A menedzsment 4P-je: projekt, termék, program és portfólió | #24 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A menedzsment 4P-je sok közös vonással bír – szervezési és interperszonális készségeket, valamint rugalmasságot és a csapat motiválásának képességét igényli. De mi rejlik a négy P betű mögött?

A menedzsment 4P-je – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. 4P – Projekt, termék, program, portfólió
3. Projektmenedzsment
4. Termékmenedzsment
5. Programmenedzsment
6. Portfóliómenedzsment
7. Összegzés

Bevezetés

A kisebb cégek gyakran egyetlen projektet valósítanak meg, vagy egyetlen terméket hoznak létre. Ilyen esetekben ezek az egyetlen céljai a szervezetnek. Azonban, amikor a cég növekszik, stratégiája szélesebb jövőképet igényel, és céljai diverzifikálódnak, érdemes megfontolni, hogyan lehet a legjobban megszervezni a projektmenedzsmentet, hogy a megvalósítása a lehető leghatékonyabb legyen.

4P – Projekt, termék, program és portfólió

A 4P kissé eltérő, gyakran egymással összefüggő feladatcsoportokat jelöl. Ezek a következők:

• projekt
• termék
• program
• portfólió

Az alábbiakban közelebbről megvizsgáljuk, hogy mik ezek, és miért fontos ismerni a sajátosságaikat, amikor a tervezésre, a feladatok megszervezésére és egy projekt végrehajtására kerül sor.

Projektmenedzsment

Minden projekt önállóan valósítható meg. Része lehet egy programnak vagy portfóliónak is. Van egy meghatározott kezdete és vége, és célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatást vagy egyéb eredményt állítson elő.

A projekt jellemző vonásai közé tartozik:

• meghatározott kezdési és befejezési időpont
• meghatározott cél
• egy ideiglenes csapat, amelyet kifejezetten ennek a feladatnak a végrehajtására állítottak fel

Sok projektmenedzser egyszerre több projektet kezel. Ez különösen igaz az egyetlen programhoz vagy portfólióhoz tartozó projektek esetében. De miben különbözik egy projekt egy terméktől?

Termékmenedzsment

A termékmenedzsment eltér a projektmenedzsmenttől, elsősorban azért, mert nincs meghatározott időkerete. A termékmenedzsereknek jól kell ismerniük a felügyeletük alatt álló terméket, és meg kell tervezniük annak fejlesztését. Prioritásokat állítanak fel, új funkciókat adnak hozzá, javítják a meglévőket, valamint kezelik a termékfejlesztési költségvetést, egyensúlyozva a cég lehetőségeit és az ügyfél elvárásait.

A terméket a projekttől azzal különböztethetjük meg, hogy állandó, fizikai tárgyként gondolunk rá. Ennek az az oka, hogy a termék állandó identitást tart fenn, még akkor is, ha módosításokon megy keresztül. Egy termék lehet például egy okostelefon, amely az telepített alkalmazásoktól és a személyre szabástól függően változik.

A projekttel ellentétben, a terméknek nincs meghatározott életciklusa. A termékmenedzsmentet ezért a következők jellemzik:

• folyamatos fejlesztés a változó ügyféligényekre reagálva
• folytonosság
• alkalmazkodási tervezés
• egy állandó termékfejlesztő csapattal való együttműködés

A termék projektek révén fejlődhet – ideiglenes és egy idő után megvalósított. Visszatérve az okostelefon példájához, egy termékfejlesztési projekt magában foglalhat egy szoftverfrissítést, amely megkönnyíti a kamera használatát éjszaka.

Programmenedzsment

A PMBOK szerint a program:

Kapcsolódó projektek és néha kisebb programok gyűjteménye, amelyeket együtt kezelnek, hogy olyan értéket építsenek, amelyet mindegyik külön-külön kezelése nem tudna biztosítani. (En verzió: “Program. Kapcsolódó projektek, leányprogramok és programtevékenységek koordinált módon kezelve, hogy olyan előnyöket nyerjenek, amelyeket egyedileg kezelve nem lehet elérni.”)

A projekt- és termékmenedzsment a szervezet profiljába tartozó feladatok tervezésével, megszervezésével és végrehajtásával foglalkozik, amelyek egy olyan cél megvalósításához vezetnek, amely hasznos az ügyfél vagy a cég számára. A programmenedzsment ezzel szemben azt foglalja magában, hogy meghatározza, mely projekteket kell megvalósítani a szervezetben, hogy hatékonyan és időben elérjék az egyik stratégiai célt. Ez középtávú tervezés, amely eldönti, hogy milyen prioritást adjon minden projektnek, valamint folyamatosan meghatározza, hogy mi legyen a köztük lévő kapcsolat.

Vegyük például az “Új Cégfiók” programot. Ez a következőkből állhat:

• A projekt A, hogy kiválassza a helyszínt és berendezze az új központot
• B projekt, hogy csapatot alkalmazzanak az új városban
• C projekt, hogy megszervezzék a cég házavató buliját
• D projekt, hogy helyi ügyfélkört építsenek ki

Más dolgok mellett, a programmenedzsmentnek figyelembe kell vennie az A, B és C projektek időzítését. Minden projekt kezelése anélkül, hogy tudnánk a többi állapotát, például a házavató buli megszervezéséhez vezethet, amikor a központ felújítása még nem fejeződött be, vagy… a csapatot még nem alkalmazták.

