Időgazdálkodás a projektben | #43 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt hatékony időgazdálkodása kulcsfontosságú a sikeréhez. Azonban egy 2021-es PMI felmérés szerint még mindig csak a projektek 55%-a valósul meg időben. A projektmenedzserek leggyakrabban irreális ütemtervek, rugalmasság hiánya vagy nem megfelelő eszközök miatt szembesülnek problémákkal. Végül is az időgazdálkodás a projekt időtartamának tervezéséről, nyomon követéséről és irányításáról szól, míg a projektmenedzser felelős a célok kitűzéséért és a prioritások meghatározásáért, hogy a feladatok időben befejeződjenek.

Időgazdálkodás a projektben – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mi az időgazdálkodás egy projektben?
3. Időgazdálkodási problémák a projektben
4. Projekt időgazdálkodási módszerek
5. Pareto módszer
6. ABC módszer
7. Eisenhower módszer
8. Összegzés

Bevezetés

A projekteknek egy meghatározott időkereten belül kell befejeződniük, egy előre meghatározott ütemterv szerint, hogy ne szenvedjenek veszteségeket és ne jelentsenek fenyegetést a szervezetre. A határidők eltolása további költségeket generál, hatással van a cég más feladataira, és a feladatok felhalmozódásához, valamint a projekt összetettségének gyors növekedéséhez vezet. Tehát hogyan lehet jól kezelni az időgazdálkodást egy projektben már a tervezési szakaszban?

Mi az időgazdálkodás egy projektben?

Az időgazdálkodás egy projektben a következőkről szól:

• tervezés,
• nyomon követés, és
• az egyes feladatok és al-célok időzítésének folyamatos nyomon követése.

A projektmenedzsernek célokat kell kitűznie és prioritásokat kell meghatároznia, hogy a projekt a tervezett ütemben haladjon. Ennek érdekében a projektmenedzsernek gondosan meg kell terveznie a projekt minden szakaszát, figyelembe véve az egyes tevékenységekhez szükséges időt és a legvalószínűbb akadályokat a befejezésükhöz.

Időgazdálkodási problémák a projektben

A leggyakoribb időgazdálkodási problémák a projektben a következők:

1. Irreális ütemtervek – különösen új csapattal vagy magas kockázatú területen dolgozva, egy pontos ütemterv létrehozása és a reális mérföldkövek meghatározása tapasztalatot igényel és nagyon nehéz; ezért gyakori, hogy a projekttervezés során olyan ütemterveket készítenek, amelyek végrehajtása lehetetlen a megadott időn belül.
2. Rugalmasság hiánya – A rugalmasság hiánya egy túl szoros időkeret, a új csapattagok beillesztésére szánt idő hiánya, vagy a nyersanyagok hiánya vagy a várt piaci érdeklődés miatti leállásokra vonatkozó tartalékterv hiánya.
3. Nem megfelelő eszközök – A projektmenedzserek gyakran nem megfelelő időgazdálkodási eszközöket alkalmaznak, ami a feladatok időtartamának és függőségeinek hibás becsléséhez vezet.

Időgazdálkodási módszerek a projektben

A problémák elkerülése vagy a projekt kudarcának kockázatának csökkentése érdekében a projektmenedzsernek alaposan meg kell vizsgálnia a projekt időgazdálkodási módszereit és eszközeit: a Pareto módszert, az ABC-t és az Eisenhower módszert.

Pareto módszer

A világhírű olasz tudós, Vilfredo Pareto borsót termesztett a kertjében. E közben észrevette, hogy a borsószemek 80%-a a hüvelyek 20%-ában található. Mivel ő főként a közgazdaságtan iránt érdeklődött, hamarosan felfedezte, hogy ez az elv más életterületekre is vonatkozik. Például abban az időben Olaszország földterületének 80%-a a lakosság 20%-ának a birtokában volt.

Hamarosan világossá vált, hogy a Pareto módszer alkalmazása valóban széleskörű, különösen az üzleti területen. Segít többek között az alábbiak azonosításában:

• A legfontosabb feladatok elvégzése a projektben, valamint
• A feladatok típusa, amelyek a leggyakrabban késlekedést okoznak,
• A késlekedések leggyakoribb okai, függetlenül a feladat típusától.

A Pareto módszer azon a feltételezésen alapul, hogy a tevékenységek 20%-a a hatások 80%-át eredményezi. Gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a késlekedések elkerülése érdekében a projektmenedzsernek a következőkre kell összpontosítania:

• A projekt legfontosabb 20%-ának azonosítása és biztosítása, hogy ezek elsőként el legyenek végezve,
• A késlekedéseket okozó feladatok és azok okainak feltárása,
• A késlekedések leggyakoribb okainak 20%-ának meghatározása és azok megszüntetésére irányuló munka.

A Pareto módszert gyakran Pareto-diagram formájában ábrázolják. Ez egy oszlopdiagramot kombinál egy vonaldiagrammal, ahol:

• Az X-tengelyen például a késlekedések okai vannak feltüntetve, a leggyakoribbaktól kezdve,
• Az Y-tengelyen a megjelenések száma és a késlekedések összes számának százaléka található,
• A vonaldiagram megkönnyíti annak azonosítását, hogy mely késlekedési okok tartoznak a legfontosabb húsz százalékba.

ABC módszer

Az ABC módszer a feladatok fontosság szerinti címkézését jelenti – A, B és C osztályokba. Az A osztályú feladatok:

• A – a legfontosabbak és a legtöbb figyelmet igénylik,
• B – fontosak, de kevésbé sürgősek,
• C – irrelevánsak és elhalaszthatók.

Ez lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosítson, és ne pazarolja az időt a kevésbé fontosakra.

Az ABC módszer egyszerűen alkalmazható és könnyen érthető. Különösen hasznos olyan projektekben, ahol sok hasonló fontosságú feladat van.

Eisenhower módszer

Az Eisenhower módszer, más néven Eisenhower mátrix, talán a legszélesebb körben használt eszköz a feladatok, célok és akár egész projektek priorizálására. A módszer a feladatokat sürgős és nem sürgős, fontos és nem fontos kategóriákba osztja, majd a sürgős és fontos feladatokra összpontosít.

Általában két metsző vonallal mutatják be, amelyek a lapot négy részre osztják.

	SÜRGŐS	FRISSÍTETT
FONTOS	Azonnal el kell végezni	Hamarosan ütemezni kell
ÉRVÉNYTELEN	Delegálni kell, vagy elvégezni, ha idő engedi	El kell utasítani

A projektmenedzsernek meg kell határoznia, hogy a feladatok sürgősek és fontosak, csak sürgősek, csak fontosak, vagy egyáltalán nem sürgősek és nem fontosak. Így a legfontosabb feladatokra lehet összpontosítani, és nem pazarolni az időt azokra, amelyek kevés hasznot hoznak a projekt számára.

Az Eisenhower mátrix hatékony használatához rendszeresen frissíteni kell a benne elhelyezett feladatok állapotát. Ennek oka, hogy gyakran egy feladat egyik napról a másikra a leg sürgősebbek közé ugrik.

Összegzés

A projekt időgazdálkodása befolyásolja a projekt minőségét és sikerét, ezért a projektmenedzsernek ismernie és használnia kell olyan eszközöket, mint a Pareto módszer, az ABC módszer és az Eisenhower módszer, és folyamatosan frissítenie kell a projekt összes feladatának állapotát. Ehhez folyamatosan kommunikálnia kell az összes érintett féllel, és a tervezést a várható változásokhoz igazítania.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.