Hogyan készítsünk sikeres projektkockázati tervet? | #21 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Hogyan készítsünk vészhelyzeti tervet? A legjobb lépésről lépésre megközelítést alkalmazni a kidolgozásakor. Így, amikor a válság bekövetkezik, nyugodtan nyúlhat a “B terv” feliratú mappához.

Projekt vészhelyzeti terv – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mikor érdemes megváltoztatni a projekt végrehajtási tervét?
3. B terv: lehetőségek és fenyegetések
4. Hogyan készítsünk vészhelyzeti tervet?
5. Összegzés

Bevezetés

A projekt vészhelyzeti tervet a kockázati területek elemzése alapján készítik el. Célja a veszteségek minimalizálása, amikor a dolgok nem a tervek szerint alakulnak, és a váratlan lehetőségek kihasználása is, amelyek az út során felmerülnek. Más szavakkal, a vészhelyzeti terv célja a kockázatokra való reagálás optimalizálása.

Ideákat tartalmazhat vészhelyzetre való reagálásra vagy váratlan növekedési lehetőségek felmerülésekor. Például tartalmazhat ötleteket további finanszírozás megszerzésére, ha a költségvetés túllépésre kerül vagy ha egy ígéretes befektető felbukkan. A vészhelyzeti terv azt is jelezheti, hogy a csapaton belül a felelősségek átcsoportosításának lehetősége is fennáll, ha egy kulcsszakember hirtelen hiányzik, vagy lehetőség van egy további személy felvételére. A vészhelyzeti terv elkészítése lehetővé teszi a piaci helyzetet meghatározó feltételek definiálását is, amelyek alapján az egész projektet azonnal le kell állítani. De mikor kell döntést hozni a B terv végrehajtásáról? És hogyan lehet vészhelyzeti tervet készíteni a legvalószínűbb forgatókönyvekre való felkészüléshez?

Mikor érdemes megváltoztatni a projekt végrehajtási tervét?

A kockázatok minden projekt végrehajtását kísérik. Azokat a kezdeti szakaszban kell értékelni, majd a projekt teljes időtartama alatt figyelemmel kísérni. A PMBOK szerint a legjobb proaktívan reagálni a változásokra, azaz a cselekvési irányt a kockázatok kritikus pontra érkezése előtt a körülményekhez igazítani, és elfogadni egy bizonyos szintű kockázatot, valamint tartózkodni attól, hogy mindenáron elkerüljük őket.

A vészhelyzeti terv végrehajtása több tényezőtől függ. Elsősorban a válasznak a következőnek kell lennie:

• megfelelő a fenyegetés szintjéhez – azaz nem állítjuk le a projektet, mert a projektmenedzser megfázott,
• reális – azaz figyelembe véve a fenyegetés megjelenésének kontextusát, például ha az alapanyag ára az országban gyorsan emelkedik, nem szánunk időt olcsóbb beszállító keresésére,
• tudatosan hozott döntés egy olyan személy által, aki előre vállalja a felelősséget, miután mérlegelte a különböző válaszlehetőségeket.

Nagyon gyakran a vészhelyzeti terv lehetővé teszi a helyzet gyors kezelését. Egy jól megtervezett válasz a váratlan eseményekre lehetővé teszi, hogy a projekt visszatérjen a normális végrehajtási pályára. Azonban néha a vészhelyzeti terv végrehajtása a projekt fontos területeinek átalakítását vonja maga után.

B terv: lehetőségek és fenyegetések

Milyen típusú kockázatokra érdemes különös figyelmet fordítani? A projekt végrehajtási tervét két esetben érdemes megváltoztatni: amikor segít elkerülni egy katasztrófát vagy jelentősen jobb eredményeket elérni. A terv megváltoztatása, amikor a kockázatok növekednek, általában olyan problémákkal jár, mint:

• a projekt végrehajtásának késlekedése,
• a költségvetés túllépése,
• technikai problémák és hibák,
• csapat problémák,
• a stakeholderek bizalmának elvesztése.

Ezzel szemben a lehetőségek, amelyek a B tervre való áttérésre ösztönöznek, magukban foglalják, de nem korlátozódnak a következőkre:

• új technológiai lehetőségek,
• költségvetési többletek,
• a csapat munkájának vártnál magasabb hatékonysága,
• a projekt által célzott termékek vagy szolgáltatások iránti hirtelen keresletnövekedés.

Hogyan készítsünk vészhelyzeti tervet?

Vészhelyzeti tervet párhuzamosan kell kidolgozni a végrehajtásra szánt projekttervvel. A mérföldkövek elemzésével, amelyek szükségesek a projekt céljának eléréséhez, könnyebb elképzelni a lehetőségeket és a kockázatokat, amelyek kísérhetik a konkrét lépéseket.

Jó vészhelyzeti terv figyelembe veszi a legvalószínűbb előfordulású kockázatokat. Ennek az az oka, hogy lehetetlen minden helyzetre felkészülni, és hatékonytalan akcióterveket készíteni egy idegen civilizáció támadása esetére.

Azonban, egy tapasztalt projektmenedzser előre láthatja a legvalószínűbb kockázati területeket. Például egy ügyfél számára szoftver építése során a legnagyobb kockázat a követelmények változásával kapcsolatos. És éppen egy ilyen körülményre kell készen állnunk. Például előre kell feltételeznünk, és a szerződésbe jól meghatározott elfogadási kritériumokat, valamint a készterméknek meg kell felelnie a feltételeket, együtt az ilyen típusú projektekhez alkalmazott agilis módszertanokkal.

Bár minden projekt egyedi kezelést igényel, érdemes figyelembe venni néhány elvet a vészhelyzeti terv elkészítéséhez:

1. Anticipálja a kockázatot. Nem kerülhető el, ezért jobb, ha szembenézünk vele.
2. Készítsen részletes cselekvési tervet a legvalószínűbb forgatókönyvekre. Egy általános vázlat nem segít válsághelyzetben.
3. Használja a fenyegetést a változás lehetőségeként. Talán sikeresebbé teszi a projektet, mint ahogy azt előre gondolta.
4. Ne próbálja meg mindent elmagyarázni a csapatnak. A csapat tagjainak többsége nem rendelkezik a teljes projekt tervével a fejében, így talán még a végrehajtásáról sem tudnak. Csak azt mondja el nekik, ami közvetlenül kapcsolódik a munkájukhoz.
5. Segítse a csapatot a változások átvészelésében. Ha a változások a projekt végrehajtásának módját vagy a csapat együttműködését érintik, különös figyelmet kell fordítani arra, hogy mindenki tisztában van-e az új módszerekkel.

Összegzés

A vészhelyzeti terv egy proaktív módja a kockázatok kezelésének egy projektben. Lehetővé teszi a veszteségek csökkentését vészhelyzetek esetén, mint például a késlekedett szállítások vagy egy ügyfél elvesztése. Emellett lehetővé teszi a közelgő lehetőségek kihasználását, amelyek lehetőséget adnak a projekt céljának gyorsabb vagy jobb elérésére.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.