinamikus reagálás szükségességéről. Így mire a projekt befejeződik, kiderülhet, hogy az eredmény már elavult, vagy nem felel meg a környezet követelményeinek.

Összegzés

A projektmeghiúsulások néha előre nem látható eseményekhez kapcsolódnak, így a meghiúsult projektek aránya soha nem lesz nulla. Azonban léteznek eszközök a kockázatok előrejelzésére, és tartaléktervek a kezelésükre. Még a tervezési szakaszban is kulcsfontosságú, hogy külön figyelmet fordítsunk az átláthatóságra és a kommunikációra az érintettekkel. Fontos továbbá a projekt terjedelmének szigorú meghatározása, valamint az ügyfél elvárásainak és a kivitelező technikai képességeinek egyeztetése.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.