A projektmenedzsment sikerének meghatározása | #9 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

Mit jelent, ha egy projekt sikeres? Csak az a kritérium, hogy az eredményeket a megadott időn belül szállítsák, és a költségeket a tervezett költségvetésen belül zárják le? De mi van, ha a projekt megvalósított célja nem felel meg az ügyfél elvárásainak? Vagy másképp, ha nem teljesíti a résztvevők által fontosnak tartott kritériumokat? A mai cikkben a projektmenedzsment sikerének meghatározását tárgyaljuk.

A projektmenedzsment sikerének meghatározása – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A projekt sikerének meghatározása
3. A befejezés és az elfogadási kritériumok meghatározása
4. KPI-k. Késleltetett mutatók
5. Összegzés

Bevezetés

Minden projektet a saját törvényei irányítanak. Ezért, ahogyan a projekt végrehajtásának módszere is – szükség van a siker kritériumainak kiválasztására és beállítására, minden alkalommal a konkrét projekt sajátosságaihoz igazítva. Egyrészt kulcsfontosságú lehet egy technikai befejezési definíció létrehozása, másrészt – az elfogadási kritériumok megfogalmazása a projekt eredményeinek fogadója szempontjából. Sok projekt esetében viszont ugyanolyan fontos megfelelő KPI-kat létrehozni, azaz kulcsfontosságú teljesítménymutatókat, amelyek lehetővé teszik a projekt végrehajtásának multidimenzionális értékelését.

A projekt sikerének meghatározása

Már a projekt víziójának kidolgozása során a résztvevők azon tűnődnek, hogy mi lesz a siker meghatározása. Sok projekt esetében az időzítés kulcsfontosságú lesz – végül is mi haszna van egy fényűző karácsonyi buli megszervezésének a befektetők számára, ha az januárban zajlik? Talán ebben az esetben a költségvetés túllépése kevésbé fontos, mint akár egy napos időcsúszás.

Jótékonysági bál megvalósítása esetén viszont éppen az ellenkezője is kiderülhet – elhalaszthatjuk az esemény időpontját, hogy csökkentsük a terem bérlésének költségét. Ha viszont helyi termékek kóstolására irányuló bulit szervezünk, akkor az idő és a megvalósítás költsége a minőség prioritásának adja át a helyét. Egyensúlyba kell hoznunk a szervezést a legjobb szezonális ételek elérhetőségével.

Végül is, a PMBOK szerint a projekt sikerének legfontosabb meghatározója az eredménye, ahogyan azt az ügyfél, vagy belső projektek esetén a végfelhasználó nézőpontjából látjuk. De hogyan lehet a projektmenedzsmentben a siker meghatározását úgy létrehozni, hogy az kísérje a projektcsapatot a részletes feladatok végrehajtása során, és egyben világos legyen a résztvevők számára?

A befejezés és az elfogadási kritériumok meghatározása

A projektmenedzsment sikerének meghatározása általában a projektmenedzser és a résztvevők együttműködésével jön létre. Ők azok, akiknek egyetértenie kell abban, hogy meghatározzák azokat a kritériumokat, amelyeket a végső eredménynek teljesítenie kell ahhoz, hogy sikeresnek tekintsék. Az ő véleményük is kulcsfontosságú az eredmény értékelésekor.

Ezért fontos, hogy amikor egy projektet indítunk, a lehető legvilágosabb legyen, hogy nemcsak mi legyen az eredmény, hanem az is, hogy hogyan fogják ellenőrizni, hogy az megfelel a siker kritériumainak. Ezt a pontot világosabbá téve, a Scrum projektekben használt terminológiát fogjuk használni. Ezek a “befejezési definíció” és az “elfogadási kritériumok”. A kettő közötti különbség tökéletesen látható, ha egy olyan projekt példáját vesszük, amely egy cég weboldalának létrehozására irányul.

A befejezési definíció egy technikai leírást fog adni az oldalról: megfelelően lesz biztosítva, egy főoldalból és négy aloldalból fog állni, és a fejlécben lesz egy bejelentkezési panel az ügyfelek számára. Más szavakkal, a befejezési definícióval a projektcsapat tudja, mit fog megvalósítani.

Másrészt az elfogadási kritériumok világos meghatározásával a projektcsapat tudja, hogy miért fogja elvégezni ezeket a tevékenységeket, és hogyan fog a végzett munka üzleti értékké válni. Az elfogadási kritériumokat tehát arra fogják használni, hogy ellenőrizzék, hogy a projekt eredménye az felhasználó szempontjából kielégítő-e. A fenti példát használva, a weboldal könnyen megjelenik különböző eszközökön, és lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy a felhasználónév és jelszó megadása után belépjen az ügyfélpanelre.

Visszatérve egy pillanatra az események szervezésének példájához, a projekt befejezésének meghatározása tartalmazhatja például:

• az esemény időpontja és helyszíne,
• azoknak a vendégeknek a száma, akiknek helyet készítettek,
• menü,
• biztosított zenei kíséret.

Az elfogadási kritériumok viszont a bulin résztvevők várható élményére vonatkozhatnak, például:

• az helyiség tágassága,
• az felszolgált italok minősége,
• az ételek egyidejű felszolgálása az egy asztalnál ülő összes vendégnek.

KPI-k. Késleltetett mutatók

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) a projektmenedzsment sikerének kulcsfontosságú meghatározói annak értékelésére, hogy teljesülnek-e a projekt alapvető céljai. A késleltetett mutatók felhasználhatók a projekt végrehajtásának sikerének értékelésére. A KPI-k végső értékének előrejelzése lehetővé teszi a minimum kritériumok meghatározását, amelyeket teljesíteni kell ahhoz, hogy a projekt sikeréről beszélhessünk. Azonban ezek csak a mérhető eredmények, például:

• a feladat végrehajtásának költsége
• a végrehajtás időbeli megfelelősége
• az a munkaórák vagy egyéb erőforrások száma, amelyeket a projekt megvalósításához használtak
• környezeti terhelés
• a munkaerő-befektetés profitra való átváltása a szervezet számára.

Számtalan mutató létezik, amelyeket a menedzsment gyakorlatban használnak erre a célra, ezért a projekt elején történő kiválasztásuk a projektmenedzser egyik fontos feladata. Végül is nem az a lényeg, hogy mindent mérjünk, hanem csak azt, ami valóban releváns információt nyújt a projekt állapotáról és a projektmenedzsment sikeréről. Nem lehet több mint 20, míg kisebb projektek esetén a számuk nem haladhatja meg az 5-öt.

Összegzés

A projektmenedzsment sikere nemcsak az abba fektetett erőfeszítéstől, a piaci helyzettől és a hatékony vezetéstől függ. Kulcsfontosságú az is, hogy pontosan meghatározzuk, mit tekintünk sikernek. És még olyan további tényezők is, amelyeket nem lehet előre látni. Végül is az ügyfél szempontjából egy utolsó pillanatban improvizált megoldás nagyon kielégítő lehet. Azonban inkább hagyjuk az improvizációt a projektek utolsó pillanatban történő megmentésének merész stratégiái közé, amelyek veszélyben vannak, mintsem hogy a siker és a projekt befejezésének átgondolt meghatározásait, valamint a jól megfogalmazott elfogadási kritériumokat naponta alkalmazzuk.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.