A projektmegbeszélések típusai | #33 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Kick-off és záró, konfrontatív és tárgyalási, napi és ellenőrzési… Különböznek a résztvevőkben, időtartamban és napirendben is. Azonban minden projektmegbeszélésnek van egy közös vonása: ezek során a projekthez kapcsolódó emberek problémákat vagy eredményeket mutatnak be, és közösen megvitatják a feladatok végrehajtását.

A projektmegbeszélések típusai – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Tervezés
3. Megoldások keresése
4. Döntéshozatal
5. Az eredmények ellenőrzése
6. Tevékenységek összefoglalása
7. Összegzés

Bevezetés

A PMBOK összesen 16 típusú megbeszélést különböztet meg, amelyek kulcsfontosságúak a hatékony projektmenedzsment szempontjából! Mindegyiknek van egy konkrét célja és egy résztvevők listája, akiknek a jelenléte szükséges a megbeszélés lebonyolításához. Nem soroljuk fel az összes típust, inkább ezekre az alapvető típusokra összpontosítunk, és megválaszoljuk a kérdést: “Miért tartanak megbeszéléseket?”

A megbeszéléseket nagyon gyakran időpazarlással társítják, de a tervezésük szerint kulcsfontosságú részét képezik egy projektnek és elengedhetetlen kommunikációs eszköznek. Ennek érdekében a résztvevőknek tudniuk kell a megbeszélés célját és, ha lehetséges, a napirendet. Szükség lesz egy felelős személyre is a zökkenőmentes lebonyolítás érdekében. Ma nézzük meg a megbeszélések típusait, amelyeket a céljuk szerint osztályoznak.

Tervezés

A feladatok tervezése a projekt számára a kick-off megbeszélések és a rendszeres megbeszélések célja, ahol a csapat a projekt céljait és feladatait vitatja meg.

A kick-off megbeszélés a projekt, annak fázisa vagy egy adott iteráció kezdetén zajlik. Minden csapattag és kulcsszereplő részt vesz rajta, és a legfontosabb elemei a következők:

• Egymás megismerése és a csapattagok,
• Elvárások meghatározása
• Tervezés – az első cselekvési terv kidolgozása.

Jól lebonyolított kick-off megbeszélésből minden résztvevőnek motivációval kell távoznia a projekt elindításához és egyértelmű megértéssel:

• A projekt célja,
• Azokra vonatkozó elvárások,
• Elérhető erőforrások és azok felhasználása,
• A szerepek és felelősségek megosztása a projektben,
• A projekt időkerete és terjedelme,
• A feladatok, amelyekkel kezdeniük kell.

A következő kick-off megbeszélések és tervezési megbeszélések során fokozatosan igazítják a projekt tervét a megvalósítás körülményeihez. A csapat részletesebb feladatokat tervez, hogy meghatározza a célokat és az elérésük módját. Így a megoldások keresésében is részt vesz.

Megoldások keresése

A projektmegvalósítás során felmerülő nehézségek kezelésére irányuló megoldások keresése a népszerű brainstorming és mélyreható problémamegbeszélések célja.

A brainstorming célja számos ötlet és potenciális megoldás generálása egy problémára vagy kihívásra. Ezek általában csak a projekt csapattagjait vonják be, és néha meghívott érdekelt feleket. Bár gyakran kritizálják őket, mert kedveznek azoknak, akik gyorsan, sokat és hangosan beszélnek, nagyszerű eszközök a számos ötlet generálására, amelyeket később csendesebb légkörben lehet megvitatni.

A problémamegoldó megbeszélések a brainstorming ülések természetes folytatása. Itt a megoldásokat részletesebben vitatják meg, hogy pontosabb, kiegyensúlyozott döntéseket lehessen hozni.

Döntéshozatal

A döntéshozó megbeszélések célja a rendelkezésre álló lehetőségek megvitatása és egy konkrét intézkedésről való megállapodás elérése. Ha a célok megvalósításával kapcsolatosak, csak a projektcsapat vesz részt. Ha viszont a döntések jelentős következményekkel járó kérdéseket érintenek, akkor a kulcsszereplők is részt vesznek rajtuk.

A kulcsfontosságú döntéseket a “csúcstalálkozón”, a irányító bizottság ülésén hozzák meg. A PMBOK úgy határozza meg, mint “egy olyan megbeszélés, ahol a magas szintű érdekelt felek irányt adnak és támogatják a projektcsapatot, és döntéseket hoznak a projektcsapat hatáskörén kívül.”

Az eredmények ellenőrzése

A projektmunka eredményeiről szóló információk megosztására és elemzésére irányuló megbeszéléseket időszakonként tartanak. Ezeket “Állapotfrissítő megbeszéléseknek” vagy egyszerűen “Állapotmegbeszéléseknek” nevezik. Lehetővé teszik a csapat működésében bekövetkező kedvezőtlen változások gyors azonosítását és a felmerülő kockázatokra való reagálást.

Tevékenységek összefoglalása

Ciklusos tevékenység-összefoglalók zajlanak a retrospektívnak nevezett összejöveteleken. Ezeket a projekt minden fontos szakaszának végén tartják, például amikor egy mérföldkövet érnek el. Céljuk, hogy a csapattal együtt reflektáljanak a végrehajtott feladatokra és arra, hogyan dolgoznak együtt a csapattagok.

A retrospektív mellett a PMBOK említ egy érdekes típusú megbeszélést, amely a múltbeli tevékenységekből való tanulságok levonására irányul, ezt “tanulságok levonása” néven ismerik. Ezt arra használják, hogy összefoglalják és megosszák a tanulságokat az egész projektről vagy annak kiválasztott fázisáról. Eredménye a projektcsapat teljesítményének javulása kell, hogy legyen, amelyet a hibák tudatosabb ismerete és a jó gyakorlatok következetes alkalmazása révén érnek el. “Tanulságok levonása” megbeszéléseket lehet szervezni a csapatban olyan helyzetek megvitatására, amelyeket jobban is meg lehetett volna oldani. Azonban leggyakrabban a csapat által megismételni kívánt sikerekre és a nagyon jó eredményeket hozó megoldásokra összpontosítanak.

Összegzés

A projektmegbeszélések fő céljai:

• a kommunikáció elősegítése,
• problémamegoldás,
• döntéshozatal, és
• a projektmunka előrehaladásának nyomon követése.

A hatékonyság kulcsa a transzparencia. Minden projektmegbeszélésnek világos céllal, napirenddel és résztvevők listájával kell rendelkeznie, és ha lehetséges, egy facilitátorral, akinek a jelenléte segíthet biztosítani, hogy a megbeszélés zökkenőmentesen és hatékonyan zajlik.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.