Mi az a projekt? | #1 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Mi a projekt? Projektek, projektek, projektek – ezek állandóan a vállalati vezetők szókincsének részévé váltak. Ezek rövid távú, összetett tevékenységek, előre tervezett kerettel, amelyek egy konkrét eredményre összpontosítanak. Nehéz elképzelni az üzleti célok időben történő elérését és a feladat-alapú költségvetés tervezését nélkülük. Azonban a piac eltávolodik attól a modelltől, ahol egyszer létrehozunk és átadunk egy terméket. Hosszú távú kapcsolatra fogad a felhasználókkal, folyamatos kapcsolattartásra, agilis fejlesztésre, igazításra és finomhangolásra, véget nem érően. Akkor a projekttervezés és -végrehajtás már nem értelmes? A projekt egy divatos kifejezés, amely egy elavult üzleti módszert határoz meg? Olvass tovább, hogy többet megtudj.

Mi a projekt? – tartalomjegyzék:

1. Mi a projekt?
2. A projekt ideiglenes jellege
3. Gimnasztikai vállalkozások
4. A projekt kezdete és vége
5. Egyedi eredmények
6. Összegzés

Mi a projekt?

A világ legnagyobb szervezete a projektmenedzsmenttel foglalkozó emberek számára a Project Management Institute (PMI). 1969-ben alapították, közel 3 millió ember dolgozik projektmenedzserként vagy tanulmányozza a menedzsment különböző aspektusait. A szervezet kora azonban nem jelenti azt, hogy az általa népszerűsített tudás ne lenne frissítve és alkalmazva a mai piac követelményeihez. Az üzleti projektek jól teljesítenek, és a PMI becslése szerint a projektmenedzserek száma várhatóan 33%-kal nő 2027-re, 22 millió új munkahelyet teremtve világszerte.

A PMI időszakosan új és továbbfejlesztett verziókat ad ki a Project Management Body of Knowledge (PMBOK) című könyvből. A legújabb, hetedik verziót 2021 augusztusában adták ki, és a korábbiakkal ellentétben valójában átírták. Végül is a projektmenedzsment az utóbbi időben szinte olyan gyorsan változik, mint a digitális munkakörnyezet.

Azonban a projekt definíciója, amely a PMI középpontjában áll, alig változott. A projekt a következőképpen van definiálva: “Ez egy ideiglenes törekvés egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítására. A projektek ideiglenes jellege jelzi a projekt vagy a projektmunka fázisának kezdetét és végét. A projektek végrehajthatók egyedül, vagy program vagy portfólió részeként.”

A “projekt” szó tehát egy nagyon specifikus és szándékos cselekvést határoz meg, amelynek köszönhetően egy termék vagy szervezet várható metamorfózison megy keresztül, amelynek eredményei mérhetők. A következő szövegben részletesen kifejtjük és elmagyarázzuk a PMBOK definíciójának elemeit. Válaszolni fogunk a kérdésekre:

• Mit jelent, hogy a projekt egy ideiglenes törekvés?
• Mi a projekt kezdetének és végének jelentése?
• Hogyan értsük meg a projekt eredményének egyediségét?

Azonban külön szövegeket szentelünk a projektek szakaszainak és a létező projektfajtáknak.

A projekt ideiglenes jellege

A projekteknek meghatározott időkerete és egyszeri jellege van. Ezért az ideiglenesség a projekt egyik legfontosabb jellemzője, amely segít megkülönböztetni a terméktől. Az egyszeri jelleg és az egyedi eredmény lehetővé teszi, hogy a projekteket megkülönböztessük a vállalatban végzett folyamatoktól. Így egy projekt lehet:

• egy családi ház építése
• egy cég fiókjának megnyitása egy másik városban
• egy vállalati esemény megszervezése
• egy weboldal újratervezése
• pályázat előkészítése a cég európai uniós finanszírozására

Gimnasztikai vállalkozások

A hagyományos megközelítésben a részletes projektvégrehajtási tervet a projekt szerves részének tekintették. Így a projektcsapat egy részletes feladatütemtervvel indult munkába, amely a projekt teljes időtartamát lefedte – a kezdetektől a befejezésig. Azonban ahogy a projektmenedzsment módszerei érettebbé váltak, ez a megközelítés fokozatosan megváltozott.

A PMI “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” című jelentésében a piaci követelményeknek megfelelően szabadon használó projektmenedzsment módszereket és elveket alkalmazó cégeket gimnasztikai vállalkozásoknak nevezték. Ők “a megfelelő megközelítést a megfelelő módon, a megfelelő időben használják, hogy azt szállítsák, amire szükség van.”

Bár papíron az ilyen menedzsment kissé kevésbé lenyűgözőnek tűnik, a gyakorlatban nagyon jól működik. Különösen a nagy kockázatú projektek és a hibrid, távoli csapatok menedzsmentjében.

A projekt kezdete és vége

Ahogy eltávolodunk a vízesés megközelítéstől (Waterfall módszer) és az agilis módszerek (Agile) és azok variánsainak (mint például Scrum és Scrumban) növekvő népszerűségétől, népszerűvé vált, hogy normának tekintsük a feladatok fokozatos kezelését, részletes költségvetését és végrehajtási eszközeit.

Mindazonáltal a projekt elkerülhetetlenül különbözik más törekvésektől, mivel pontosan meghatározott kezdete és vége van. Amikor egy projektet indítunk, világosan meghatározott célunk és víziónk van arról, mit szeretnénk elérni. Van egy meghatározott költségvetésünk, feladatütemtervünk és befejezési kritériumaink.

Egyedi eredmények

Mindegyik projekt, az ideiglenes jellege, a konkrét célja, kezdete és vége mellett – egyedi eredménnyel rendelkezik. A fent említett példák esetében az eredmények egyszeriek lesznek – egy családi ház építése egy adott címen, vagy egy vállalati esemény megrendezése a Sunrise Hotelben 2023. február 29-én.

A projekt egyszeri jellege azt jelenti, hogy a projekt végrehajtása során megszerzett tudás és készségek új körülményekhez való alkalmazása szükséges. Például, ha egyszer sikerül uniós finanszírozást szerezni a cég fejlesztésére, az nem jelenti azt, hogy a következő pályázatunk is sikeres lesz. Minden következő pályázat egyedi lesz, mivel sok tényező változik:

• teljesítményparaméterek
• piaci realitások
• megvalósított feladatok
• időkeret
• a projekt kezdetét és végét meghatározó kritériumok

Bár a projekt végrehajtása nagy vállalkozással jár, érdemes emlékezni arra, hogy egy projekt akár a cég kertjének bútorainak felfrissítése is lehet. Ez azért van, mert hogy egy vállalkozás projekt-e, azt sem a résztvevők száma, sem a tervezett vagy tényleges végrehajtási idő határozza meg.

Összegzés

A projektmenedzsment az egyik legkeresettebb készség a munkaerőpiacon. Ezért olyan fontos megérteni, mik a projektek, és rugalmas megközelítést alkalmazni a végrehajtásuk során az üzleti életben.

Most válaszoltunk a kérdésre: Mi a projekt? Nézd meg a többi sorozatunkat a Python és Javascript témában!

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.