Hogyan állítsunk fel egy projektcsapatot? | #29 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A PMBOK szerint a projektcsapat “egy olyan egyénekből álló csoport, akik a projekt munkáját végzik a céljainak elérése érdekében.” Mégis, úgy véljük, hogy egy ilyen definíció legalább egy fontos aspektust figyelmen kívül hagy a projekt céljának elérésében: az együttműködést. És ez az, amire ma szeretnénk összpontosítani, válaszolva arra a kérdésre, hogyan lehet létrehozni egy projektcsapatot.

Hogyan lehet létrehozni egy projektcsapatot? – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A csapattagok kompetenciái és felelősségei
3. Személyiségek a csapatban
4. Szerepek a csapatban
5. Összegzés

Bevezetés

Amikor egy Projektmenedzser nekilát egy projektcsapat létrehozásának, már befejezte a projekt kezdeményezési fázisát, és a tervezési fázisának egy részét. A feladat könnyebb, ha a projekt az organizáción belüli embereket érinti. De gyakran a projektek új szakemberek, külső tanácsadók vagy szabadúszók felvételét igénylik.

Ha a projekt egy nagy szervezetben zajlik, elegendő, ha a Projektmenedzser pontosan meghatározza a szükséges szakemberek kompetenciáit és felelősségeit. A HR munkatársak ezután kezelik a megfelelő jelöltek toborzását.

Ha azonban egy kisebb cégről vagy startup-ról van szó, a Projektmenedzsernek kell kezelnie a megfelelő jelöltek kiválasztását. Ezt a feladatot “projektcsapat megszerzése” néven is emlegetik, és két területre összpontosít:

• kompetencia és szakmai tapasztalat, és
• a jövőbeli kollégák egyéni személyiségjegyei.

Ők azok, akikből a szakemberek csoportja hamarosan csapattá válik. Nevezetesen, hogy a projekt során hatékonyan együttműködjenek.

A csapattagok kompetenciái és felelősségei

A csapattagok felelősségeinek meghatározása nagyon fontos az együttműködés kezdetén. Ennek oka, hogy gyakran előfordul, hogy a kollégák kompetenciái átfedik egymást. A Projektmenedzsernek ezért meg kell határoznia, ki felelős egy adott feladat végrehajtásáért. Másrészt, azok az emberek, akik egy adott projektterületen dolgoznak együtt, érezniük kell, hogy közösen felelősek a sikeréért (megosztott tulajdonlás).

A Projektmenedzser által tapasztalt további nehézségeket a következő kérdések jelzik:

• Hogyan azonosítja, hogy mely szakemberek alkalmasak a feladatok elvégzésére?
• Milyen eszközökre lesz szükségük? És mi következik –
• Hogyan határozzuk meg a csapat létrehozásához szükséges költségvetést?

Itt csak a kérdésekre tudunk figyelni. A válasz minden projektben eltérő lesz.

Személyiségek a csapatban

Egy projektcsapatban minden tagnak rendelkeznie kell a megfelelő készségekkel és tapasztalattal. De ugyanolyan fontosak azok a személyiségjegyek, amelyek erőssé és összetartóvá teszik a csapatot. Ami a közös jellemzőket illeti, a projektcsapatnak olyan emberekből kell állnia, akik:

• rugalmasak és alkalmazkodnak a változó körülményekhez
• nyitottak az új kihívásokra
• együttműködőek
• készek felelősséget vállalni a rájuk bízott feladatokért, és
• tudják, hogyan kezeljék a stresszt.

Ugyanakkor ugyanolyan fontos a személyiségek és munkastílusok sokszínűsége. Ez lehetővé teszi, hogy sokkal jobban kihasználják az erősségeiket. Minden csapat hasznot húz abból, ha olyan egyének vannak benne, akik:

1. Célorientáltak – a lehető legjobb eredmények elérésére összpontosítanak és cselekvésorientáltak
2. Kreatívak – ötletekben gazdagok, magas szintű innovációt mutatnak és képesek új megoldásokat találni
3. Emberközpontúak – akik számára más emberek, a kapcsolatok és a kölcsönös megértés a legfontosabbak

Szerepek a csapatban

Az informális csapat szerepek spontán módon jelennek meg. Azonban érdemes figyelembe venni a létezésüket és dinamikájukat a projekt végrehajtása során. A projektcsapat fő szerepei a következők:

• Vezető – különös figyelmet fordít a csapat hatékonyságára,
• Közvetítő – megoldja a konfliktusokat és segít a csapat hatékonyabb működésében
• Tréfás – az, aki másokat nevetésre bír és javítja a csapat hangulatát,
• Emlékeztető – mindig emlékszik a fontos határidőkre és feladatokra,
• Koordinátor – segít a csapat hatékonyabb működésében az egyes tagok munkájának összehangolásával,
• Mentor – gyakran egy tapasztaltabb csapattag, aki hajlandó megosztani tapasztalatait és tudását másokkal.

Az informális szerepek segítik a csapat hatékony működését és jobb eredményeket hoznak. Azonban nem szabad őket a formális felelősségek helyettesítőjeként kezelni.

Összegzés

A projektcsapat kiválasztása meghatározhatja az egész projekt sikerét vagy kudarcát. Ezért olyan fontos, hogy a csapat különböző készségekkel és személyiségekkel, különböző tapasztalatokkal és munkastílusokkal rendelkező emberekből álljon. Ha a Projektmenedzser helyesen választja ki a kollégákat, ők természetesen megtestesítik az informális szerepeket, hogy egy összetartó csapatot alkossanak, növelve ezzel a siker esélyeit és a további gyümölcsöző együttműködést.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.