Miért használjunk projektmenedzsment szoftvert? | #10 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Megköveteli minden projekt megvalósítása a szoftver használatát? Valószínűleg nem. Azonban megéri bonyolult számításokat végezni a memóriádban, amikor a kezedben van egy számológép, ha az idő és az eredmény pontossága fontos? Megéri egy találkozóra egy mappával tele jegyzetekkel érkezni, amikor a résztvevők érdekes és tömör bemutatót szeretnének olvasni?

Projektmenedzsment szoftver – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Időmegtakarítás
3. A projekt állapotának nyomon követése
4. Információk elérhetősége
5. A projekt folytonosságának biztosítása
6. Összegzés

Miért használjunk projektmenedzsment szoftvert? Bevezetés

Valószínűleg senkinek sem kell meggyőzni a projektmenedzsment szoftver használatáról. Különösen, ha nagy és összetett projektekről van szó, amelyeket egyszerűen nem lehet papíron lebonyolítani. Azonban érdemes tisztázni, hogy mik a projektmenedzsment szoftver használatának előnyei. Először is, érdemes megfontolni, hogy a PM gyakorlatunkban mindezeket a területeket ellenőrzés alatt tartjuk-e. Másodszor, választhatjuk a szoftvert, amely a legjobban illeszkedik projektjeink és csapatmunkánk sajátosságaihoz.

Szeretnénk kiemelni négy területet, amelyek javítása kulcsfontosságú a projektmenedzsment szoftver felhasználói számára. Ezek a következők:

• időmegtakarítás
• a projekt állapotának nyomon követése
• az információk elérhetőségének biztosítása
• a projekt folytonosságának biztosítása

Ezután egyesével megvizsgáljuk őket, majd beszélünk a figyelemre méltó szoftverfunkciókról, valamint a piacon elérhető legnépszerűbb megoldásokról.

Időmegtakarítás

A szoftver időmegtakarító előnyei elsősorban a projekt szervezésének javításában rejlenek. Ez azért van, mert egyszerű tervezést és rugalmas vázlatkészítést jelent a projekt keretein belül. A projekt alapító okiratának vagy Gantt-diagramjának elkészítése sokkal egyszerűbb és praktikusabb, ha azt azonnal abban a programban végezzük, amelyet később a projekt kezelésére fogunk használni.

Valójában ahelyett, hogy külső eszközöket alkalmaznánk, a tervek a projekt előrehaladtával kiegészíthetők részletes feladatokkal, amelyeket Kanban táblákon vagy a projekt backlogjában teszünk közzé. Ez teljesen reális mérést biztosít az egyes feladatokra fordított időről, konkrét projektcsapattagok által.

Azonban, amikor a projekt időkezeléséről van szó, a szoftver kiválasztása és az, hogy a csapat már ismeri-e, jelentős fontossággal bír. Végül is a projektmenedzsment programok jelentősen eltérnek a bonyolultságban, és a tanulási görbe nehezen navigálhatóvá válhat. Míg a Firmbee egy átlátható környezet, amely tartalmazza a projekt kezeléséhez szükséges összes eszközt, a Jira egy hatalmas és nagyon összetett eszköz, amely lehetővé teszi a feladatok automatizálását és integrációkat külső programokkal.

A projekt állapotának nyomon követése

A projektmenedzsment szoftver második fókuszterülete a projekt állapotának valós idejű nyomon követése. Minden program tartalmaz analitikai eszközöket a statisztikák vizualizálására. Ezek többek között a következőket mutatják:

• a feladatok végrehajtásának aktuális állapota – hány feladatot teljesítettek és mikor, ki teljesítette a feladatokat,
• a valós eredmények összehasonlítása a feltételezésekkel – például egy diagram segítségével, amely a feladat átlagos idejét a valós lefolyásával hasonlítja össze,
• a költségvetés végrehajtásának állapota, valamint
• előrejelző eszközök az értékeléshez hogy a dolgok a megfelelő irányba haladnak-e.

Információk elérhetősége

Another issue that the software helps to solve is the real-time availability of project information for the team and stakeholders. A projektmenedzsment szoftver fő előnyei közé tartozik, hogy bármikor be lehet jelentkezni, valamint a jogosultságok megkülönböztetése – például a feladatok szerkesztésére vagy az egyes csapattagok teljesítménystatisztikáinak megtekintésére. Például egy ügyfél számára biztosítható, hogy megtekinthesse az adott héten teljesített feladatokat, de nem rendelkezik jogosultsággal a következő napokban elvégzendő feladatok listájának szerkesztésére.

Egyszóval a harmadik fontos terület a megfelelő rend fenntartásának megkönnyítése a projektben, valamint a kommunikáció átláthatósága. Nem utolsósorban, az azonnal szerkesztett, közös projekt dokumentum használata segít a csapattagság és a projekt céljához hozzájáruló feladatok elvégzéséért való felelősségérzet kialakításában.

A projekt folytonosságának biztosítása

Fontos, de gyakran figyelmen kívül hagyott előnye a projektmenedzsment szoftver használatának, hogy fenntartja a folytonosságot a személyzeti változások esetén. Ezek hatással lehetnek a Projektmenedzserre és más csapattagokra is. A történeti projektadatok és analitikai eszközök elérhetőségének köszönhetően egy új személy viszonylag könnyen képet kaphat a helyzetről, és gyorsan bevezethető az új feladatokba. Anélkül, hogy átnézné a teljes projekt dokumentációt, megtudhatja többek között, hogy mi történt már, mely feladatok okoznak nehézséget a csapatnak, és hogy a projekt a tervek és a költségvetés szerint halad-e.

Összegzés

A projektmenedzsment szoftver csökkenti a projektek befejezéséhez szükséges időt. A tervezéstől a feladatok delegálásáig, a csapattagok általi teljesítés ellenőrzéséig, amelyet nem kell minden alkalommal a Projektmenedzsernek rögzítenie. Mindezek a lépések hatékonyabban zajlanak. Tehát érdemes időt fektetni a megfelelő program megtanulásába.

Ez megkönnyíti a jelenlegi helyzet nyomon követését, és biztosítja, hogy minden érdekelt fél bármikor hozzáférjen a projektükkel kapcsolatos információkhoz. Ehhez hozzájárul az is, hogy minden adat egy helyen van összegyűjtve, ahol könnyen kezelhető. Ezek a funkciók szintén megkönnyítik a projekt folytonosságának biztosítását, még radikális személyzeti változások esetén is.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.