Hogyan készítsünk projektalapító okiratot? | #39 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektalapok a projektmenedzsment kenyere és vajja. Világos és tömör áttekintést nyújtanak a projekt céljairól és feladatairól. Az alapdokumentum kulcsfontosságú minden érdekelt fél számára, beleértve a projektmenedzsert, a projektcsapat tagjait és a szervezet vezetését. Ez képezi az egész projekt hivatalos alapját, mivel a projektmenedzsernek hatalmat ad a projekt elindítására és folytatására, valamint meghatározza a célokat, a terjedelmet és a várt eredményeket.

Projektalap – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mit kell a projektmenedzsernek belefoglalnia a projektalapba
3. A projekt vállalásának indoklása
4. Projekt célja
5. A projekt terjedelme
6. Szállítmányok
7. A projekt időkerete
8. Projekt költségvetés és erőforrás-elosztás
9. Projekt kockázatok
10. Hogyan különbözik a projektalap az üzleti esettől?
11. Összegzés

Bevezetés

A PMBOK szerint a projektalap az egyik legfontosabb dokumentum, amely a projekt stratégiáját írja le. A következőképpen van meghatározva:

“A projekt kezdeményezője vagy szponzora által kiadott dokumentum, amely hivatalosan engedélyezi egy projekt létezését, és biztosítja a projektmenedzser számára a hatalmat, hogy szervezeti erőforrásokat alkalmazzon a projekt tevékenységeihez.”

A projektalap általában a kezdetekkor kerül megfogalmazásra, és változatlan marad. Bár a feladatok végrehajtása során kisebb finomítások megengedettek. Milyen tartalommal kell rendelkeznie a dokumentumnak, és hogyan kell azt elkészíteni?

Mit kell a projektmenedzsernek belefoglalnia a projektalapba?

A projektalap terjedelme a megvalósítandó projekt méretétől és típusától függ. Az alábbi elemeket kell tartalmaznia:

• a projekt vállalásának indoklása,
• projekt célok,
• projekt terjedelme,
• eredmények,
• projekt ütemterv,
• projekt költségvetés,
• tervezési kockázatok.

A projektalapnak tartalmaznia kell a projektmenedzser és a kulcsfontosságú érdekelt felek elérhetőségi adatait is.

A projekt vállalásának indoklása

Amikor egy projekt elindításának rövid indoklását készítjük, tanácsos előre elkészített üzleti esetet használni. Egyszerű nyelven kell megfogalmazni, hogy egy olyan személy is megértse, aki először foglalkozik a projekttel. Általában egy vagy két magyarázó bekezdés elegendő:

• Mi a projekt üzleti háttere?
• Milyen problémát old meg a projekt, vagy milyen lehetőséget kínál? és
• Mik a projekt várt eredményei?

Projekt célja

Nem érdemes minden célt belefoglalni a projektalapba. Jobb a fő célra és az alatta közvetlenül elhelyezkedő célokra összpontosítani. Végül is az projekt céljának üzleti esetben történő leírásának választ kell adnia arra a kérdésre, hogy “Mit fogunk csinálni?”, amelynek a projekt során érvényesnek kell maradnia. A fő célok és feladatok meghatározzák azt az irányt, amely felé a projektet alkotó tevékenységek haladnak. Ezeknek világosnak és mérhetőnek kell lenniük, és összhangban kell állniuk a szervezet általános céljaival.

A projekt terjedelme

A projekt terjedelme, amely a projektalapban szerepel, meghatározza a projekt határait, beleértve azt is, hogy mi tartozik és mi nem tartozik a projektbe. Tartalmaznia kell a projekt eredményeinek világos leírását, valamint bármilyen korlátozást vagy feltételezést, amely befolyásolhatja azt. Ezért érdemes megfontolni a kérdésre adott választ: “Milyen feladatokat fognak megvalósítani?” és “Milyen feladatokat nem fognak megvalósítani?”. Ez különösen fontos olyan projektek esetében, amelyek több érdekelt felet érintenek, akiknek a projekt eredményeivel kapcsolatos kimondatlan elvárásai így feltárulhatnak.

Szállítmányok

A projektalapnak tartalmaznia kell a projekt összes szállítmányának listáját, beleértve mindegyik rövid leírását és a konkrét célokat, amelyek felé haladnak. Emellett minden elemhez időkeretet is kell rendelni, lehetőleg egy mérföldkőhöz való hivatkozással, valamint a szállításért felelős személyt vagy csapatot.

A projekt időkerete

A projektalapnak tartalmaznia kell egy általános projekt ütemtervet is, amelyet érdemes vizualizálni egy idővonal segítségével. Ezen a projektmenedzsernek meg kell jelölnie a projekt kezdési és befejezési dátumait, a mérföldköveket vagy a tervezett eredmények szállítási dátumait.

Projekt költségvetés és erőforrás-elosztás

A projektalapnak tartalmaznia kell a projekt összköltségvetését is, amelyet leggyakrabban táblázatos formában mutatnak be. Ez megkönnyíti a következők megjelölését:

• A fő költségkategóriák – a munka, anyagok és berendezések becslése,
• A várható változások tartománya – figyelembe véve az árfolyam-ingadozásokat vagy előre nem látható költségeket,
• Tartalékok és költségvetési korlátok.

A dokumentum ezen szakaszának részleteznie kell az erőforrások elosztását, beleértve a személyzetet, berendezéseket és létesítményeket.

Projekt kockázatok

A projektalap kockázati szakaszának fel kell vázolnia a potenciális kockázatokat és a rájuk adott válaszokat. Ez magában foglalja a potenciális kockázatok azonosítását, mint például:

• késések,
• költségtúllépések vagy
• terjedelemváltozások.

Ezek felsorolása segít az érdekelt feleknek biztosítani, hogy a projektmenedzser, a projektcsapat és a szervezet felkészült legyen a potenciális problémákra, és legyen tervük arra, hogy mit tegyenek a mérséklésük vagy elkerülésük érdekében.

Üzleti eset vs projektalap

A projektalap és az üzleti eset közötti különbség elsősorban abban rejlik, hogy milyen célból készülnek. A projektalap egy dokumentum, amely elindít egy projektet, míg az üzleti eset érvel, hogy miért kellene elindítani egy projektet. Az alap meghatározza, hogy mi fog történni a projektben, míg az üzleti eset válaszol a kérdésre: “Milyen céllal?”. Mindkét dokumentum nagyon fontos a projekt megfelelő kezeléséhez, és segít a sikeresség elérésében.

Összegzés

A projektalap egy alapvető dokumentum, amely a projekt megvalósításának alapját képezi, és engedélyezi annak elindítását. Felvázolja a projekt céljait, feladatait, terjedelmét, költségvetését, erőforrás-elosztását és ütemezését. Azonosítja a potenciális kockázatokat és feltételezéseket is, növelve ezzel annak esélyét, hogy a projekt a tervek szerint haladjon.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.