Minden a vállalati folyamatok térképezéséről. Használható az e-kereskedelemben?

A vállalati működés sok összetett eljáráson alapul. Minden nap, mindegyikben, lehetnek hibák és hiányosságok, amelyeket túl későn észlelnek, ami végső soron pénzügyi veszteségekhez vezet. Tudja, hogyan lehet korán észlelni a szabálytalanságokat és elkerülni az erőforrások pazarlását? Használja ki az üzleti folyamatok térképezését. Olvasson tovább, hogy többet megtudjon.

Üzleti folyamatok térképezése – tartalomjegyzék:

1. Mi az üzleti folyamatok térképezése?
2. Az üzleti folyamat térképek típusai
3. Üzleti folyamat térképező szoftverek
4. Az üzleti folyamatok térképezésének előnyei
5. Az üzleti folyamatok térképezésének hátrányai
6. Üzleti folyamatok térképezése az e-kereskedelemben
7. Összegzés

Mi az üzleti folyamatok térképezése?

A cégben zajló minden folyamat (termékkezelés, értékesítési folyamat stb.) lebontható konkrét tevékenységekre, amelyek elérik a kitűzött célt. Az üzleti folyamatok térképezése a cég működésének vizuális megjelenítése, és azt mutatja, ki felelős minden egyes feladatért.

Ez egy hasznos eszköz, amely lehetővé teszi, hogy szélesebb perspektívából nézze a céget. Az üzleti folyamatok térképezésének köszönhetően képes észlelni a folyamatokban lévő szabálytalanságokat, csökkenteni vagy megszüntetni azok hatását, növelni a termelékenységet és csökkenteni a költségeket. Mindezek a lépések kulcsfontosságúak a nyereség eléréséhez.

Az üzleti folyamat térképek típusai

A minden folyamat menetét illusztrálni lehet néhány, erre a célra létrehozott eszközzel. Az alábbiakban felsoroljuk a leggyakrabban használtakat:

Alap folyamatábra

Bizonyos folyamatábra szimbólumokat használnak a létrehozásához, pl. téglalapokat, amelyek a folyamat bármely lépését képviselik, nyilakat, amelyek a cselekvés irányát jelzik, és gyémántokat, amelyek a továbblépéshez szükséges döntéseket szimbolizálják. Az ilyen diagram készítése meglehetősen egyszerű, és lehetővé teszi több folyamat vizualizálását, pl. értékesítési és termelési folyamatokat.

Értékáram térkép

Ez hasonló az előzőleg leírt alap folyamatábrához, és gyakran használják a lean menedzsment stratégiák részeként. Az értékáram az összes tevékenységet jelenti, amelyet a cég végrehajt az operatív folyamataiban. Az értékáram térkép létrehozása viszont a jelenlegi állapot és a jövőbeli állapot összehasonlítását jelenti.

A jelenlegi állapot elemzésekor különös figyelmet kell fordítani arra, hogy mennyi időt vesz igénybe bizonyos tevékenységek elvégzése. A jövőbeli állapot (az ideális állapot, amelyre törekednünk kell) azt az időt jelenti, amikor a terméknek készen kell lennie és el kell érnie az ügyfelet, hogy kielégítse igényeit. A jelenlegi állapot és a jövőbeli állapot közötti eltérések a szűk keresztmetszetek, amelyek erőforrás-pazarláshoz és csökkent termelékenységhez vezetnek.

Swimlane

Ez egy kicsit kidolgozottabb változata az alap folyamatábrának. A folyamaton belüli egyes tevékenységek leírása mellett meghatározza azokat a feladatokat, amelyekért a különböző osztályok vagy alkalmazottak felelősek. Ennek köszönhetően könnyebb látni a folyamatban részt vevő felek közötti kapcsolatokat.

SIPOC

A SIPOC a Beszállító, Bemenetek, Folyamatok, Kimenetek, Ügyfelek rövidítése. Felhívja a figyelmet a cég folyamataiban részt vevő kiválasztott érdekelt felekre és az ezekből a folyamatokból származó tevékenységekre.

Üzleti folyamat térképező szoftverek

Számos BPM eszköz található a piacon, amelyek jelentősen megkönnyítik az üzleti menedzsmentet. Néhány népszerű példaként említhetjük a Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard és még sok mást. Az igényeitől függően keresheti a legjobb szoftvert az Ön számára.

Az üzleti folyamatok térképezésének előnyei

Az üzleti folyamat térkép kidolgozása időt és energiát igényel. Azonban ez egy olyan befektetés, amelynek eredményeit az üzlete fejlődésében fogja látni. Milyen előnyei vannak az üzleti folyamatok térképezésének?

Az üzlet szélesebb perspektívából való megtekintése

Az egyes folyamatok illusztrálása lehetővé teszi, hogy objektíven nézze őket, ami segít a stratégiai döntések meghozatalában és a folyamatok javításában.

Problémamegoldás

A szűk keresztmetszetek azonosítása, amelyek csökkentik a folyamat hatékonyságát, az első lépés a negatív hatásuk eltávolításához vagy csökkentéséhez.

