Projektmenedzsment módszerek | #4 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projektmenedzsment módszerek kiválasztása gyakran a szervezet által van meghatározva, ami nem hagy szabad kezet a Projektmenedzsernek a feladatok megtervezésében és keretezésében. Azonban néha előfordul, hogy magunk választhatjuk meg a projektmenedzsment módszereket, vagy gazdagíthatjuk a tevékenységeket más módszerekből átvett elemekkel.

Projektmenedzsment módszerek – tartalomjegyzék:

1. Projektmenedzsment módszerek – bevezetés
2. Scrum
3. Kanban
4. Scrumban
5. Extreme programming (XP)
6. Lean
7. Prince2
8. Six Sigma
9. Kritikus út módszer (CPM)
10. Kritikus lánc módszer (CCPM)
11. Összegzés

Projektmenedzsment módszerek – bevezetés

A következő szövegben folytatjuk a bemutatónkat a projektmenedzsment módszerekről, és megvizsgáljuk, hogy a szervezetek hogyan gyakorolják a projekt végrehajtását.

Scrum

A Scrum a legnépszerűbb módszer az agilis projektcsapatok menedzselésére. A 2021-es 15. Éves Állapotjelentés az Agilisról szerint a Scrum most már a projektek 66%-ánál használatos. Bár szoftverfejlesztésre fejlesztették ki, gyorsan népszerűvé vált más szakterületeken dolgozó csapatok körében is. Használják HR és marketing osztályok, pénzügyesek és tervezők is.

A Scrum fő előnye a intenzív kommunikáció és a csapat együttműködésének folyamatos javítása, valamint a csapat motivációjának és hatékonyságának maximalizálása. Legjobban az olyan egyszeri feladatokhoz működik, amelyek innovatív megközelítést igényelnek.

Másrészt a Scrum hátrányai közé tartozik a specifikus terminológia és az elvek általánossága, amelyek könnyebben tanulhatók, mint alkalmazhatók a gyakorlatban. Így fel kell készülni arra, hogy egy nagy adag terminológiát elsajátítsunk, megértsük, kik a Scrum Master és a Product Owner, és miről szól a Sprint és annak Retrospektívája. Azonban a Scrum-mal irányított csapatok által elért mérhető sikerek kárpótolják ezeket a kisebb kellemetlenségeket.

Kanban

A fent említett Állapotjelentés az Agilisról szerint a csapatok 7%-át Kanban módszerrel irányítják. A Kanban jobban alkalmas, mint a Scrum a folyamatos és ismétlődő feladatokhoz, amelyekhez nem szükséges részletes tervezés. Másrészt a fő jellemzője a szállított eredmények időbeli és minőségi fókuszálása.

A Projektmenedzser feladata a feladatok sorának létrehozása, amelyből minden csapattag kiválasztja azokat, amelyeket először elvégez. A Kanban legnagyobb előnye a projekt állapotának világos vizualizálása. A Kanban táblák adják a Kanban nevét. Ezek a feladatokat a megvalósítandó munkák sorába, a folyamatban lévő feladatokba és a már elvégzett feladatokba osztják.

Forrás: Kanban tábla egy ingyenes projektmenedzsment eszközből: www.firmbee.com

Scrumban

A Scrumban, amelyet a csapatok 10%-a használ, a Scrum és a Kanban kombinációja nemcsak névlegesen. Általában azok a cégek alkalmazzák, amelyek az innovatív termékek létrehozását kombinálják az ügyfelek számára nyújtott ismételhető szolgáltatásokkal.

Előnye, hogy csökkenti a csapat kommunikációjához szükséges időt. A Scrumban a Scrum alapelveit használja, hogy hangsúlyozza a munkafolyamat javításának értékét és folyamatosan igazítsa a munkát az ügyféligényekhez. Másrészt Kanban táblákat használ, ami csökkenti a munkakövetelmények és eredmények megvitatásához szükséges időt. Ennek eredményeként a követő találkozók 3 vagy akár 12 havonta zajlanak.

Extreme programming (XP)

Az XP az agilis módszertanok egyike a magas kockázatú IT projektek végrehajtására. Az XP szellemében a projektmenedzsment jellemzője a maximális rugalmasság és a szükségesnél nem tovább tervezés. Az extreme programming alapvető premisszája viszont a fejlesztett szoftver minőségének és a fejlesztők életminőségének javítása.

