Caroline Becker
A projektmenedzserek (PM-ek) olyanok, mint a vezérigazgatók kisebb léptékben, stratégiailag gondolkodnak a folyamatban lévő projektről, és azt az egész szervezet tevékenységeinek perspektívájába helyezik. Feladataik interdiszciplinárisak. Bár nem szükséges, hogy szakértők legyenek az üzletvezetésben vagy a projekt által érintett területen, általános ismeretekkel kell rendelkezniük róluk. Míg a legjobb megoldást javasoló szakember a projektcsapat tagja, a projektmenedzsernek meg kell értenie, hogy miért az a megoldás a legjobb. Tehát mik a projektmenedzser fő feladatai és felelősségei?
A projektmenedzser feladatai és felelősségei – tartalomjegyzék:
- Bevezetés
- Tervezés és szervezés
- Költségvetés készítése
- Projekt nyomon követése
- A csapat támogatása
- Kommunikáció az érintettekkel
- Összegzés
- Nézd meg projektmenedzsment szoftverünket
Bevezetés
A projektmenedzser nem embereket irányít, hanem a projektet. Ezért mindig szem előtt kell tartania, hogy a csapat szakemberekből áll, akik a legjobb tudásuk szerint végzik a munkájukat. A PM feladata, hogy elősegítse e tevékenységek megvalósítását és irányt adjon nekik. Ezért a PM-nek:
- El kell kerülni a mikromenedzsmentet – a csapattagok utasítása, hogyan végezzék el feladataikat,
- Szabadságot kell hagyni a problémák megoldásának módjának megválasztására,
- Felelősséget kell kezelni – a feladatok körét a csapattagok egyéni képességeihez kell igazítani.
De mik a projektmenedzser felelősségi körébe tartozó feladatok?
Tervezés és szervezés
A projekt időgazdálkodása feladatokból áll, beleértve a feladatok végrehajtásának tervezését és szervezését. A tervezés a projekt életciklusának egy része, amely, bár különböző arányokban, minden szakaszának szerves része. De hogyan néz ki a tervezés a projektmenedzser napi feladatai között, azaz a gyakorlati oldalról?
A tervezés kulcsfontosságú aspektusa a projektmenedzsment szoftver hatékony használata. Először is, ez magában foglalja a végrehajtandó feladatok listájának összeállítását és azok priorizálását. Az utóbbi feladathoz kapcsolódik a PM második kulcsfontosságú feladata – a munka megszervezése.
Ez nemcsak a legurgentebb feladatok kiválasztását jelenti, hanem azt is, hogy biztosítani kell, hogy azokat időben elvégezzék, és hogy minden csapattagnak lehetőleg egyenlő munkaterhelése legyen. Ez elkerüli a szűk keresztmetszeteket. A csapat munkájának nem megfelelő szervezése azt eredményezi, hogy egy személy felelős egy aránytalanul nagy számú feladatért. A felelősségek felhalmozódása miatt a többi csapattag munkája lelassul, és a projekt előrehaladása lelassul vagy akár meg is áll.
Győződj meg róla, hogy a használt program bonyolultságát a projekt sajátosságaihoz igazítod, vagy a funkcióinak alkalmazásait változtatod. Végül is, a lehetőségek száma nem mindig jelenti a jobb irányítást. Javasoljuk, hogy tartsd be a Lean elveit, és csak azokat a funkciókat alkalmazd, amelyek javítják a csapat képességeit vagy biztosítják a projekt előrehaladásának értékeléséhez szükséges adatokat. Míg a szépen bemutatott adatok vonzhatják az érintetteket, nem érdemes túl sok időt tölteni a gyűjtésükkel, ha az csak ezt a célt szolgálja.
