A projektmenedzserek által a csapatmunkával kapcsolatos kihívások | #32 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Amikor a csapatmunkával kapcsolatosan a dolgok nem a megfelelő módon haladnak, a projektmenedzsernek a lehető leghamarabb diagnosztizálnia kell a problémát. Mi okozza a negatív érzelmeket a csapatban? Milyen hatással van a projektmenedzser hozzáállása a helyzetre? És milyen érzelmeket érez? A probléma a konfliktusos karakterek, eltérő világnézetek vagy a csapattagok együttműködési képtelensége miatt van?

A projektmenedzserek által a csapatmunkával kapcsolatosan tapasztalt kihívások – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Negatív érzelmek a csapatban
3. A projektmenedzser érzelmei
4. Személyes problémák
5. Összegzés

Bevezetés

A projektmenedzser és a csapat együttműködése nemcsak a cég és az érdekelt felek által kitűzött feladatok és célok miatt kihívás. Ma nézzük meg a csapatdinamikával járó nehéz érzelmeket, az általuk okozott problémákat, valamint a felmerülő feszültségek kezelésének módjait.

Nagyon gyakran a problémák legmélyebb forrása a csapaton belüli kommunikációs problémákra vezethető vissza, míg a megoldás – a képesség, hogy észleljük őket és gyümölcsöző beszélgetést folytassunk. Milyen érzelmekre kell a projektmenedzsernek különös figyelmet fordítania?

Negatív érzelmek a csapatban

Soha ne becsüld alá a csapaton belüli jó légkört. Hogyan lehet azonban észlelni a változás első jeleit, hogy reagálni tudjunk a kedvezőtlen érzelmekre és a demotiváltságra, amelyek elkötelezettség hiányához és a projektben való részvétel elutasításához vezethetnek?

Elterelés

A csapat figyelmetlensége első pillantásra nem feltétlenül nyilvánvaló a projektmenedzser számára. Éppen ellenkezőleg, egy olyan csapatban, amely nem összpontosít eléggé a feladataira, lehet egy kölcsönös barátsággal és humorral teli légkör. Sajnos a projektmonitoring során megfigyelt mutatók könyörtelenül megmutatják, hogy a túlzott interakció, a személyes témák felvetése és egy alkalmazott feladatainak a teljes csapat általi megvitatása nem vezet jó projektmunkához.

Időnként a figyelmetlenség átmenetileg jelentkezik. Ha az ünnepi időszak alatt vagy a szünidő környékén történik, valószínűleg nem találunk valódi aggodalomra okot. Ellenkező esetben, ha a helyzet fennáll, a következő okok között kell keresni:

• a csapat által végzett feladatok száma és nehézsége – talán túl kevés és könnyű feladat van, így a csapattagok nem összpontosítanak azok befejezésére, és idejük nagy részét nem túl produktív megbeszélésekre, beszélgetésekre és mémcserére fordítják; a probléma megoldható a feladatok számának növelésével, a tervezett megbeszélések időtartamának csökkentésével vagy a nem-megbeszéléses napok bevezetésével,
• egy tréfás személy jelenléte – talán egy új alkalmazott vagy kettő, akinek a személyisége tréfás, csatlakozott a csapathoz? Akkor egy beszélgetés és a probléma felvetése, vagy részleges bevonásuk egy másik projekthez kapcsolódó feladatokba elegendő kell legyen,
• egy magas teljesítményű vagy átképzett személy jelenléte – amikor a projektmenedzser által nem elismert, ugyanannyi feladatot kapnak, mint a csapat többi tagja. Megfelelő kihívások hiányában ezek az emberek egyszerűen unalmassá válnak, majd ennek következtében elvonják a figyelmet és demotiválják a projekt többi tagját.

Stressz

Ha a csapattagok folyamatosan nyomás alatt dolgoznak, gyorsan felmerülnek a saját érzelmeik kontrollálásával kapcsolatos problémák. A 2015-ös Wrike Munkaügyi Jelentés szerint a csapatmunkával kapcsolatos stressz leggyakoribb okai a következők:

52% – szükséges információk hiánya,

51% – feladatok priorizálásával kapcsolatos problémák

49% – irreális követelmények,

47% – folyamatosan változó határidők a feladatokhoz,

44% – homályos irányítás és homályos felelősség a feladatokért.