Az XP előnye a csapat folyamatos kapcsolata az ügyféllel és a létrehozott eredmények folyamatos ellenőrzése, amelyet párban végzett munka révén érnek el. Az egyik személy végzi a kijelölt feladatokat, míg a másik figyelemmel kíséri a munkáját, további kérdéseket tesz fel és szükség esetén hibákat keres. Másrészt az extreme programming hátrányai közé tartozik, hogy nagyon igényes az ügyfél számára, aki folyamatosan elérhetőnek kell lennie a programozó csapat számára.

Lean

A Lean Management közvetlenül a második világháború után alakult ki, a Toyotánál kifejlesztett projektmenedzsment gyakorlatok alapján. Azonban csak a ’90-es években nyert népszerűséget a nyugaton, miután megjelent a “The Machine That Changed the World” című könyv. A “lean projektmenedzsment” fő célja a pazarlás csökkentése, azaz a vállalat idejének és erőforrásainak legjobb kihasználása volt.

A Lean sikeres végrehajtása jelentősen csökkenti a működési költségeket, javítja a hatékonyságot, valamint a termékek és szolgáltatások minőségét. Manapság főként a termelés irányítására használják, és az utóbbi időben egyre inkább alkalmazzák a termelés környezetre gyakorolt negatív hatásainak csökkentésére.

Prince2

A Prince2 név a projektmenedzsment módszerre és a Projects In Controlled Environments tanúsítványra utal. A hangsúly a projektek magas szintű standardizálásán és ismételhetőségén van. Ennek következtében leggyakrabban olyan cégeknél használják, amelyek ismétlődő feladatokat végeznek. Lehetővé teszi a projekt kereteinek pontos meghatározását és hatékony standardizálását.

A Prince2 alapvető problémája, hogy még a különálló rövidítése – PINO, azaz Prince2 csak névlegesen – is megérett. Az egyik alapvető hibája a túlzott bürokratikussá válásra való hajlama, amely terméketlen találkozók tartásához és olyan dokumentumok létrehozásához vezet, amelyeknek nincs más célja, mint a háztartási célok.

Six Sigma

A Six Sigma a Motorolánál alakult ki, és főként a gyártással foglalkozó nagy szervezetek használják. Ennek a projektmenedzsment módszernek a fő célja a folyamatok javítása, a minőség javítása és a késztermékek hibáinak gyakoriságának csökkentése. Főként adat- és statisztikai elemzésen alapul.

A Six Sigma-t kritizálták a kommunikációra való alacsony hangsúly miatt, aminek következtében a végrehajtott menedzsmentváltozások gyakran hatástalanok és nem hozzák a várt eredményeket.

Kritikus út módszer (CPM)

A Kritikus Út Módszer (CPM) magában foglalja egy projektmodell létrehozását, amely a következő elemeket tartalmazza:

• a projekt befejezéséhez szükséges feladatok
• feladatok eredményei
• az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges idő mennyisége, és
• feladatok közötti függőségek.

A CPM tehát a teljes projekt és a befejezéshez vezető út vizualizálásáról szól. Gyakran használják projekttervezésre, és szerepe hasonló a Gantt-diagramhoz a vízesés módszerben, vagy az epikhez az agilis módszertanokkal irányított projektekben.

Kritikus lánc módszer (CCPM)

A Kritikus Lánc Projektmenedzsment (CCPM) módszer a fent leírt CPM módszer módosítása. A kulcsfogalom itt – kritikus lánc – a projekt befejezéséhez szükséges legnagyobb összefüggő feladatok listájának azonosítása. A CCPM módszer a forráskezelésre és a feladatok priorizálására összpontosít. Ezért sokkal szűkebb feladatokat határoz meg, mint olyan módszertanok, mint a Scrum, az Agilis vagy a vízesés módszer.

Összegzés

A projektmenedzsment módszereket leggyakrabban a gyakorlók fejlesztik ki. Ezért általában tükrözik egy adott szervezet igényeit, és válaszolnak azokra a kihívásokra, amelyek egy adott tevékenységhez kapcsolódnak – szolgáltatások vagy termékek, ismétlődő vagy egyedi projektek, erőforrás- vagy emberi menedzsment. Ezért ajánlott megismerkedni a meglévő projektmenedzsment módszertanokkal, és tudatosan választani egyet vagy azok kombinációját, amely optimálisan megfelel a helyzet igényeinek.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.