Munkamegosztási struktúra – hogyan lehet hatékonyan delegálni a munkát egy projektben? | #30 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekttervezés során a projektmenedzser dönt arról, hogyan ossza el a célokat, mely feladatokat kell elvégezni, valamint mikor és mely szakembereket vonjon be. Ezzel létrehozza a Munkamegosztási Struktúrát (WBS).

Munkamegosztási struktúra – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Munkamegosztási struktúra
3. Felelősség a csapatban (Csapat/Kollektív Tulajdonlás)
4. Összefoglalás

Bevezetés

Az megfelelően megtervezett munkamegosztási struktúra (WBS) egy zökkenőmentes csapatmunkát eredményez. Minden résztvevő tudni fogja, hogy miért végez el bizonyos feladatokat, kitől kap megbízásokat és kinek kell azokat továbbadnia. Ez megkönnyíti annak észlelését, hogy ki van túlterhelve, mert például három csapattagnak egyszerre van szüksége egy személy segítségére. Így a WBS lehetővé teszi a munkafolyamat optimalizálását már a tervezési szakaszban. Ez egy nagyon fontos aspektusa a projektmunkának: a csapat felelőssége a feladatok elvégzéséért. De hogyan tervezzük meg a legjobb munkaszerkezetet a projekthez?

Munkamegosztási struktúra

A munkamegosztás struktúráját általában egy fával vizualizálják, amelyen a projekt életciklusának fázisai vannak megjelölve, egyre részletesebb célokra bontva. Ez megkönnyíti a feladatok időtartamának és a teljesítésük költségeinek tervezését, valamint a felelősségek megfelelő elosztását a csapattagok között.

Ne feledje, hogy a WBS meghatározza, mit kell megvalósítani, de nem válaszol arra a kérdésre, hogy “hogyan.” Érdemes megjegyezni a részletesség szintjének korlátozásának elvét. Ez a projekt típusától és formális követelményeitől függ. Más tervezési szint szükséges orvosi berendezések vagy kémiai reagensek gyártásához, és más az események vagy marketingkampányok szervezéséhez.

A munkamegosztási struktúrát a PMBOK a következőképpen határozza meg:

“A projektcsapat által végrehajtandó teljes munkaterjedelem hierarchikus lebontása a projekt céljainak elérése és a szükséges szállítmányok létrehozása érdekében.”

A “teljes” szó itt nagyon fontos, és a “100%-os szabály” ehhez kapcsolódik. Ennek az az oka, hogy egy jól megtervezett WBS figyelembe veszi a projekt összes célját: pontosan mindent, amit el kell érni. Beleértve magát a projektmenedzsmentet is. Más szavakkal, ha a fa legalacsonyabb szintjéről olvassuk a feladatokat, akkor felsoroljuk a felsőbb szint összes összetevőjét. Ez egy olyan elv, amelyet nagyon nehéz követni a gyakorlatban. Azonban gyakran említik, mint hatékony eszközt a úgynevezett terjedelem növekedésének megakadályozására. Minden elérendő cél pontos meghatározása megakadályozza új feladatok hozzáadását, amelyek nem illeszkednek a meghatározott projektcélokhoz.

Felelősség a csapatban

A csapat által végrehajtott feladatok egy közös erőfeszítéssel létrehozott végső cél részét képezik. Azonban sok vállalatban és projektben ennek a célnak a láthatósága vagy akár létezése sem nyilvánvaló. Ezért egy jól megtervezett feladatszerkezet és a projektcsapat számára világos munkafolyamat a kollektív felelősség építésének alapja.

A csapat tulajdonlásának érzése (Csapat/Kollektív Tulajdonlás) lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy jobban megértsék a projekt céljait és azt, hogy a végzett munka hogyan járul hozzá ezek eléréséhez. Ez növeli a motivációt és az elkötelezettséget, valamint javítja a csapat teljesítményét. Az elkötelezettség a nagyobb projekt iránt és annak sikeres befejezése szintén a munkavállalók hűségét jelenti a cég iránt és jó légkört teremt. Más szavakkal, a csapaton belüli felelősségérzet hozzájárulhat a vállalat egészének jobb üzleti eredményeihez.

Összefoglalás

A feladat delegálása egy projektben a projektmenedzser feladata, amikor a célok hatékony elérésére tervez. Először is, a WBS segít a projekt terjedelmének megszervezésében – az hasonló feladatok csoportjainak elkülönítésében, a közöttük lévő függőségek észlelésében, amelyek meghatározzák a teljesítési sorrendet, valamint a csapat felelősségének kialakításában a végzett feladatokért, azáltal, hogy azokat a cég által követett kisebb és nagyobb célok kontextusában mutatja be.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.