A projektek priorizálása | #7 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A mai cikkben a projektek priorizálásáról fogunk beszélni. Fontosabb egy kockázatos projektbe belevágni, amely gyorsan nagy profitot hozhat? Vagy fontosabb befejezni a megoldások fejlesztését, amelyek potenciálisan alacsonyabb, de hosszú távú profitot hoznak, és a megvalósítás végső szakaszában vannak? Sok szervezetnek számos projektje zajlik párhuzamosan. Hogyan kezdjünk neki a priorizálásnak korlátozott erőforrásokkal?

Projektek priorizálása – tartalomjegyzék:

1. Projektek priorizálása – bevezetés
2. Az Eisenhower mátrix
3. moSCoW
4. DICE
5. Projektek priorizálása – összefoglalás

Projektek priorizálása – bevezetés

A következő szövegben a legnépszerűbb módszereket fogjuk megvizsgálni, amelyek megkönnyítik a projektek priorizálására vonatkozó döntéshozatalt – mind az önállóan végzett, mind a programhoz vagy projektportfólióhoz tartozó projekteket. Megbeszéljük az Eisenhower mátrixot, amelyet nemcsak a projektek priorizálására, hanem az azokban végzett feladatok priorizálására is alkalmaznak. Közelebbről megvizsgáljuk a Dai Clegg által létrehozott gyakran használt MoSCoW módszert, valamint a DICE modellt, amelyet az 1990-es évek közepén a Boston Consulting Group talált fel.

Az Eisenhower mátrix

Az Eisenhower mátrix lehetővé teszi a projektek priorizálását azáltal, hogy azokat két tengely által meghatározott térbe helyezi – mi sürgős és mi fontos. Van egy közös ábra, amely bemutatja őket:

moSCoW

Az Oracle lett a MoSCoW technika alkalmazásának úttörője. Ezt említik hatékony priorizálási sémaként a legújabb Project Management Body of Knowledge (PMBOK) mellett, a többkritériumos elemzés mellett. Négy kategóriába sorolja a projekteket:

• Must-haves – azaz olyan projektek, amelyeket be kell fejezni, mivel ezek kulcsfontosságúak a cég működéséhez; ezek közé tartozik például a biztonság megteremtése és a hozzáférési jogok meghatározása a cég felhőjében, pénzügyi kimutatások és jelentések készítése egy befektető számára, vagy megoldások megvalósítása egy kulcsfontosságú ügyfélnél,
• Should-want – azaz azok, amelyeket meg kell valósítani, mert elhanyagolásuk rontaná a cég teljesítményét; ez lehet például a székhely áthelyezése egy kényelmesebb helyre, vagy egy új, egyre népszerűbb értékesítési platformra való belépés,
• Could-have – azaz olyan projektek, amelyeket “ha az idő engedi” kell megvalósítani, mert valószínűbb, hogy pozitívan befolyásolják a céget; egy példa egy ilyen projektre lehet a részvétel egy ipari eseményen, vagy egy verseny előkészítése a kivitelezők számára,
• Will not have – azaz azok, amelyeket a jövőben lehet megvalósítani, de jelenleg nem szerepelnek a prioritási listán.

DICE

A DICE módszer a projektekhez rendelt prioritásokat numerikus értékekké alakítja, és több mint 1,000 nagy szervezetnél világszerte megtalálható. A DICE akroním a következő összetevőkből áll:

1. D (Időtartam) – a projekt időtartama, amely a következő értékeket kapja:
• 1 – ha a projekt kevesebb mint 2 hónapig tart
• 2 – ha a projekt 2-4 hónapig tart
• 3 – ha a projekt 4-8 hónapig tart
• 4 – ha a projekt több mint 8 hónapig tart
2. I (Csapat Teljesítmény Integritás) – a csapat képessége, különös hangsúlyt fektetve a Projektmenedzserre, hogy sikeresen végrehajtsa a projektet, amely értékpontokat kap:
• 1 – nagyon jó
• 2 – jó
• 3 – átlagos
• 4 – alacsony
3. C (Elkötelezettség) – a támogatási szintek, amelyek két összetevőből állnak
• C1 – a projekt látható támogatása a szponzor vagy az igazgatóság részéről
• C2 – a projekt megvalósítását érintő emberek támogatása, ahol a következő értékek felelnek meg mindegyiküknek:
• 1 – világosan kommunikált támogatás
• 2 – viszonylag világos támogatás
• 3 – semleges álláspont
• 4 – világos ellenállás
4. E (Erőfeszítés) – a projekt megvalósításához szükséges erőfeszítés, a cég napi feladatain túl, ahol az értékek a következőképpen alakulnak:
• 1 – kevesebb mint 10% további forgalom
• 2 – 10-20% további forgalom
• 3 – 20-40% további forgalom
• 4 – több mint 40% további forgalom

A DICE értékét a következő képlettel számítják ki: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

A pontszám alapján meghatározható, hogy a tervezett projekt valószínűleg sikeres lesz-e, és így érdemes-e magasra helyezni a prioritási listán:

• 7 – 14 – nyerési zóna – a projektnek nagyon jó esélye van a megvalósításra
• 14 – 17 – veszélyzóna – a projektnek van némi esélye a sikerre
• 17 felett – kétségbeesés zónája – a projekt kimenetele nehezen megjósolható, vagy a projekt valószínűleg nem lesz sikeres.

Projektek priorizálása – összefoglalás

A bemutatott projektpriorizálási módszerek természetesen nem mindig állnak rendelkezésre a projektek kiválasztásához és rangsorolásához. Sok szervezet nem alkalmaz formális priorizálási módszereket, mint például a DICE, és egyeseknél egy egyén véleménye, aki kizárólag a saját véleményei alapján irányít, döntő jelentőségű. Azonban, különösen amikor több kritikus és magas kockázatú projektet fontolgatnak, hogy egyszerre kezdjék el vagy folytassák, a priorizálási eszközök használata érdemes.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.