Projektindítási fázis – mire érdemes figyelni? | #16 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektindítási fázis egy ötlettel kezdődik egy vállalkozás számára. Azonban egy kötelező döntéssel zárul, hogy elindítjuk a projektet. Mielőtt elérkezne az idő a költségvetés tervezésére, a megvalósítási módszer kiválasztására és a csapat összetételére, a Projektmenedzser elkészíti a projekt víziójának és céljának vázlatát. Tehát mi igényel különös figyelmet az indítási fázis során?

Projektindítási fázis – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Dokumentumok és érintettek
3. Határozzuk meg, hogyan kezeljük az új projektet
4. Az indítástól a tervezésig
5. Összefoglalás

Bevezetés

A projektindítási fázis csak egyszer zajlik, függetlenül a megvalósítási módszertől. Célja, hogy meghatározza, miről szól a projekt. Ez a legjobb idő arra is, hogy elhagyjunk egy projektet, ha komoly kétségek merülnek fel a befejezés lehetőségével kapcsolatban. Ezen a korai szakaszban a szervezet nem fog nagy költségeket vállalni, míg a Projektmenedzser számára viszonylag könnyű elválni egy még vázlatos projekttől. Azonban, ha egy új projekt ígéretesnek tűnik, mire érdemes figyelni az indítási fázis során?

Dokumentumok és érintettek

Az első megállapodások után itt az idő, hogy készítsünk egy megvalósíthatósági tanulmányt és egy projektalapító okiratot. Az első dokumentum meghatározza a vállalkozásunk sikerének esélyeit. A másodikban a Projektmenedzser vázlatos keretet ír a vállalkozás számára. Bár még részletektől mentes, ez a két dokumentum fog szolgálni arra, hogy meggyőzze az érintetteket, hogy az új projekt folytatása érdemes.

De kit kell meggyőzni? Ezt is a projektindítási fázis határozza meg, ahol az érintettek nyilvántartása kerül rögzítésre. Ez egy olyan emberek listája, akik közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, azaz az ügyfél képviselői, a szervezet igazgatósága, vagy potenciális alvállalkozók, többek között. Azonban az érintettek közé tartozhatnak olyan emberek is, akik közvetve érintettek lesznek a projekt megvalósítása által. Ilyenek lehetnek például azok a lakók, akiknek az utcájában a munkát végezzük, vagy a vevőszolgálati osztály munkatársai, ahol az automatizálást megvalósítjuk. Ők nem fognak részt venni a projektben, de a mi tevékenységeink megváltoztatják az ő lakó- vagy munkakörnyezetüket.

Határozzuk meg, hogyan kezeljük az új projektet

De ki vesz részt az új vállalkozás terveinek elkészítésében? A Projektmenedzser elsősorban felelős ezért. Ő vagy ő felveszi a kapcsolatot azokkal az emberekkel, akik felügyelik a projekt végrehajtását, és velük együttműködve, többek között, az alábbi kérdéseket állapítja meg:

• felelősségek
• kommunikációs módok – formális, mint például a jelentések, és informális, mint például a folyamatban lévő kérdésekről való érdeklődés a projekt tervezése és végrehajtása során
• tolerancia tartományok – például a tervezett projekt költségvetésére és határidejére, vagy a vállalt kockázatokra.

Ha a testület több tagja is részt vesz a projektben, néha egy indító értekezletet tartanak ennek érdekében. Ez általában akkor történik, amikor a Projektmenedzser már befejezte a fent említett dokumentumok első verzióinak kidolgozását:

• megvalósíthatósági tanulmány
• projektalapító okirat
• érintettek nyilvántartása, és néha egy előzetes verziója a
• kockázati tényezők nyilvántartásának.

Az indítástól a tervezésig

A legegyszerűbb módja a projektindítás és a tervezés közötti különbség jelzésének, ha felteszünk kulcskérdéseket, amelyekre mindkét szakaszban válaszolni kell. Összehasonlításuk az alábbi táblázatban látható:

INDÍTÁSI FÁZIS	TERVEZÉSI FÁZIS
Mi a projekt víziója?	Mi a projekt kezdési dátuma?
Mi a projekt célja?	Amikor megvalósítjuk az első mérföldkövet?
Mi fog változni a projekt megvalósításával a szervezetben vagy az ügyfélnél?	Ki lesz felelős a változáskezelésért a csapatban?
Jövedelmező lesz a projekt megvalósítása?	Mennyi költségvetést kell allokálni a tesztelésre?
Mennyire magas a projekt kudarcának kockázata?	Az A feladat során megnövekedett kockázat veszélyezteti a B feladat teljesítését?

A tervezés részletesebb – általában arra a kérdésre válaszol, hogy hogyan kell valamit megvalósítani, valamint a megvalósítás időzítésére és költségvetésére vonatkozó tényekre. Az indítás ezzel szemben a projekt általános céljával és értelmével, valamint a projekt egészének megvalósíthatóságával kapcsolatos kérdésekre összpontosít.

Bár a tervezés gyakran párhuzamosan zajlik az indítási fázisban és a projekt hivatalos elindítása előtt, e két területnek eltérő a hatóköre. A tervezési szakasz a projekt során többször is megismétlődhet. Ennek oka, hogy a konkrét feladatok végrehajtásának módjáról és sorrendjéről van szó, valamint arról, hogy a projekt céljának eléréséhez vezető célok hogyan valósulnak meg. Az indítási szakasz ezzel szemben a projekt céljának meghatározására és annak értékelésére összpontosít, hogy a megvalósítása egyáltalán lehetséges és értelmes-e. Ha igen, ennek a szakasznak a része az is, hogy meggyőzzük a kulcsfontosságú érintetteket.

Összefoglalás

A projektindítási fázisban ismételten tegyük fel a legfontosabb kérdést: van-e értelme ennek a projektnek a megvalósítása? Végül is, egyszer megadott végső válasz lezárja, mondhatni, az indítási szakaszt. Ez határozza meg a projektcsapat munkájának irányát és terjedelmét a tervezett tevékenységek teljes időtartama alatt.

A helyes választás érdekében érdemes energiát fektetni a dokumentumok gondos előkészítésébe és egy világos kezelési mód kialakításába az új projekt számára. Ezek a befektetések biztosan megtérülnek a megvalósítás következő szakaszaiban.

Érdeklik a projektmenedzsment? Kövesse sorozatunkat, hogy ne maradjon le egyetlen cikkről sem.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.