Hatékony kockázatkezelés

A vállalati folyamatok elemzése segít észlelni a szabálytalanságokat még mielőtt jelentős pénzügyi veszteségek és jogi megsértések történnének.

A csapat szerepeinek és felelősségeinek meghatározása

Az üzleti folyamatok térképezésével könnyebb felelősségeket kijelölni az egyes személyeknek, ami szintén fontos a folyamatok zökkenőmentes működésének fenntartásához.

A legjobb gyakorlatok kidolgozása és alkalmazása

A szóban forgó technika jó lehetőséget kínál arra, hogy tanuljon a saját hibáiból, folyamatosan fejlődjön és meghatározza azokat a viselkedési mintákat, amelyek hozzájárulnak a cég sikeréhez.

Az üzleti folyamatok térképezésének hátrányai

Hiányos adatok

A munkafolyamat előrehaladásáról szóló információk általában azoktól származnak, akik a legjobban ismerik a folyamatot – az alkalmazottaktól. Azonban a véleményük még mindig szubjektív, és nem tükrözi megfelelően a valós helyzetet, vagy alapulhat a hozzáállásukon (elégedetlenség, frusztráció stb.).

Sok precizitást igényel

Adataik gyűjtésére vonatkozó szabványok hiánya miatt az így kapott eredmények megbízhatatlanabbak. Olyan térkép elkészítése, amely pontosan tükrözi a vállalat tényleges állapotát, türelmet és fegyelmet igényel. Ezenkívül bizonyos folyamatkomponensek mélyebb elemzése túlságosan bonyolultnak tűnhet, ami túlértelmezéshez és zűrzavarhoz vezethet.

Üzleti folyamatok térképezése az e-kereskedelemben

Az üzleti folyamatok térképezése több iparágban is alkalmazható. Az alábbiakban bemutatjuk az e-kereskedelemben való alkalmazását az alap folyamatábra és a SIPOC segítségével.

Határozza meg a térkép létrehozásának célját

Ez kapcsolódhat egy olyan folyamathoz, amely valamilyen módon nem hatékony.

Emelje ki a fontos lépéseket

Határozza meg egy adott folyamat kezdetét és végét, pl. Termékek keresése az e-boltban (az értékesítési folyamat kezdete) és A rendelés elküldése az ügyfélnek (az értékesítési folyamat vége). Ezután emelje ki a fennmaradó tevékenységek sorrendjét, amelyek szükségesek a folyamat befejezéséhez. Ábrázolja őket az előzőleg említett üzleti folyamat térképek egyik típusával.

Beszéljen másokkal

Mutassa be a készített diagramot a csapatának, és beszélje meg azokat a pontokat, amelyeken javítani kell.

Vezessen be változtatásokat

Határozza meg azokat a területeket, amelyek optimalizálásra szorulnak. Ehhez használhatja a lean menedzsment stratégiákat. A kidolgozott térképeket nézve gondolkodjunk el azon, hogy a folyamat mely szakaszaiban fordulhatnak elő szűk keresztmetszetek. Ezek közé tartozhatnak:

• A rendelés leadásakor a adatok feldolgozásának késlekedése.
• A kifizetések teljesítésének késlekedése.
• Adatai bevitele és a rendelés teljesítése (amelyeket az alkalmazottak végeznek) során hibák és késlekedések kockázata áll fenn.
• A platform nem mobil eszközökhöz való alkalmazkodása – a legtöbb ember telefonját használja vásárlásra. Ha a weboldala nem működik megfelelően, a potenciális ügyfelek lemondanak a szolgáltatásairól.
• Bonyolult rendelési folyamat – minél kevesebb aloldalra vagy kattintásra van szükség a vásárláshoz, annál jobb.
• Nem sok fizetési és szállítási módszer – érdemes rugalmasnak lenni, és különböző vásárlási lehetőségeket kínálni, pl. részletfizetés vagy halasztott fizetés, szállítás egy megadott címre, csomagautomaták, átvételi pontok és külföldre.
• Gyenge ügyfélkommunikáció – ne feledkezzen meg az ügyfeléről az értékesítés befejezése után. Azok az emberek, akiknek már van (pozitív) tapasztalatuk egy boltban, nagyobb valószínűséggel vásárolnak újra, de érdemes emlékeztetni őket a jelenlétére. Automatikusan generált e-maileket küldhet nekik frissítésekkel, promóciókkal, valamint kérheti őket, hogy értékeljék az ügyfélszolgálat minőségét és az üzletkötéssel való elégedettségüket.

Összegzés

Az üzleti folyamatok térképezése fontos eleme lehet a konkrét projektek menedzsmentjének javításában, nemcsak az e-kereskedelem iparágában, hanem a legtöbb más üzleti szektorban is. A belső és külső tevékenységek ábrázolása rendkívül szükségesnek bizonyulhat. Különösen érdemes figyelni a folyamatok időzítésére és minőségére, a lehetséges kockázatokra, az alkalmazottak bevonására és a külső felekre.

Olvassa el ezt is: Morfológiai elemzés mint kreatív problémamegoldó módszer.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.