Projekt életciklus | #13 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Minden projekt jól meghatározott időtartamig tart. Függetlenül a munkamódszerétől, különböző azonosítható fázisokon megy keresztül. Miből áll a projekt életciklusa? Olvass tovább, hogy megtudd!

Projekt életciklusa – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mi a projekt életciklusa?
3. A projekt életciklusának fázisai
4. A ciklus menete
5. Összegzés

Bevezetés

Nem könnyű beszélni a projektek idődimenziójáról. Nemcsak azért, mert a PMI 2021-es jelentése szerint 45%-uknak hosszabb előkészítési időre van szüksége a céljaik eléréséhez. Hanem azért is, mert nincs univerzális séma a következő fázisokról vagy szakaszokról, amellyel minden projektet leírhatnánk.

Ezért ma azt fogjuk megvizsgálni, hogyan fejlődik egy ilyen projekt az idő múlásával. Válaszolni fogunk arra a kérdésre, hogy mi a projekt életciklusa. Megnézzük azt is, hogy az eredmények szállításának ritmusa, valamint a választott módszertan – agilis vagy vízesés, más néven prediktív – hogyan kapcsolódik a projekt életciklusához.

Mi a projekt életciklusa?

A ciklus a projekt kezdetétől a végéig tart, és olyan szakaszokból áll, amelyek végül az üzleti értékek szállításához vezetnek a részesedők számára. A PMBOK így határozza meg:

“A fázisok sorozata, amelyen egy projekt átmegy a kezdetétől a befejezéséig.”

A projekt életciklusának és fázisainak fogalmait általában nem használják az agilis és lean módszertanokat alkalmazó projektek. Az agilis szakemberek nehezen definiálják őket, és egyszerűen kezelhetetlennek találják. Azonban az agilis módszereket alkalmazó projektekben mégis léteznek ilyen fázisok. Ezeket könnyen észlelhetjük. Például, ha áttekintjük egy befejezett projekt dokumentációját vagy a projektmenedzsment szoftver által elérhető elemzéseket, láthatjuk, mikor kezdtek dominálni a “végrehajtás” és “tesztelés” címkével ellátott feladatok a projektben. E fázisok időtartama vagy költsége alapján érdekes következtetéseket vonhatunk le a jövőre nézve.

Azonban a projekt életciklusa sokkal nagyobb szerepet játszik a vízesés modellben. Ilyenkor hasznos a folyamatban lévő munkákhoz, mivel lehetővé teszi a pontosabb hosszú távú tervezést. A projekt életciklusának fázisainak megkülönböztetése jelentősen megkönnyítheti a menetrend létrehozását, és ennek következtében a projekt hatékony és időben történő megvalósítását.

A projekt életciklusának fázisai

A projekt életciklusának szakaszai különböző sorrendben követhetik egymást. A PMBOK szerint a kulcsfontosságú fázisok a következők:

• Indítási fázis – itt a legfontosabb dolog a projekt megvalósíthatóságának ellenőrzése és a kulcsszereplők általi jóváhagyás.
• Tervezési fázis – elsősorban az adatok, eszközök és a projektcsapat összegyűjtésére összpontosít.
• Megvalósítási fázis – amely során létrejön a projekt célját képező termék vagy szolgáltatás.
• Tesztelési fázis – amelyben a projekt eredményét az végrehajtás minősége szempontjából elemzik, és végső ellenőrzésnek vetik alá a csapat és az ügyfél.
• Telepítési fázis – a termék vagy szolgáltatás a célkörnyezetben kerül tesztelésre, és a projekt típusától függően forgalmazzák vagy végül telepítik az ügyfél helyszínén.
• Projekt lezárása – a csapat következtetéseket von le a projekt megvalósításából és a megszerzett tudás jövőbeli alkalmazásairól, a projekt dokumentációját pedig archiválják.

Minden fázisnak lehet specifikus kilépési kritériuma. A projektnek meg kell felelnie ezeknek a feltételeknek ahhoz, hogy továbbléphessen a következő fázisra. Mégis, a projekt életciklusában a fázisok nem mindig követik egymást csak egyszer.

A ciklus menete

A ciklus menete lehet lineáris. Ilyenkor a következő fázisok egymás után következnek. Azonban sok esetben az indítási fázist ismételten követi a tervezés, végrehajtás és tesztelés, sőt, a kezdeti megvalósítás is. Ennek oka, hogy a projekt életciklusának szakaszai ciklikusak, és ez a következőktől függ:

• a projekt eredményeinek természete – az iparági szabványoktól függően, például attól, hogy hányszor és ki teszteli a terméket a végső megvalósítás előtt, amit könnyen elképzelhetünk a kozmetikumok, gyógyszerek vagy szoftverek bevezetésének példáján keresztül,
• a módszertan – vízesés vagy agilis, ahol a lépések megismételhetőségét befolyásoló tényező az, hogy mennyire innovatív az eredmény és hogyan zajlik az együttműködés a részesedőkkel,
• az eredmények szállításának ritmusa

Az eredmények szállításának ritmusa korlátozott lehet egy egyszeri szállításra, amikor a projekt célja egy konkrét termék létrehozása vagy egy egyedi szolgáltatás végrehajtása. Ciklikus is lehet, mint például a javított és frissített szoftver vagy a rendszeres időközönként végzett szolgáltatás esetében. A szállítás több, nem annyira szorosan összefüggő komponensből is állhat. Például, amikor egy projekt célja egy park revitalizálása, az olyan változatos feladatokból állhat, mint:

• az existing vegetation elemzése
• a helyi közösség igényeinek felmérése
• fák ültetése
• ösvények kijelölése
• világítás telepítése

Ebben az esetben mindegyik fázis esetében majdnem az egész cikluson végig kell menni – a tervezéstől a megvalósításig.

Összegzés

A projekt életciklusa egy sor egymást követő szakasz, amelyek egyszer történhetnek meg, vagy hurkokat alkothatnak, amelyek többször ismétlődnek. Ezek végül az üzleti értékek szállításához vezetnek, azaz a projekt céljának megvalósításához, és mindig a projekt indításával kezdődnek.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.