Ezért a jelentés arra utal, hogy a stressz kulcsfontosságú okai nem a végzett feladatok típusában, hanem a projektinformációk áramlásában rejlenek. És míg remélhető, hogy a Firmbee-hez hasonló projektmenedzsment szoftverek elterjedésének köszönhetően a csapatok közötti kommunikáció javult, ezt a tényezőt még mindig nem érdemes lebecsülni.

Elkötelezettség hiánya

A csapat közös feladatokba való bevonása közvetlenül összefügg a csapaton belüli jó kommunikációval. Amikor mindenki tudja:

• tevékenységeik terjedelmét,
• kihez fordulhatnak problémák esetén, és
• cselekedeteik célját,

akkor valószínűleg nem fenyegeti őket a motiváció és az elkötelezettség csökkenésének veszélye.

És ezeket viszont nem segíti elő a kölcsönös támogatás hiánya, valamint a távoli és hibrid munkával kapcsolatos problémák.

A projektmenedzser érzelmei

Ha projektmenedzserként nehezen találod meg a problémák okát a csapatmunkában, talán érdemes lenne megváltoztatni a keresési területet, és a lehető legközelebb kezdeni: alaposan megvizsgálva a szokásaidat, viselkedésedet és motivációidat.

A felelősség növekedése és a projektvégrehajtás számos paraméterének kontrollálásának képtelensége a projektmenedzser munkájában a leggyakoribb érzelmi problémák okai.

A csapatmunkával kapcsolatosan a kiégés jeleit mutathatja. Az alkalmazottak akár 75%-a tapasztalja ezt, és a projektmenedzserek nagyobb kockázatnak vannak kitéve a munkájuk magas követelményei és nyomása miatt. A kiégés a következőkre fordítható:

• állandó fáradtság,
• ingerlékenység,
• agresszió,
• türelmetlenség,
• elmélyülő elidegenedés és elidegenedés érzése.

Ráadásul a projektmenedzser negatív hozzáállása közvetlenül befolyásolja a csapat légkörét, növelve a stressz szintjét a projektcsapat tagjai közötti konfliktusok súlyosbodásával együtt.

Személyes problémák

Milyen érzelmek a személyes kapcsolatokban fenyegetik leginkább a projektcsapat zökkenőmentes működését? A düh személyes konfliktusokhoz és a csapat együttműködésének hiányához vezethet. A szorongás elkötelezettség hiányát és a felelősség elkerülését okozza. A frusztráció tönkreteheti a motivációt és a munkához való kedvet.

A projektcsapat munkájában a forrásaik leggyakrabban a következők:

1. személyes konfliktusok a csapattagok között – amelyek a munkastílusok eltéréseiből, személyes nézeteltérésekből, valamint a határok tiszteletének hiányából eredhetnek.
2. egy személy bevonásának hiánya a csapat munkájába – amely a motiváció hiányából, a célok félreértéséből vagy a döntéshozatalban való részvétel kizárásából eredhet.
3. a projektmenedzser és a csapat közötti konfliktus – amely túlzott elvárásokból, homályos követelményekből vagy a csapatban egy vezetői szerepre törekvő személy jelenlétéből fakadhat.

Ezeknek a problémáknak a megoldásához a projektmenedzsernek elő kell segítenie a nyitottság és a tisztelet kultúráját, és emlékeznie kell arra, hogy bevonja az összes csapattagot. Akik nem szólnak hozzá, amikor nem kérdezik őket, és akik mindig próbálnak szólni magukért és a csapatért.

Összegzés

Az érzelmek kezelése nagyon nagy szerepet játszik a csapatmunkában. A figyelmetlenség, stressz és elkötelezettség hiánya, valamint a düh, szorongás és frusztráció személyes problémákhoz és elkötelezettség hiányához vezethet. E problémák megoldásához a projektmenedzsernek nemcsak a csapatot, hanem saját magát is figyelemmel kell kísérnie, különös figyelmet fordítva a kiégés tüneteire. A kulcs az érzelmek ápolásához a jó kommunikáció, a nyitottság és a tisztelet elősegítése, valamint annak biztosítása, hogy minden csapattag elkötelezett és motivált legyen a projekt munkájában.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.