A projekt forrásai és változási területei | #47 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A PMBOK könyv végén található fogalomtár 22 bejegyzést tartalmaz a projektváltozásokra vonatkozóan. Ezek a változások a költségektől és a szervezetek kultúrájától a változtatási kérelmekig terjednek. Miért is olyan lényeges a változás a projektekben, és hogyan kell kezelni? Mi az a változáskezelés?

Változáskezelés – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mik a változások és a változáskezelés?
3. A változás területei a projektben
4. Változások a projekt tervezése során
5. Változások a projekt végrehajtása során
6. A projektben bekövetkező változások forrásai
7. Külső
8. Belső
9. Összegzés

Bevezetés

A projekt során bekövetkező változás szinte elkerülhetetlen, mégis sok szervezet hajlamos figyelmen kívül hagyni ezt a nyilvánvalóságot. Életciklusától függetlenül, legyen az három hónap, egy év vagy három, minden projekt tartalmaz kockázati tényezőket, amelyek a projektmenedzsernek a végrehajtás újratárgyalásához vezethetnek az érintettekkel. Ha viszont a projektcsapat folyamatosan tanul a feladatokból, a munkaszervezés javulásai és a változások, amelyek a stakeholder követelmények jobb megértéséből adódnak, szintén bekövetkezhetnek.

Mik a változások és a változáskezelés?

A PMBOK a változást így definiálja:

„Bármely formálisan ellenőrzött teljesítmény, projektmenedzsment tervkomponens, projekt dokumentum módosítása.”

Ez magában foglalhatja a következőkkel kapcsolatos módosításokat:

• projekt célja,
• prioritások,
• ütemezés,
• projekt mérföldkövek, vagy
• a projektcsapat munkamegosztása.

A változáskezelés ezzel szemben a következőképpen van definiálva:

„Átfogó, ciklikus és strukturált megközelítés az egyének, csoportok és szervezetek átmenetéhez a jelenlegi állapotból a jövőbeli állapotba, szándékolt üzleti előnyökkel.”

De mely területekre kell a projektmenedzsernek a legjobban figyelnie a változáskezelés előkészítése érdekében?

A változás területei a projektben

A projektben bekövetkező változások bármely szakaszban előfordulhatnak, de a legnagyobb figyelmet a tervezési fázisban és a projekt végrehajtása során kell fordítani.

Változások a projekt tervezése során

A PMBOK szerint a tervezési szakaszban a projektcsapatnak a projektmenedzserrel együtt fel kell készítenie a folyamat vázlatát a jelenlegi tevékenységek alkalmazkodásához a felmerülő elmozdulásokhoz és fejleményekhez. Más szavakkal, ki kell dolgozniuk, hogyan valósítsák meg ezt. Ez magában foglalhatja:

• munkafolyamat módosításokat,
• a hátralékban szereplő feladatok prioritásainak átalakítását, és akár olyan radikális megoldások előrejelzését is, mint
• a fő projektcél átalakítása

Változások a projekt végrehajtása során

A projekt végrehajtási fázisában bekövetkező változásoknak követniük kell az elfogadott módszertant, nevezetesen:

• Vízfallal – a módosítások formális jóváhagyási folyamatot és a projekt dokumentációjának módosítását igénylik,
• Agilis – ezek a folyamat természetes részét képezik, és folyamatosan bevezetésre kerülnek a hátralék frissítésével és a csapat tevékenységeinek kiigazításával,
• Scrum – mint az Agilis módszertan egyik formája, a Scrum is feltételezi, hogy a változások elkerülhetetlenek. De mielőtt intézkedéseket hoznának, a csapatnak teljesítenie kell a megkezdett Sprint céljait,
• Prince2 – itt a projekt tervét gondosan kell meghatározni a kezdetekkor, és a változásokat tervezés szerint minimalizálni kell. Azonban, ha átmeneteket kell végrehajtani, győződjön meg róla, hogy megfelelően dokumentálja és konzultáljon az érintettekkel.

A projektmenedzsernek fel kell ismernie, hogy minden módosítás hatással lesz a projekt más elemeire, néha kiszámíthatatlan módon. Például egy technikai megoldás bevezetése, amely megkönnyíti az egyik feladatot, jelentősen bonyolíthatja egy másik végrehajtását, ezzel növelve a költségeket, megváltoztatva a munkakört, és végső soron befolyásolva a végrehajtás minőségét.