A programot alkotó projektek mindegyikét külön valósítják meg, és eredményeik a végrehajtott feladatoktól függenek, amelyek különböző kockázatokat hordoznak. Ezért a projekt- és programmenedzsment közötti főbb különbségek az eredmények értékelésének perspektívájához és a változékonysághoz való megközelítéshez kapcsolódnak. Ezek a következők:

• A kimenetek bizonytalanságának elfogadása
• Hatékony változáskezelés szükségessége
• A prioritások gondos igazítása minden projekt aktuális állapotához
• Hosszú távú perspektíva a program előnyeinek értékelésében.

Portfóliómenedzsment

A projektportfólió egy kifejezés, amelyet valamivel ritkábban használnak, mint a program, de a projektek portfóliójának elkülönítése egy cégen belül különösen hasznos, amikor időszakosan hasonló jellegű projekteket valósítunk meg. Az egyes portfólióhoz tartozó projektek befejezése nem függ egymástól, mint a program esetében.

Például egy olyan cég számára, amely szoftvert fejleszt okostelefonokhoz, külön portfóliók lehetnek a következő projekteket megvalósító:

• frissítések, pl:
• kamera szoftverfrissítések,
• biztonsági frissítések a különböző típusú támadások ellen,
• szoftverfejlesztések, pl:
• lehetővé téve a felhasználó számára, hogy válasszon bőrt és ikont,
• 3 leggyakrabban javasolt funkció hozzáadása,
• refaktorálás, pl.:
• a moduláris alkalmazásrészek kódjának javítása,
• a legnagyobb terhelést jelentő kód újraírása.

A portfólió egy központosított gyűjteménye a cégben folyamatban lévő projekteknek és programoknak. A menedzsment elsődlegesen a szervezet stratégiai céljainak elérésére irányul. A projektekhez és programokhoz hasonlóan a portfóliónak is részleteznie kell:

• mérföldkövek – hogy világos képet kapjunk az al-célokról, azok eléréséről és a kudarc kezelésére vonatkozó tervről,
• kockázatkezelési terv,
• érdekelt felek – azaz mindenki, akit érdekel a portfólió megvalósításának állapota

Azonban a cég projektportfólió-menedzsmentjének legfontosabb aspektusa a prioritási séma megállapítása. Ez biztosítja, hogy minden projekt, termék, program és portfólió, amelyet a cégben megvalósítanak és terveznek, helyet kapjon a befejezendő feladatok hierarchiájában.

Mik a különbségek a 4P között?

A 4P-k – projekt, termék, program és portfólió menedzsmentje bizonyos szempontokban eltér. Különösen fontosak a menedzsment tárgyának és a csapat jellegének területén mutatkozó különbségek.

A 4P-k menedzsmenttárgyai eltérnek a végrehajtott feladatok részletességi szintje és az ügyfélhez való közelség miatt.

Projekt esetén a projektmenedzser és a termékmenedzser felügyeli a feladatok végrehajtását és a közvetlenül az ügyfélnek szánt megoldások létrehozását. Program esetén a kapcsolódó projektek és azok kapcsolatai a menedzsment tárgyát képezik. Portfólió esetén a menedzsment a szervezet céljainak megfelelő összes programra és projektre vonatkozik, így a portfóliómenedzser szerepe és feladatai a legmesszebb állnak az ügyféltől.

Feladatai azonban még mindig a szervezet küldetése, céljai és az ügyfelek igényei közötti kapcsolatra kell, hogy összpontosuljanak.

A 4P-k közötti különbségek a csapatra is vonatkoznak. Projekt esetén a csapat a megadott projekt időtartamára jön létre, így a projekt végrehajtása gyakran csak a résztvevők felelősségeinek egy része.

A helyzet más termék esetén – itt egy állandó csapatot alakítanak ki, amelynek fő és gyakran egyetlen feladata a terméken való munka. Ez csökkenti a termék fejlesztését végző projektek közötti leállás kockázatát. A tudás átadásának szükségessége, azaz az új csapattagok időigényes beillesztése is ritkábban fordul elő.

A program- és portfóliómenedzserek által irányított csapatok viszont a szervezet különböző projekt- és termékmenedzsereiből, valamint elemzőkből, tanácsadókból és magas szintű üzleti szakemberekből állnak.

Összegzés

A 4P-k a projekt-, termék-, program- és portfóliómenedzsmentből állnak. Mindegyik menedzsmentje részleteiben, a csapat jellegében és a felelősségekben eltér.

A projekt egy alapvető, időhöz kötött törekvés, amelynek meghatározott időtartama és célja van. A termék projektek révén fejleszthető, de nincs meghatározott életciklusa, és fejlesztése szorosan kapcsolódik az ügyfél elvárásaihoz. A program különböző típusú, egymással összefüggő projektek gyűjteménye, amelyek közös célt szolgálnak. A portfóliót úgy lehet meghatározni, mint az azonos típusú projektek gyűjteményét, amelyeket ciklikusan vagy párhuzamosan valósítanak meg, és amelyek célja, hogy a többi P-t a lehető legjobban összehangolják a szervezet stratégiai céljaival.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.