Többfeladatos munka vs egyfeladatos munka. Melyik módszer jobb a termelékenységed szempontjából?

Melyik módszer biztosít jobb hatékonyságot és termelékenységet? A prioritások felállításának, a saját munka megszervezésének vagy a stratégiai tervezésnek a képessége gyakran kívánatos a munkáltatók számára. Amikor a felelősségek száma növekszik, és a felügyelő gyors eredményeket vár, érdemes megfontolni, hogy jobb eredményeket érünk-e el, ha egyszerre több feladatot végzünk, vagy ha egy időben csak egy dologra összpontosítunk. Nézzük meg!

Multitasking vs egyfeladatos munkavégzés – tartalomjegyzék:

1. Mi az a multitasking?
2. Egyfeladatos munkavégzés: alternatíva a multitaskingra
3. Hogyan végezzünk egyfeladatos munkát?
4. Multitasking vs egyfeladatos munkavégzés
5. Összegzés

Mi az a multitasking?

A multitasking kétféleképpen érthető. Először is, a figyelem megosztásával kapcsolatos, amelynek köszönhetően egy személy egyszerre több feladatot is el tud végezni, például válaszolhat egy ügyfél e-mailjére, miközben részt vesz egy csapatmegbeszélésen és beszélget a kollégákkal. A multitaskingot a feladatok közötti gyors váltás képességével is azonosíthatjuk.

Hatékony a multitasking? A kutatás szerint, amelynek eredményeit a “Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability,” című publikációban mutatták be, a résztvevők csupán 2,5%-a tudta sikeresen egyszerre több feladatot végezni. A többiek jelentős teljesítménycsökkenést mutattak.

Cynthia Kubu, neuropszichológus megerősíti, hogy az emberi agy képes arra, hogy egyszerre csak egy feladatra összpontosítson: “Amikor azt hisszük, hogy multitaskingot végzünk, a legtöbbször valójában nem csinálunk egyszerre két dolgot. Ehelyett egyéni cselekvéseket hajtunk végre gyors egymásutánban, vagy feladatváltás történik.”

Egy másik kutatás, ezúttal a párizsi Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) kutatói által, azt mutatja, hogy a multitasking hogyan befolyásolja a prefrontális kérget. Amikor egyetlen feladatot végzünk, a prefrontális kéreg mindkét oldala együtt működik. Amikor több feladatot hajtunk végre egyszerre, az agy oldalai függetlenül kezdenek működni, ami memória problémákhoz vezet, csökkent teljesítményt és megnövekedett hibaszámot eredményezve.

Ha a több feladat egyidejű végzése nem hatékony, hogyan lehetséges, hogy egy személy például vacsorázik, görgeti a közösségi médiát és hallgatja a rádiót egyszerre? A válasz a prefrontális kéreg aktivitási szintjében rejlik – azok a tevékenységek, amelyeket automatikusan végzünk (például járás) kevésbé terhelik meg, mint például az autóvezetés.

Egyfeladatos munkavégzés: alternatíva a multitaskingra

Mit tegyünk a multitasking helyett? Nos, az egyfeladatos munkavégzés alternatíva lehet a multitaskingra. Ez azt jelenti, hogy egyszerre csak egy feladatra összpontosítunk. Ennek a módszernek pozitív hatása van nemcsak a termelékenységre, hanem az emberi testre is. Tehát mik az egyfeladatos munkavégzés előnyei?

• Magasabb hatékonyság – az energia egy feladat befejezésére való összpontosítása biztosítja, hogy alaposan elvégezzük, így csökkentve a hibázás kockázatát.
• Jobb koncentráció – a konkrét feladatra való összpontosítás képessége lehetővé teszi a jobb eredmények elérését. Ez nemcsak a szakmai kötelezettségekre vonatkozik, hanem a kapcsolatokra is. Például a koncentráció, vagy a “jelen lenni” barátokkal való találkozáskor lehetővé teszi, hogy jobban élvezzük a pillanatot.
• Kevesebb zavaró tényező – az egy feladatra való összpontosítás prioritássá teszi azt, és automatikusan megszünteti a külső zavaró tényezőket.
• Nagyobb kontroll – a feladatok közötti “váltás” elvonja a figyelmet a munkától, megnehezítve a későbbi hatások vagy a feladatra fordított idő mérését.
• Csökkentett stresszszint – az egyfeladatos munkavégzés növeli a valós feladatbefejezés valószínűségét. Emellett növeli az elégedettséget és csökkenti a stresszszintet, mivel a munkavállalónak már nem kell azon gondolkodnia, mikor és hogyan fejezze be azt.

Hogyan végezzünk egyfeladatos munkát?

Prioritások felállítása

Mielőtt elkezdenéd a munkát, döntsd el, hogy mely feladatok állnak a prioritási listád élén. Használj egy Eisenhower mátrixot, amely segít meghatározni, hogy mely problémák sürgősek és azonnali figyelmet igényelnek, és melyek kezelhetők később. Miután meghatároztad a feladatok prioritását, hozd létre a saját teendőlistádat. Ez az egyik funkció, amelyet a Firmbee biztosít. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy ne csak felírd a kötelezettségeidet, hanem prioritásokat állíts fel, státuszokat és határidőket adj meg nekik.

