Hogyan írjunk meggyőző üzleti indoklást? | #35 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A vállalati indoklás, vagy üzleti eset, az egyik kulcsfontosságú dokumentum, amelyet a projektmenedzser készít. Végül is ez meggyőzi az érdekelt feleket, és végső soron meghatározza, hogy a projekt támogatást, finanszírozást kap-e és megvalósul-e. Hogyan írjunk tehát egy ilyen meggyőző üzleti esetet?

Hogyan írjunk meggyőző üzleti esetet? – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Miért érdemes ezt a projektet folytatni? Határozza meg világosan az üzleti igényt
3. Mit fogunk tenni? Írja le a projekt terjedelmét
4. Hogyan fogunk dolgozni? Vázolja fel az ütemtervet
5. Mennyibe fog kerülni? Készítsen költség-haszon elemzést
6. Érdemes-e a cél a befektetett erőfeszítést? Sorolja fel a kívánt eredményeket
7. Összefoglalás

Bevezetés

A legújabb PMBOK-ban az üzleti eset definíciója nagyon széles. A következőképpen olvasható:

“Az üzleti eset egy értékajánlat egy javasolt projekthez, amely pénzügyi és nem pénzügyi előnyöket is tartalmazhat.”

Egy ilyen rövid magyarázatból nehéz levonni, hogyan készítsünk egy olyan dokumentumot, amely meggyőző az érdekelt felek számára. Milyen üzleti esetet kell tehát írni a tervezett projekthez?

Az üzleti eset maximális világosságot igényel. Ezért egy nagyszerű ötlet, ha úgy próbálja megmagyarázni, mintha egy gyermeknek – valós vagy képzelt – beszélne arról, hogy miről fog szólni a vállalkozásunk. Miért akarjuk megvalósítani a projektet, és mit akarunk tenni? Hogyan fogjuk ezt elérni, és ki a célcsoportunk?

Miért érdemes ezt a projektet folytatni? Határozza meg világosan az üzleti igényt

A jó üzleti eset első lépése, hogy világosan meghatározzuk azt az igényt, amelyet a projekt célja kezel, és a szervezet számára nyújtott üzleti előnyt. Más szavakkal, ez a válasz arra a kérdésre, hogy miért érdemes megvalósítani a projektet.

A válaszok megadásához fel kell készülnünk:

• előzetes üzleti követelmények,
• részletes információk a célokról és feladatokról,
• az elérendő cél által előnyben részesített szervezet jövőbeli állapotának vázlata.

A projektmenedzser a projekt alapdokumentumába fogja bevinni az üzleti igény részleteit az első érdekelt felek jóváhagyása és a projekt tervezési fázisba való lépésének döntése után.

Mit fogunk tenni? Írja le a projekt terjedelmét

A következő lépés a projekt terjedelmének bemutatása. Az indoklásnak érthetően össze kell kapcsolnia a végrehajtandó feladatokat az üzleti igénnyel. Ily módon magyarázza el, miért érdemes folytatni a projektet. Meg kell győznie az érdekelt feleket arról, hogy az üzleti igény megéri a befektetést és sürgős, ezért most kell foglalkozni vele.

Azt is érdemes megemlíteni, hogy milyen technikai megoldásokat és innovációkat kívánunk alkalmazni. Ha fejlett megoldásokat és speciális berendezéseket vagy szoftvereket alkalmazunk, az indoklásunk világosabbá válik, amikor elmagyarázzuk az alapvető fogalmakat, és elkerüljük a zsargont.

Hogyan fogunk dolgozni? Vázolja fel az ütemtervet

Most itt az ideje, hogy vázoljuk a projekt munkájának ütemtervét. Itt meg kell említeni a mérföldköveket, egy-két mondatban leírva a várható eredményeket. Ez lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy ne csak a terjedelmet, hanem azt is megértsék, hogyan fog megvalósulni a projekt. Ez azonnali képet ad a csapat méretéről és az első eredmények eléréséhez szükséges időről.

Mennyibe fog kerülni? Készítsen költség-haszon elemzést

A költségelemzés biztosítása lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy döntést hozzanak a projekt finanszírozásáról. A lehető legpontosabban kell bemutatnia:

• az összesített összeget – a projekt költségeinek és szükséges erőforrásainak megalapozott elemzése alapján,
• részösszegeket mérföldkövek vagy évek szerint, ha hosszú távú projektet valósítunk meg.

Bár az üzleti eset csak általános összegeket igényel, a projekt életciklusa későbbi szakaszaiban részletes pénzügyi adatokra és elemzésre lesz szükség. Ezért érdemes már az elején becsléseket készíteni, hogy az érdekelt felek tudják, hogy a projektmenedzser tisztában van a projekt megvalósításának költségeivel.

Érdemes-e a cél a befektetett erőfeszítést? Sorolja fel a kívánt eredményeket

A végső lépés a projekt kívánt eredményeinek rögzítése. Ez egy tömör vízió a jövőbeli állapotról, amely világosan leírja az előnyöket minden érdekelt fél csoport számára. Ezt érdemes:

• tömör,
• zsargonmentes,
• vizuális elemekkel, amelyek tartalmazzák az adatokat és a kívánt eredményeket,
• reális.

Tartsa szem előtt az utolsó pontra vonatkozó következményeket, mivel a projektcsapat tevékenységei a megvalósítás során figyelem alá kerülnek, és összehasonlítják az üzleti esetben meghatározott kívánt eredményekkel. Ha ezek ambiciózusak, de elég óvatosak, akkor biztonságosan elérheti őket, és a projekt összhangban marad az igényekkel, és megtermeli a kívánt eredményeket.

Összefoglalás

Egy meggyőző üzleti esetnek tartalmaznia kell: egy világosan meghatározott üzleti igényt, projekt terjedelmét, ütemtervet, költség-haszon elemzést és kívánt eredményt.

Az üzleti eset bemutatása hatékonyan kommunikálja a projekt értékét az érdekelt felek számára. Ahogy a PMBOK állítja, “a kívánt eredményeket világosan kell leírni, iteratívan értékelni és frissíteni a projekt során.” Ezért a projektmenedzsereknek rendszeresen értékelniük kell a projektet az üzleti eset szempontjából a projekt során. Ily módon a legkönnyebben biztosíthatják, hogy a projekt összhangban marad az igényekkel, és a megállapodott cél felé halad az érdekelt felekkel.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.