Költségvetés készítése
A projektmenedzser a projekt tervezési fázisában állítja össze a költségvetést. A PMBOK-ban így hivatkoznak rá:
“A projekt vagy bármely munkabontási struktúra komponens vagy bármely ütemezett tevékenység jóváhagyott becslése.” (A projekt vagy bármely munkabontási struktúra (WBS) komponens vagy bármely ütemezett tevékenység jóváhagyott becslése.)
Költségvetést készíteni és ellenőrizni a kiadásokat egy projektben nem könnyű feladat. A gondosan megtervezett kiadások ellenére szinte minden megvalósított projekt esetében szükség lesz változtatásokra. Ezért egy jól megtervezett projekt költségvetése minimum 10-15%-ot feltételez a váratlan kiadásokra. Az összes költség 20%-át biztonságos küszöbnek tekintik, de vannak olyan projektek, ahol a költségvetési változások még ennél is magasabbak.
A tervezett kiadásoktól való túlzott eltérések elkerülése érdekében ezért nemcsak ügyesen kell tervezni, figyelembe véve a legvalószínűbb kiadásokat. A PM-nek jelentős figyelmet kell fordítania a folyamatban lévő projekt kiadásainak nyomon követésére is, hogy időben reagálhasson például a változó árakra.
Projekt nyomon követése
A projektmenedzser másik fontos felelősségi köre a projekt nyomon követése. Ez lehetővé teszi, hogy bölcsen kezeljük a kockázatokat, előre lássuk és proaktívan reagáljunk a változásokra.
Azonban a nyomon követés nemcsak a felmerülő kockázatok nyomon követéséről szól. A projektmenedzser felelősségei közé tartozik a projekt nyomon követésével kapcsolatban is:
- Statisztikák vezetése a feladatok előrehaladásáról,
- A költségvetés végrehajtásának üteme,
- A munkafolyamat ellenőrzése és optimalizálása.
A projektmenedzser összes nyomon követési felelősségének célja, hogy optimalizálja a tevékenységeket, hogy a projekt a tervek szerint valósuljon meg, valamint hogy megtanulja, hogyan zajlanak és változnak a sok projektben ismétlődő folyamatok.
A csapat támogatása
A projektmenedzserek felelősségei közé tartozik egy csapat kialakítása, a munkájának megszervezése és koordinálása, de a közreműködés megszüntetése is azokkal, akik nem végzik el megfelelően a feladataikat.
A csapat kialakításakor a PM-nek biztosítania kell, hogy a tagok együtt rendelkezzenek minden szükséges készséggel a projekt céljának eléréséhez. De azt is, hogy legyen világos felelősségmegosztás és átláthatóság a csapaton belül.
Ne feledd, hogy a projektmenedzsereknek nem kell, és még csak nem is lehet szakértőnek lenniük a projekt minden résztvevője által képviselt területen. Ők felelősek a szakértők munkájának támogatásáért, és azért, hogy a projekt megvalósításának módszere érthető és hatékony legyen, valamint hogy a csapat munkafolyamata optimalizált legyen.
Kommunikáció az érintettekkel
A projektmenedzser által végzett feladatok másik területe a kommunikáció az érintettekkel. Kulcsfontosságú feladat az információk kiválasztása, amelyeket a megfelelő embereknek a megfelelő időben kell átadni – azaz a kommunikációs csatornák optimalizálása, valamint annak biztosítása, hogy minden érintett megértse a projekt kapcsán számukra közvetített üzeneteket. Ez különösen fontos lehet technikailag összetett vagy nagyon specializált feladatok esetén, amelyek relevánsak az egész projekt szempontjából.
Éppen a PM az, aki időszakos találkozókat tart az érintettekkel és jelentéseket készít. Néha ezek rövid e-mailek formájában, máskor pedig többoldalas dokumentumok, amelyek részletes adatokat és elemzéseket tartalmaznak.
Tartsd szem előtt, hogy a PM képviseleti szerepe nem mindig kellemes. Különösen akkor, amikor negatív információkat kell közvetíteniük a projektről az érintetteknek. Ilyenkor a jól kidolgozott soft skillek nagyon hasznosnak bizonyulnak.
