Hogyan válasszuk ki a legjobb projektmenedzsment szoftvert? | #11 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A legjobb projektmenedzsment szoftver az, amelyet nem látsz. Az a szoftver a feladatát végzi anélkül, hogy túlzott figyelmet vonzana. Könnyen használható, és tartalmazza az összes szükséges funkciót. De mit is tartalmaznak ezek a „szükséges” funkciók? Olvass tovább, hogy megtudd!

A legjobb projektmenedzsment szoftver – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Projekt sablonok
3. Nézetek
4. Integrációk
5. Működési területek
6. Összegzés
7. Nézd meg projektmenedzsment szoftverünket

Hogyan válasszuk ki a legjobb projektmenedzsment szoftvert? Bevezetés

Mielőtt konkrét projektmenedzsment szoftverekről beszélnénk, nézzük meg milyen funkciókat kell ellátnia. A mai témánkat három részre osztottuk. Először a különböző programok által kínált nézeteket fogjuk megvizsgálni. A második részben az integrációkat fogjuk figyelembe venni. Harmadszor pedig azt nézzük meg, hogy egy ilyen szoftvernek mely területeit kell lefednie egy szervezet működésének.

Projekt sablonok

A legtöbb program lehetővé teszi, hogy több projektet függetlenül kezelj. Ez figyelemre méltó, ha programokkal vagy projektportfólióval foglalkozol, és ha a PM-ek a szervezetedben egyszerre több projekttel is foglalkoznak, vagy ha ismétlődő folyamatú projekteket vezetsz – akkor érdemes saját projekt sablont létrehozni, amelyet többször is felhasználhatsz.

Ha azonban először használod a programot, vagy ha egyedi projektről van szó, használhatod a beépített sablonokat. Ezek sokkal könnyebbé és gyorsabbá teszik az új projekt indítását. Ennek az az oka, hogy segítenek azonnal egy kész környezetben kezdeni, amely előre konfigurált és a projektmenedzsmenthez készült, például Scrum vagy Prince2 módszertan szerint.

Nézetek

Függetlenül a választott sablontól vagy módszertől, a projektmenedzsment szoftverek leggyakrabban standard nézeteket tartalmaznak. Ezek világosan mutatják a projekt megvalósításának kiválasztott aspektusát. Számunkra a legfontosabb nézetek a következők:

• Idővonal – amely skálázható, hogy lefedje a projekt teljes időtartamát vagy egy kiválasztott időszakot,
• Feladatlista – a jelenleg folyamatban lévő, frissen befejezett vagy rövidesen elvégzendő feladatok előnézetéhez,
• Naptár – egy ütemterv a találkozók és csoportos tevékenységek ütemezéséhez,
• Elemző eszközök – azaz grafikonok és adatok vizualizációja a projekt végrehajtásának konkrét területeiről és az egyes csapattagok munkaterheléséről jelentések készítéséhez,
• Csapat – a projektben részt vevő személyek listája elérhetőségi információkkal.

Integrációk

Projektmenedzsment program választásakor ritkábban figyelnek az integrációkra, azaz arra, hogy milyen programokkal és alkalmazásokkal működik az eszközünk. Ennek az az oka, hogy egyes menedzsment programok, mint például a Firmbee, monolitikusak. Ez egy olyan platform, amely átfogó támogatást nyújt minden projekt kapcsolódó feladathoz – a feladatlistáktól és jegyzetektől kezdve a számlák kezelésén át egészen a csapat toborzási folyamatáig.

Időnként azonban egy olyan program, amely megkönnyíti a projektmenedzsmentet, úgy működik, mint a úgynevezett mikroszolgáltatások halmaza, azaz együttműködő modulok halmaza, amelyeket be- és kikapcsolhatunk. Ebben az esetben az integrációk nagyon hasznosnak bizonyulnak. Ezek közé tartozhatnak például:

• külső naptárak (például Google vagy Apple Naptár), lehetővé téve például a találkozók meghívóinak küldését,
• kommunikátorok – mint például Microsoft Teams, Zoom vagy Slack, megkönnyítve a kommunikációt anélkül, hogy tartalmat kellene másolni vagy áthelyezni,
• különböző formátumok olvasói, így könnyen előnézheted a dokumentumok vagy képfájlok tartalmát,
• e-mail – hogy közvetlenül e-mailben adhass hozzá feladatokat,
• e-kereskedelmi értékesítési eszközök, mint például Salesforce, Zoho Desk és Zendesk,
• felhő a nagyobb projektfájlok tárolására és megosztására
• biztonsági és hitelesítési eszközök különösen fontosak, ha az irodán kívül dolgozunk és kevésbé biztonságos internetkapcsolatokkal rendelkezünk,
• specializált jelentési eszközök, mint például Power BI, Looker vagy Google Sheets, például.

Amikor egy adott programot választasz, érdemes azt is megkérdezni magadtól, hogy csak számítógépen működik-e, vagy van-e mobilalkalmazása is.

Működési területek

A szoftver által támogatott projektvégrehajtás elsődleges területei az időbeli feladatkezelés, valamint a költségvetés vizualizálása. Azonban a megvalósított projekt típusától függően olyan modulok is hasznosak lehetnek, mint:

• kapcsolatok – különösen, ha a projekt megvalósítása szabadúszókkal vagy több ügyfél képviselőjével való együttműködést foglal magában,
• kampányok – amikor a marketing vagy értékesítési tevékenységek a projekt részét képezik,
• dokumentumok – amikor különböző anyagok megosztása szükséges,
• humánerőforrások – egy lehetőség, amely különösen hasznos, amikor egy projektcsapatot alakítanak ki, vagy a projekt végrehajtása során szükség van a személyzet pótlására,
• pénzügyek – a projekt költségvetésének általános állapota mellett hasznos, ha van egy eszköz, amely lehetővé teszi a különböző célokra történő kiadások összegyűjtését, vagy a projekt szempontjából szükséges termékek és szolgáltatások ajánlatainak összehasonlítását.

Összegzés

A projektmenedzsment szoftverek alapvető funkciói a munkaszervezés és tervezés megkönnyítése. A sablonok használata – legyenek azok beépítettek vagy saját készítésűek – sokkal könnyebbé teszi a kezdést. A projekt végrehajtásának konkrét aspektusait ábrázoló világos nézetek pedig kellemesebbé és egyszerűbbé teszik a napi feladatokat. Az integrációk pedig azt jelentik, hogy kedvenc szoftverünket használhatjuk, kombinálva azt azzal, amelyet a projekt kezelésére használunk. Hacsak természetesen nem elég kifinomult ahhoz, hogy kombinálja azokat a modulokat, amelyek lehetővé teszik a kommunikációt, a pénzügyi menedzsmentet és a HR-t.

Nézd meg a projektmenedzsment szoftverünket:

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.