Hogyan használjuk helyesen a mérföldköveket egy projektben? | #19 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt életciklusa sok döntő pillanatot tartalmaz. A projektcsapat, a Projektmenedzser és az érdekelt felek együtt válaszolják meg a kérdést, hogy a projekt egy adott szakasza befejeződött-e. Teljesültek az összes elfogadási kritérium? Van még valami, amit javítani kell, vagy lehet tovább lépni? Ezeket a pillanatokat mérföldkövek jelzik – kezdetek és befejezések.

Mérföldkövek egy projektben – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A mérföldkövek története
3. A mérföldkövek szerepe
4. Mérföldkövek beállítása
5. Mérföldkövek egy projektben – összefoglalás

Bevezetés

Minden eddigi mérföldkő fontos pontot jelöl a projekt végrehajtási térképén. Tartalmazza a projekt kezdetét, egy csapatmegbeszélést, egy szerződés aláírását, vagy egy fontos tesztelési szakasz befejezését, amely a termék vagy szolgáltatás megvalósítását kíséri. De miért fontos ezeket már a projekt tervezési szakaszában meghatározni?

A mérföldkövek története

A mérföldkő ötlete – a projekt kulcsmomentumának neve és szimbóluma – az ókori rómaiak gyakorlatából származik. Ők mérföldkövekkel jelölték civilizációjuk terjedelmét, és egyúttal feltérképezték a területet, amelyen utaztak.

A rómaiak kőoszlopokat emeltek az utakon rendszeres távolságokban, minden mérföldön. Ezek nemcsak az útvonal jelölésére szolgáltak, hanem a távolság megmutatására is Rómától vagy a tartomány fővárosától, ahol telepítve voltak. Analóg módon a projekt szimbolikus mérföldkövei megmutatják, mennyi munka áll már mögöttünk, és képet adnak a feladathoz vezető útról.

A mérföldkövek szerepe

A mérföldkő egy kritikus pillanatot jelöl az iniciálástól a projekt céljáig vezető úton. Ezért, akárcsak a római útjelzők, a projektben a mérföldkövek nem történhetnek túl gyakran. Ennek oka, hogy több kulcsszerepet töltenek be a projektben:

• lehetőséget biztosítanak a visszajelzésre – a mérföldkő elérése gyakran egy csapatmegbeszéléssel jár, amely során a csapattagok beszélnek a munkájuk előrehaladásáról és megfontolják, hogyan lehetne javítani a csapat együttműködését,
• erőteljes motivációs eszközzé válnak – mivel a mérföldkövek rövid- és középtávú célokat jelölnek, hatékonyabban motiválnak, mint egy távoli cél, amely az egész projekt befejezését irányítja. Ezenkívül lehetővé teszik, hogy észrevegyük, mennyi mindent már elértünk,
• bemutatják a projekt előrehaladását – nagyon gyakran a mérföldkő befejezése érdekelt feleknek szóló információ vagy jelentés küldésével jár a projekt állapotáról.

Mérföldkövek beállítása

Tehát hogyan állíthatunk be mérföldköveket a megfelelő mennyiséggel és gyakorisággal? Itt nincsenek egyetemes szabályok, de a projekt ütemtervének és tervezésének elkészítésekor a szoftver nagyon hasznos lehet.

1. Célok – A mérföldköveket a legkönnyebb kiemelni, ha először egy hosszú listát készítünk a legfontosabb feladatokról, majd csoportosítjuk őket nagyobb egységekbe, amelyeket hasonló időben hajtanak végre. Így elkülönítjük a célokat, és a megvalósításuk pillanata lehetővé teszi a mérföldkő beállítását.
2. Kulcsfeladatok – Először is figyeljünk a mérföldkövekre, amelyek kritikus feladatokat jelölnek, amelyek nélkül a projekt nem folytatódhat. Ezért kulcsfontosságú nemcsak meghatározni, hogy mit kell elérni ahhoz, hogy egy mérföldkő legyen, hanem egy tartaléktervet is kidolgozni, amely megoldást nyújt, ha bármelyik mérföldkő elmarad.
3. Csapat elkötelezettsége – Általában az egész csapatra szükség van egy jól meghatározott mérföldkő eléréséhez.
4. Időbeli távolság – a következő mérföldkövek elérése viszonylag egyenletesen kell, hogy haladjon a projekt számára, mind a motivációs hatás, mind a csapat ritmusának érdekében.

Összefoglalás

A mérföldkő befejezési dátuma fontos eszköz a projekt kezelésében, a csapat motivációjának növelésében és a munkafolyamat nyomon követésében. Gondosan válassza ki őket, és határozza meg jól. Ez biztosítja, hogy minden elért mérföldkő a csapat sikerének ünnepeként jelenjen meg, valamint egy fontos projektfázis lezárásaként, amely megnyitja a következő feladatok elvégzésének területét.

Érdekli a projektmenedzsment? Kövesse sorozatunkat, hogy ne maradjon le egyetlen cikkről sem.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.