A projektben bekövetkező változások forrásai

Amikor az üzleti környezet dinamikája és a tervezett innovációk növekednek, a módosítások szinte minden feladatvégrehajtási területet megváltoztathatnak. Forrásaik két fő kategóriába sorolhatók:

• Külső – a projektcsapaton kívülről érkező, és
• Belső – a konkrét feladatok végrehajtása során bekövetkező folyamatokból eredő.

Külső

A leggyakoribb külső forrásai a tervezési változásoknak a következők:

1. A vevői követelmények változása. A vevői követelmények bármely projekt kulcsfontosságú összetevői. Ezek elmozdulhatnak az üzleti környezet fejlődése, új igények megjelenése vagy a verseny miatt. Amikor a vevői követelmények változnak, a projektmenedzsernek gondosan elemeznie kell, hogy ez hogyan befolyásolhatja a projektet, és hogy lehetséges-e módosításokat végrehajtani anélkül, hogy a minőség, az idő vagy a költség rovására menne. Például, ha az ügyfél úgy dönt, hogy átalakítja a felhasználói felület követelményeit, az átalakíthatja a kód struktúráját, ami viszont átszervezheti az ütemtervet és növelheti a költségeket.
2. Költségcsökkentések. A költségcsökkentések a szervezet nehéz pénzügyi helyzetéből, a prioritások elmozdulásából vagy új projektek megjelenéséből adódhatnak. Költségcsökkentések esetén a projektmenedzsernek meg kell próbálnia elérni a célokat kevesebb költséggel. Ez jelentheti:
• a munkakör csökkentését,
• az ütemezés lerövidítését,
• leépítést,
• külső források igénybevételét, vagy
• az szervezet meglévő erőforrásainak más felhasználását.
3. A üzleti környezet változásai. A jogszabályokban bevezetett módosítások, új trendek megjelenése vagy a versenytársak átalakulása mind befolyásolhatják a projekt célját vagy a vevői követelményeket. Az ilyen nehezen előrejelezhető változások esetén a projektmenedzsernek ellenintézkedéseket kell kidolgoznia a változás projekt hatásának minimalizálására és a célok elérésének elősegítésére.

Belső

A belső változások a feladatokkal kapcsolatos tényezők miatt következnek be. A legjelentősebbek a következők:

1. A csapattagok tanulása. A projekt belső változásai a csapattagok új tudás megszerzésének folyamatából származhatnak. Minél tapasztaltabb a csapat, annál valószínűbb, hogy olyan készségeket fejlesztenek ki, amelyek lehetővé teszik számukra a jobb teljesítményt.

Példa erre, amikor egy programozó észreveszi, hogy a kódja nem túl olvasható, és úgy dönt, hogy felfedezi, hogyan lehetne tisztább kódot írni. Végül javaslatokat tehet a módosításokra, amelyek pozitívan befolyásolják a projekt minőségét.

2. A vevői követelmények és a termék sajátosságainak jobb megértése. A projekt során a csapat megértése a felhasználói elvárásokról bővülhet. Ez a munkakör módosítására vagy a technológia alkalmazkodására vezethet a vevő által azonosított igényekhez. Például, miután felhasználói felméréseket végeztek, a projektcsapat úgy dönthet, hogy bevezeti az új funkciókat, amelyeket a megkérdezettek kértek.
3. A munka szervezésének megváltoztatása a jelenlegi munkafolyamatból való tanulás után. Az új tudás megszerzése következtében ötletek merülhetnek fel a folyamatok javítására, innovatív megoldások bevezetésére vagy az ütemezés módosítására. A jelenlegi munkafolyamat elemzésével a projektcsapat azonosíthatja a hibákat, valamint a lehetséges fejlesztéseket, majd ennek megfelelően módosításokat végezhet a munka felgyorsítása érdekében. Például, lehet, hogy találnak egy másik projektmenedzsment eszközt, amely jobban megfelel a folyamatok egyszerűsítésére és a termelékenység növelésére.

Összegzés

A változáskezelés kritikus a projekt sikeréhez. A projektváltozások elkerülhetetlenek, és mind külső, mind belső forrásokból származnak. A projekt életciklusának szakaszától függően megfelelő tervet kell kidolgozni a jelenlegi tevékenységek alkalmazkodására a felmerülő változásokhoz. A változáskezelés hatékony kommunikációs és koordinációs folyamatot igényel a projektcsapat és az érintettek között. Ezért a projektmenedzsernek nehéz feladatot kell megoldania: rugalmasnak és nyitottnak kell maradnia a változásokra, ugyanakkor kontroll alatt kell tartania a projektet, hogy elkerülje a negatív hatásokat.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.