Kockázatelemzés a projektekben és az azt segítő eszközök | #38 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A kockázatelemzés segít növelni a projekt sikeres befejezésének esélyeit. De milyen típusú kockázatok fenyegethetik a projektet? Milyen eszközöket érdemes alkalmazni a kockázatok időben történő azonosításához?

Kockázatelemzés – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A projektek kockázatainak típusai
3. Műszaki kockázatok
4. Erőforrás kockázat
5. Üzleti környezeti kockázatok
6. Kockázatelemző eszközök
7. Ishikawa-diagram
8. Kockázati mátrix
9. Összefoglalás

Bevezetés

A kockázatelemzés a projektmenedzsment kulcsfontosságú eleme, mert lehetővé teszi:

• az azonosítást,
• értékelést és
• a potenciális kockázatokra való reagálást, amelyek figyelmen kívül hagyása az egész projektet meghiúsíthatja.

A Project Management Institute (PMI) 2021-es jelentése szerint a projektek közel fele nem éri el céljait, és több mint fele késésben van vagy túllépi a költségvetést.

A projektek kockázatainak típusai

A három leggyakoribb kockázat, amely a legtöbb vállalati projektet érinti:

• Műszaki kockázat – a szoftverrel, hardverrel vagy folyamatokkal kapcsolatos problémákra utal, amelyek megakadályozhatják a projekt megvalósítását
• Erőforrás kockázat – az erőforrások, például a munkavállalók, a költségvetés vagy az idő rendelkezésre állásával kapcsolatos problémákat foglalja magában
• Üzleti környezeti kockázat – olyan problémákkal foglalkozik, mint a szabályozások vagy a verseny változásai.

Nézzük meg közelebbről mindegyiket, hogy lássuk, hogyan lehet azonosítani, elemezni és reagálni az egyes kockázattípusokra.

Műszaki kockázatok

A műszaki kockázatok hatékony azonosításához és elemzéséhez részletes elemzést kell végezni a projekt műszaki specifikációiról, az alábbi kérdések megválaszolásával:

• Mely feladatokhoz lesz szükség innovatív technológia használatára?
• Van-e a szervezetnek csapata a projekt technológiai oldalának fejlesztésére, megvalósítására és üzemeltetésére? Ha nem,
• Melyik megoldásszolgáltatót válasszuk, és hogyan fogalmazzuk meg a szerződést a kivitelezőkkel?

Emellett érdemes forgatókönyv-alapú kockázatelemzést végezni a potenciális problémák és következményeik észlelésére. A műszaki kockázatok minimalizálása érdekében különös figyelmet kell fordítani a projekt minőségellenőrzésére, és biztosítani kell a rendszeres tesztelést és karbantartást. Egy tartalékterv is fontolóra vehető. A projektmenedzsernek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a technológiai újításokat, és konzultálnia kell a projekt végrehajtásának területén dolgozó szakértőkkel.

Erőforrás kockázatok

Az erőforrás kockázatok minimalizálása megköveteli a szakemberek és szakképzett munkavállalók rendelkezésre állásának, a költségvetés reális elérhetőségének és a feladatok megszakítás nélküli végrehajtásához szükséges időnek az elemzését.

Ennek a kockázattípusnak az elemzésekor a projektmenedzsernek a következő kérdéseket kell feltennie:

1. Van-e elegendő szakember a projekt kulcsfontosságú területein, például programozás, tervezés vagy finanszírozás terén?
2. Vannak-e megfelelő eljárások és eszközök az erőforrások kezelésére, például erőforrás-tervezés vagy jelentéskészítés?
3. Tartalmazza-e a projekt költségvetése a szükséges forrást az erőforrások toborzására vagy kiszervezésére?

Üzleti környezettel kapcsolatos kockázatok

Az üzleti kockázatok elsősorban a verseny dinamikus fejlődésének megjelenésével kapcsolatosak. Utalhatnak új szabályozásokra is, amelyek befolyásolják a költségvetést vagy a projekt időzítését. Jó példák a megoldások tanúsításának szükségessége vagy a piacon való megjelenést megelőző hivatalos eljárások, vagy a projekt folytatásának szükségessége.

