Projektmenedzsment eszközök

A projektmenedzsment eszközök elengedhetetlenné válnak.  Függetlenül a típustól, egy projekt mindig sok munkát igényel. Természetesen, ha azt szeretnéd, hogy jól végezzék el, és konkrét előnyöket hozzon. Hogyan lehet kezelni a hatalmas számú feladatot és folyamatot? Hogyan lehet ezzel megbirkózni? A válasz a megfelelő projektmenedzsment eszközök. Íme 3 ok, amiért az ilyen eszközök használata javítja minden projekt hatékonyságát és a résztvevők termelékenységét.

3 ok, amiért érdemes projektmenedzsment eszközöket használni

1. Könnyű tervezés

A projektek összetettsége változó. Néhány egyszerű, néhány bonyolult. Függetlenül attól, az egyes projektek első lépése (vagy kellene, hogy legyen) a megfelelő tervezés. Ez időt takarít meg, és széles képet ad. Tehát elkezdted tervezni és látod az egész tervet, most itt az idő, hogy felbontsuk feladatokra és priorizáljuk őket. Ha eddig nem használtál projektmenedzsment eszközöket, most kellene színre lépnie.

A megfelelő projektmenedzsment eszközök valóban hasznosak, amikor hierarchiát kell létrehozni a feladatok között, amelyeket el kell végezni a cél eléréséhez. Vagyis a projekt befejezéséhez. Azonban a feladatok nem egyenlőek. Néhány fontosabb, mint mások. Egy jó projektmenedzsment eszköz lehetőséget biztosít a feladatok hierarchiájának és sorrendjének létrehozására, valamint arra, hogy megmutassa, mely feladatok függenek egymástól. Ez rengeteg időt takarít meg a vezetőnek, aki kiosztja a feladatokat, valamint az egész csapatnak. Minden projekt résztvevő tudja, mit kell tennie most, mit kell tennie ezután, és mi a határidő minden lépésre.

2. Feladatkezelés

Minden projekt, nos, egy folyamat. Függetlenül attól, hogy egyedül vagy csapattal dolgozol, van egy cél – befejezni a versenyt a lehető leggyorsabban és legjobban. És a futás befejezése lehetetlen, ha elfelejted megtenni a lépéseket. Minden feladat egy kis lépés, amely a futás végéhez vezet. A projektmenedzsment eszköz elengedhetetlen a cél eléréséhez.

Köszönhetően ennek, minden fontos feladatot a megfelelő személyekhez rendelhetsz, és nyomon követheted a haladást. Ez sokkal könnyebbé teszi a projektek kezelését, mert hozzáférésed van fontos adatokhoz, és ellenőrizheted, ki felelős melyik feladatért. Mindez hatékonyabbá teszi a csapatmunkát, mivel minden csapattag pontosan tudja, mit kell tennie. És még ha nem is tudja, tudja, kitől kérdezzen. Ez fontosabb, mint néhányan hiszik. Egy Harvard Business Review felmérés szerint a munkaerő időhiánya a kollaborációhoz az egyik legnagyobb akadálya a sikeres együttműködésnek egy szervezetben. Hogyan lehet elkerülni? Nos, egy olyan projektmenedzsment eszköz használata, amely lehetővé teszi, hogy rendszeresen kapcsolatba lépj a csapatoddal, kulcsfontosságú.

3. Projekt nyomon követése a projektmenedzsment eszközökben

Oké, van egy terved, és kiosztottad a konkrét feladatokat. A projekt a megfelelő úton halad. Csodás! Itt az idő, hogy elővegyük a pezsgőt? Ne siess, barátom.

A projekt nyomon követése a harmadik fontos ok, amiért érdemes projektmenedzsment eszközöket használni. Segít információt gyűjteni nemcsak a folyamatról, hanem a csapattagokról is. Az emberek különböző készségekkel és erősségekkel rendelkeznek, amelyek közül néhány rejtett. A megfelelő projekt nyomon követés felfedheti ezeket!

A nyomon követés betekintést nyújt minden lépésbe, és lehetővé teszi a feladatok időbecslését. Ez elengedhetetlen a jelenlegi és jövőbeli projektekhez, mivel lehetőséget ad arra, hogy előre jelezzük, mennyi időt vehetnek igénybe a közelgő projektek. Hogy rövidre zárjuk a történetet, ennek köszönhetően gyorsabban és jobban generálhatod a jövőbeli eredményeket.

A könnyű tervezés, a feladatkezelés és a projekt nyomon követése a három fő ok, amiért érdemes projektmenedzsment eszközöket használni. Természetesen a tökéletes projektmenedzsment eszköz kiválasztása számos más kérdés figyelembevételét igényli. Ez a projektek típusától, a szükségleteidtől, a használandó szolgáltatásoktól, és nem utolsósorban az áraktól függ.

A Firmbee lehetővé teszi, hogy ne csak a projektjeidet és feladataidat kezeld, hanem a pénzügyeket is ellenőrizd, számlázz, kezeld az ügyfélkapcsolatokat és megtaláld a tökéletes munkatársat.

Lehet, hogy éppen most találtad meg a tökéletes projektmenedzsment eszközt? 🙂