Tanulj meg időt kezelni

Számos technika létezik, amelyek segítenek jobban kezelni az idődet azáltal, hogy a nagy feladatokat kisebb, teljes figyelemmel rövid idő alatt elvégezhető részekre bontod. Például a Pomodoro technika, amely a ciklusos időblokkokban végzett munkán alapul. A leggyakoribb felosztás, hogy 25 percig dolgozol egy feladaton, majd 5 perc szünetet tartasz. Négy blokk után ajánlott egy hosszabb szünetet tartani.

A zavaró tényezők kiszűrése szintén segít a jobb összpontosításban. Ennek érdekében érdemes minden értesítést kikapcsolni, és elhagyni azokat a weboldalakat, amelyek elvonják a figyelmedet a munkádtól. Természetesen néhány kolléga azonnali választ várhat az üzenetére. Ekkor értesítened kell másokat előre, hogy a feladatra kell összpontosítanod, és kérned kell őket, hogy ne zavarjanak, amíg ezt végzed. Az ilyen helyzetek arra is megtanítanak, hogyan állíts fel egészséges határokat. A vezetők fontolóra vehetik, hogy bevezessék, vagy legalábbis továbbképzést tartsanak a szinkronizálatlan kommunikáció témájában.

Használj projektmenedzsment rendszert

A projektmenedzsment szoftver számos funkcióval rendelkezik, amelyeket a munkád megszervezésére használhatsz. Először is, a Kanban táblák segítségével a csapat együtt dolgozhat a feladatok meghatározásán, prioritások és státuszok beállításán, a felelős munkatársak kijelölésén vagy határidők megadásán. A kijelölt feladatokkal rendelkező személy felírhatja azokat a saját teendőlistájára, majd egyénileg és sorban elvégezheti őket, és megjelölheti, hogy befejezte.

Gyakorold az aktív hallgatást

Az aktív hallgatás segít a másik személyre összpontosítani és minél többet megjegyezni a megbeszélésből. Ennek a gyakorlatnak köszönhetően nemcsak tiszteletet mutatsz a másik személy iránt, hanem jobban megértheted a megvitatott kérdéseket is, valamint elkerülheted a hibákat és félreértéseket. Tehát érdemes eltenni a zavaró eszközöket (telefon, laptop stb.) a megbeszélés során, és lehetőleg egy másik szobában hagyni őket. Online megbeszélések során szintén érdemes kikapcsolni az összes felesleges lapot a böngésződben.

Multitasking vs egyfeladatos munkavégzés

Nem nehéz észrevenni, hogy a multitasking és az egyfeladatos munkavégzés teljesen különböző módszerek a feladatok elvégzésére. Az alábbi táblázatban bemutatjuk az alapvető különbségeket.

Multitasking	Egyfeladatos munkavégzés
Több feladat egyidejű végzése, vagy a feladatok közötti gyors “váltás” képessége	Csak egy feladaton való munka egyszerre
Széles munkakör	Keskeny munkakör, csak egy feladatra való összpontosítás
Több hiba lehetősége a csökkentett koncentráció miatt	Alacsonyabb hibázási kockázat
Sok hiba rosszabb eredményeket és alacsonyabb hatékonyságot, termelékenységet jelent	Kevés hiba jobb eredményeket és magasabb hatékonyságot, termelékenységet jelent
Nehezebb nyomon követni a haladást	Könnyebb nyomon követni a feladat előrehaladását
Nehezebb a feladatok prioritását felállítani	A feladatok prioritásának felállítása elengedhetetlen, a legfontosabb kötelezettségeket először végzik el
Gyorsabb haladás több projekten	Lassabb haladás több projekten, mivel a figyelem egyetlen feladatra összpontosul
Specifikus feladatok lassabb végrehajtása a gyakori “váltások” miatt	Gyorsabb befejezése egy adott feladatnak – minden figyelem és energia erre irányul

Összegzés

Ma a multitasking kívánatos készség a munkáltatók számára, főként mert a nagyobb termelékenységgel és hatékonysággal társítják. A kutatások azonban azt mutatják, hogy a kapcsolat éppen ellenkező. A feladatok folyamatos váltogatásával, a prioritások és a munka megszervezésének képtelenségével, valamint a gyakori zavaró tényezőkkel a munkavállaló hatékonysága jelentősen csökkenthető, és nagyobb a hibázás kockázata, ami újra időt és energiát igényel a javításhoz.

Természetesen bizonyos helyzetekben és egyes emberek számára a multitasking ideális megoldás lehet. Azonban érdemes emlékezni arra, hogy a lakosság csupán egy kis százaléka rendelkezik a megfelelő képességekkel ehhez.

Fontos az is, hogy megváltoztassuk a hozzáállást az egyfeladatos munkavégzéshez, és elutasítsuk azt a véleményt, hogy ez egy alsóbbrendű módszer. Számos publikációban, cikkben és blogban olvashatsz a munkára, valamint az egészségre gyakorolt pozitív hatásairól. Tehát ideális alternatíva lehet azok számára, akik nem akarnak annyira nyomás alatt lenni és stresszelni, és inkább elégedettek akarnak lenni a konkrét feladatok befejezésével.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.