A projektmenedzser üzleti kockázatok elemzését segítő mintakérdések a következők:

1. Tudatában vagyunk-e a potenciális szabályozási változásoknak az iparágban, amelyben a projektünk működik?
2. Elemeztük-e a versenytársaktól származó potenciális fenyegetéseket, például új termékeket vagy szolgáltatásokat?
3. Van-e tartaléktervünk a kedvezőtlen üzleti környezeti változások esetére, például a termékünk vagy szolgáltatásunk iránti kereslet csökkenése esetén?

Kockázatelemző eszközök

Az elsődleges kockázatelemzéshez a széles körben alkalmazott SWOT jól működik. Azonban a technológiai, erőforrás- és üzleti kockázatok alapos diagnózisának elvégzésekor érdemes dedikált, szakosodott eszközöket választani. A következők híresek a hatékonyságukról:

• Ishikawa-diagram, amelyet jellegzetes formája miatt hal-diagramnak is neveznek, és
• Kockázati mátrix.

Ishikawa-diagram

Az Ishikawa-diagram egy eszköz a problémák és potenciális kockázatok okainak azonosítására és elemzésére. Dr. Kaoru Ishikawa, egy japán mérnök és minőségügyi tanácsadó fejlesztette ki. Ishikawa jól ismert előadó és a minőségmenedzsment szakértője volt, valamint számos más minőséggel kapcsolatos eszköz és módszer, például a Pareto-diagram és a hisztogram-diagram alkotója. Ishikawa elsősorban az iparban dolgozott, de eszközei és módszerei más területeken, például a projektmenedzsmentben is alkalmazásra találtak.

Az Ishikawa-diagram egy problémát ok-okozati grafikon formájában mutat be, amelyből ki lehet vonni a probléma kulcsokait. Mások mellett értékelést nyújthat a műszaki kockázatok felfedezésére. Ennek oka, hogy képes azonosítani a technológiával kapcsolatos potenciális hiányosságokat vagy problémákat, és meghatározni azok okait.

Kockázati mátrix

A kockázati mátrix először az 1950-es években jelent meg a légiközlekedési iparban, ahol a repülésbiztonsági kockázatok értékelésére alkalmazták. Az eszköz népszerű nemcsak a projektmenedzsmentben, hanem az üzleti életben, a tudományban vagy a biztonsági elemzésben is.

A kockázati mátrix lehetővé teszi, hogy meghatározzuk a kockázat szintjét minden veszély esetén, súlyt rendelve hozzá a bekövetkezésének valószínűsége és hatásai alapján. Ez egy egyszerű táblázat, amelyben a sorok a különböző kockázatokat, az oszlopok pedig a bekövetkezés valószínűségét és hatását képviselik.

A kockázati mátrix diagram négyzetekből áll, amelyek az egyes kockázatokat képviselik. Minden veszélyt egy a négy négyzet közül azonosítanak, amelyek a kockázat szintjének felelnek meg:

• alacsony,
• közepes,
• magas vagy
• nagyon magas.

A négyzetek információt nyújtanak a bekövetkezés valószínűségéről és a kockázat következményeiről. A kockázati mátrix alkalmazásával a projektmenedzser azonosíthatja, hogy milyen kockázatok kapcsolódnak a projekthez, és mérlegelheti, milyen intézkedéseket tegyen azok minimalizálása érdekében.

Összefoglalás

A kockázatelemzés azonosítja, értékeli és reagál a potenciális kockázatokra, amelyek befolyásolhatják egy projekt sikerét. Azonban a mai üzleti környezet volatilitása egyre nehezebbé teszi az elemzést és a pontos következtetések levonását. Új típusú kockázatok merülnek fel, például a kiberbiztonság, az infláció vagy a nyersanyagok elérhetősége terén. Ezért érdemes emlékezni arra, hogy a kockázatelemzés egy folyamatos, megismételt és frissített folyamat, amely a projekt során zajlik.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.