Összegzés
A projektmenedzser az a személy, aki tervezi, koordinálja és felügyeli a projektek megvalósítását. Fő feladatai közé tartozik:
- Projektmegvalósítási terv készítése és a feladatok végrehajtásának megszervezése,
- A projekt költségvetésének meghatározása,
- A kiadások, kockázatok és potenciális problémák nyomon követése,
- A projektcsapat munkájának megszervezése
- Kommunikáció az érintettekkel és jelentéskészítés
A projektmenedzsernek ezért széleskörű kompetenciákkal kell rendelkeznie – mind szakmai, mind interperszonális. Emellett meg kell ismerkednie a projektmenedzsment módszertanokkal, mint például a Waterfall, Agile és Scrum.
Nézd meg a projektmenedzsment szoftverünket:
Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.
Caroline Becker
Projektmenedzserként Caroline szakértő az új módszerek megtalálásában, amelyek a legjobb munkafolyamatok megtervezésére és a folyamatok optimalizálására szolgálnak. Szervezési készségei és a nyomás alatt végzett munka iránti képessége teszik őt a legalkalmasabb személyré, aki bonyolult projekteket valóra tud váltani.
Getting started with project management:
- Mi a projektmenedzsment?
- Mi az a projekt?
- A projektek priorizálása
- A projekt tevékenységi területei
- A projektmenedzsment sikerének meghatározása
- Miért használjunk projektmenedzsment szoftvert?
- A projektmenedzsment szoftver áttekintése
- Projekt életciklus
- A projekt célja. Mi az, és hogyan lehet jól meghatározni?
- Mi a projekt víziója?
- A projektindítási fázis - mire érdemes figyelni?
- A tervezés területe a projektmenedzsmentben
- Mi az a projekt ütemterv és mire való?
- Hogyan használjuk a mérföldköveket egy projektben?
- Projekt kudarc. 5 ok, amiért a projektek megbuknak
- A projektlezárás fontossága
- Projekt végrehajtás
- Projektmenedzsment módszerek
- Projekt típusok
- A leghasznosabb projektmenedzseri készségek
- Hogyan válj projektmenedzserré?
- Hogyan készítsünk sikeres projektkockázati tervet?
- 5 könyv, amit minden projektmenedzsernek el kell olvasnia
- Hogyan állítsunk fel egy projektcsapatot?
- Munkamegosztási struktúra - hogyan delegáljunk munkát egy projektben?
- A projektmenedzser legfontosabb feladatai és felelősségei
- Hogyan kell projekteket kezelni?
- Hogyan válasszuk ki a legjobb projektmenedzsment szoftvert?
- Hogyan vezessünk egy csapatot hibrid munkavégzés során?
- A projektmenedzserek által a csapatmunkában felmerülő kihívások
- Projektmegbeszélések típusai
- 4 példa projektekre
- Hogyan írjunk meggyőzőt
- Megvalósíthatósági tanulmány – meg tudjuk valósítani ezt a projektet?
- Hogyan határozzuk meg egy projekt terjedelmét és kerüljük el a terjedelem növekedését?
- Kockázatelemzés a projektekben és az azt segítő eszközök
- Hogyan készítsünk projekt költségvetést?
- Projekt időgazdálkodás
- Mi az a stakeholder nyilvántartás?
- Gantt-diagram a projektmenedzsment tervezésében
- Hogyan lehet projektkockázati nyilvántartást készíteni?
- A projekt forrásai és változási területei
- Projektmenedzsment változási modellek
- Projektmarketing
- Projektkockázat-kezelési stratégiák
- Hogyan készítsünk projektalapító okiratot?
- A menedzsment 4P-je: projekt, termék, program és portfólió
- Projektfigyelés. Milyen paramétereket érdemes figyelni?
- Mi jön az Agilis után? Módszerek a projektmenedzsmentben
