Hogyan készítsünk projekt költségvetést? | #42 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A Project Management Institute jelentése szerint 2021-ben a projektek 62%-át a tervezett költségvetésen belül fejezték be. A rangsor legjobb teljesítménye Kína volt 66%-kal, míg Európa a legrosszabb helyen végzett 57%-kal. A rosszul elkészített projektköltségvetések jelentős részesedéssel bírnak a kudarcokban ezen a téren. Tehát hogyan becsüljük meg a költségeket egy projektben, hogy növeljük a siker valószínűségét?

Projekt költségvetés – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mi az, és miből áll a projekt költségvetés?
3. Hogyan becsüljük meg a projekt költségvetését?
4. Projekt költségvetés becslési eszközök és módszerek
5. Összegzés

Bevezetés

A nem megfelelő projektvégrehajtás 19 millió dolláros veszteséget eredményez minden egyes milliárdnyi befektetés esetén (PMI 2019), és csak a szervezetek 34%-a fejezi be általában vagy mindig a projekteket a költségvetésen belül (Wellington 2021). Ahhoz, hogy megtudjuk, hogyan lehet a csoport tagja, nézzük meg közelebbről, mi is az a projekt költségvetés, és milyen módok és eszközök állnak rendelkezésre annak elkészítésére.

Mi az, és miből áll a projekt költségvetés?

A projekt költségvetés az a durva, jóváhagyott összeg, amelyet a szervezet a projektre szán. Ez a becsült projektköltségeken alapul, és szerepel az egész szervezet költségvetésében.

A Projektmenedzser a projekt költségvetésébe be kell, hogy foglalja az összes, a projekttel kapcsolatos költséget, mint például:

• Közvetlen költségek – a feladatok elvégzéséhez szükséges költségek, amelyek közvetlenül hozzájárulnak a projekt céljának megvalósításához, azaz anyagok, munkaerő és szerszámköltségek, berendezések és ellátmányok,
• Indirekt költségek – olyan költségek, amelyek nem rendelhetők közvetlenül a projekthez, de a megvalósításával kapcsolatban merülnek fel, mint például adminisztratív költségek vagy például projektmenedzsment költségek.
• Tőkeberuházások – a hosszú távú eszközök, például épületek, berendezések vagy gépek megszerzésével kapcsolatos költségek.
• Működési költségek – a projekt működtetésével és fenntartásával kapcsolatos ismétlődő költségek, mint például közüzemi díjak, biztosítás és karbantartás,
• Váratlan tartalékok – olyan alapok, amelyeket előre nem látható események vagy a projekt terjedelmének változásainak fedezésére különítettek el.

Hogyan becsüljük meg a projekt költségvetését?

A tervezett munkák becsült költségét a Tervezett Költség (BCWS) vagy Tervezett Érték (PV) néven említik. Mindkét mutató azt jelzi, hogy mennyi pénzre van szükség a tervezett munkák elvégzéséhez egy adott időszakon belül.

A projekt költségvetésének megbecsléséhez a Projektmenedzsernek több tevékenységet kell végeznie, hogy a lehető legpontosabb árajánlatokat kapja. Először is, a Projektmenedzsernek ismernie kell a projekt összes követelményét, mint például a munkaterjedelmet, határidőket és azokat az erőforrásokat, amelyek szükségesek a projekt befejezéséhez.

A következő lépés a piaci árak vizsgálata az erőforrások és szolgáltatások tekintetében, amelyeket be kell építeni a projektbe, azaz az anyagok ára, a beszállítói szolgáltatások és a projektcsapat bérének ára.

A követelmények és az árképzési adatok megszerzése után a Projektmenedzser megkezdheti az első részletes költségvetés-becslés folyamatát. Miután ez befejeződött, azonnal át kell néznie a költségvetést a projektcsapattal. Ez biztosítja, hogy minden költség szerepeljen, és a költségvetés a lehető legreálisabb legyen.

Továbbá, a projekt költségvetését rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni kell, hogy a pályán maradjon és a költségvetésen belül maradjon.

Eszközök és módszerek a projekt költségvetésének megbecslésére

A projekt költségvetésének megbecsléséhez elengedhetetlen eszköz a jól ismert és népszerű Microsoft Excel. Fő előnye a hozzáférhetősége és a könnyű használata, valamint a sokféle számítás és elemzés elvégzésének képessége. Hátránya azonban, hogy az Excel nem rendelkezik automatikus költségvetés-frissítési funkcióval valós időben.

Ennek ellenére jól működik a költségvetés becslésére a megvalósítás előtt. A költségek folyamatos nyomon követésére ajánljuk a projekt támogató eszközöket, mint például a Firmbee. A rendszer lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy valós időben nyomon követhessék a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat.

Pontos költségvetés létrehozásához az alábbi módszereket használhatja:

1. Alulról felfelé történő becslés. Ez a módszer a projekt minden tevékenységének költségét becsüli meg, és összeadja azokat, hogy meghatározza a projekt összköltségét. Időigényes, és részletes ismereteket igényel a projekt tevékenységeiről. Azonban magas szintű pontosságot biztosít, és segít az összes szükséges költség azonosításában.
2. Paraméteres becslés. Ez a módszer statisztikai adatok felhasználásával becsüli meg a projekt tevékenységeinek költségét. Sokkal gyorsabb, mint az alulról felfelé történő becslés, így hasznos lehet nagy projektek költségvetésének megbecslésére, amennyiben a szervezet rendelkezik megbízható adatok forrásával. Ennek ellenére nem biztos, hogy elegendő szintű pontosságot nyújt.
3. Szakértői értékelés. A harmadik módszer a projekt érintett feleinek, beleértve a Projektmenedzsert és a csapattagokat, tudásának és tapasztalatának kihasználásával becsüli meg a projekt tevékenységeinek költségét. Magas szintű pontosságot biztosíthat, ami praktikus bonyolult projektek esetén. Azonban a különböző érintettek szakértelmétől függ, így elfogult lehet, és konfliktusokat generálhat. Ezen kívül nehéz figyelembe venni a változó üzleti körülményeket, mint például az inflációt vagy a jogszabályi változásokat.

Összegzés

Pontos projekt költségvetés létrehozása időigényes és tapasztalatot igényel. Ezért érdemes különböző eszközöket kipróbálni, és kihasználni a rendelkezésre álló költségvetés-előkészítési módszereket, mint például az alulról felfelé történő becslést, a paraméteres becslést vagy a szakértői értékelést.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.