Gantt-diagram a projektmenedzsment tervezésében | #41 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A Gantt-diagram egyike a legnépszerűbb eszközöknek a projektmenedzsment tervezésében. Bár a 19. században Karol Adamiecki lengyel mérnök találta ki, szinte kizárólag Henry Gantt amerikai mérnökhöz és projektmenedzsment tanácsadóhoz kötik. Ő segített népszerűsíteni ezt az egyszerű, de rendkívül hatékony eszközt.

Gantt-diagram a projektmenedzsment tervezésében – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mire használják a Gantt-diagramot?
3. Mire érdemes figyelni a Gantt-diagram készítésekor?
4. Eszközök
5. Következetesség
6. Egyszerűség
7. Összegzés

Bevezetés

A Gantt-diagram egy oszlopdiagram, amely információkat tartalmaz a projekt ütemtervéről. Az egyes feladatok a függőleges tengelyen helyezkednek el, míg a tervezett befejezési dátumaik a vízszintes tengelyen. A vízszintes sávok az aktivitások időtartamát jelzik, összekötve a kezdő és befejező dátumokat. Ez az eszköz lehetővé teszi a projektmenedzser és a csapattagok számára, hogy gyorsan áttekintsék a feladatok ütemezését, a közöttük lévő függőségeket, és világos képet ad a projekt előrehaladásáról.

Mire használják a Gantt-diagramot?

A Gantt-diagram lehetővé teszi, hogy könnyen vizualizáljuk a következő projektinformációkat:

• a projektet alkotó feladatok listája,
• az egyes feladatok kezdő és befejező dátumai,
• a feladatok közötti függőségek,
• ütemterv,
• az egyes feladatok előrehaladása,
• a feladatok elvégzéséért felelős személyek.

A Gantt-diagram másik gyakori alkalmazása a projekt Kritikus Útjának azonosítása. Ez a projekt leghosszabb lehetséges feladatsorozata, amelyben minden feladat a megelőzőtől függ, és nem halasztható el anélkül, hogy ez ne befolyásolja a végső projekt határidejét. A diagram lehetővé teszi, hogy könnyen vizuálisan elemezzük az összes feladat közötti kölcsönhatást, és meghatározzuk, melyek szükségesek a projekt időben történő befejezéséhez.

Mire érdemes figyelni a Gantt-diagram készítésekor?

Új projekt Gantt-diagramjának elkészítésekor három szempontot érdemes figyelembe venni:

• A megfelelő eszköz kiválasztása – amelyet a projekt során használni fogunk,
• A feladatok következetes címkézése – ismétlődő elnevezési séma és könnyen megkülönböztethető színek biztosítása,
• A diagram bonyolultságának csökkentése.

1. Eszközök

A Gantt-diagram könnyű elkészítése és szabad használata érdekében a megfelelő eszköz kiválasztása kulcsfontosságú. A legjobban illeszkedő kiegészítő megtalálása a szükségleteinkhez a következőket figyelembe véve szükséges:

• projekt mérete,
• a csapattagok száma,
• a projekt bonyolultsága, és
• frissítési gyakoriság.

Minél bonyolultabb a projekt, annál erősebb eszközre van szükségünk. Kis projektekhez elegendőek az egyszerű online eszközök, mint például a Canva, online Gantt vagy termagant. Bonyolultabb projektek esetén érdemes projektmenedzsment szoftvert (például Firmbee) vagy táblázatkezelőt használni, ahol az összes adatot egy dokumentumban gyűjthetjük össze a folyamatban lévő projektről.

Ha a projekt nagyon összetett, és sok feladatot tartalmaz bonyolult kölcsönhatásokkal, érdemes más megközelítést alkalmazni a vizualizációra. Ebben az esetben jobb, ha olyan eszközöket alkalmazunk, mint a PERT (Program Értékelési és Felülvizsgálati Technika) diagram.

2. Következetesség

Az elejétől fogva jó ötlet következetesen színt alkalmazni a nagyobb egészeket alkotó feladatok megjelölésére. A “színkódolás” segít az egyes feladatok, projektfázisok azonosításában, vagy a kulcsfontosságú feladatok kiemelésében. Ez felhívhatja a figyelmet a projekt legnehezebb pillanataira is, például a kapcsolódó feladatok rövid határidejére. Ez segít gyorsan azonosítani azokat a területeket, amelyek figyelmet igényelnek, és a projektet a megfelelő úton tartani.

3. Egyszerűség

Ha túl sok részletet tartalmaz, a Gantt-diagramok gyorsan túlterheltté és bonyolulttá válhatnak a közönség számára. Ezért érdemes megfontolni, hogy mely feladatokat kell belefoglalni, hogy ne veszítsük el a projekt átfogó vízióját. A többi feladatot be lehet írni a dokumentumba, de el lehet távolítani a diagramról, így az eredményül kapott diagram egyszerű és a legfontosabbakra összpontosít.

Ideális esetben emelje ki a kulcsfontosságú feladatokat, kritikus pontokat, valamint a határidőket, és győződjön meg arról, hogy minden érintett megérti a diagramot és annak célját. Ha szükséges, javítsa a diagramot, és magyarázza el a csapattagoknak a használt rövidítéseket és jelöléseket, amíg minden kétség el nem oszlik.

Összegzés

A Gantt-diagram egyike a legnépszerűbb eszközöknek a projektmenedzsmentben. Segít vizuálisan bemutatni az információkat a feladatok ütemezéséről és a projekt előrehaladásáról. A Gantt-diagram alkalmazása növelheti az ütemezés hatékonyságát, és javíthatja a távoli csapatok együttműködését, valamint a feladatok hatékony delegálását. Emellett vizuális reprezentációt nyújt a projektről, ami megkönnyíti a projektmenedzser és a csapattagok tájékozódását a projekt céljának elérése során.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.