Projektcél. Mi az, és hogyan lehet jól meghatározni? | #15 Kezdjünk bele a projektmenedzsmentbe

A projekt céljának, vagy annak, amit a projekt végrehajtásával el szeretnénk érni, világosnak kell lennie minden érintett számára. A csapat, a projektmenedzser, az ügyfelek, a kedvezményezettek, valamint a szervezet vezetése számára. Ez az alapja a tevékenységek koordinálásának, az egyéni célok kitűzésének és a feladatok elosztásának. A projekt állapotát az elérésének távolsága méri. Tehát hogyan lehet jól meghatározni a projekt célját?

Projekt cél – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Mi a projekt célja?
3. A leggyakoribb hibák a projekt céljának megfogalmazásakor
4. Hogyan határozzuk meg a projekt célját?
5. Összefoglalás

Bevezetés

A projekt célja számos kisebb célkitűzést és mérföldkövet tartalmaz. Ez mindet felülírja, amikor a “Mit csinálunk?” kérdésre válaszol. Tehát mit kell tartalmaznia egy megfelelően megfogalmazott projekt célnak, hogy a megvalósítás zökkenőmentes kezdetét a legjobban támogassa?

Mi a projekt célja?

A PMBOK hetedik kiadásában a projekt célját a következőképpen definiálják:

“Valami, aminek irányába a cselekvések irányulnak, egy stratégiai pozíció, egy elérendő cél, egy kidolgozandó eredmény, egy előállítandó termék vagy egy nyújtandó szolgáltatás.”

Ezért a projekt céljának nem kell anyagi jellegűnek lennie. Bár sok projekt kimenetele egy termék, tartalom vagy szoftver előállítását foglalja magában, tartalmazhat egy szolgáltatást vagy változást az ügyfélben vagy a szervezeten belül. Például egy projekt célja lehet:

• A folyamat megvalósítása A ügyfélnél az idei év december végéig
• Nulla üvegházhatású gázkibocsátás elérése 2025-re
• B termék bevezetése az európai piacon 2023 január végéig
• C esemény megszervezése 1,000 fő számára jövő májusban
• Költségek optimalizálása és 30%-os költségcsökkentés a D osztályban E cégnél
• A panaszok számának 10%-os csökkentése a következő negyedévben.

A követett cél ezért szorosan kapcsolódik a projekt víziójához, amely megmutatja a cél követésének okát az “miért?” és “mire?” kérdések megválaszolásával.

A leggyakoribb hibák a projekt céljának megfogalmazásakor

Az egyik leggyakoribb hiba, amely a projekt céljának megfogalmazásakor felmerül, az, hogy feltételezzük, hogy minden érintett “tudja, mit kell tenni”. Ennek következtében nincs szükség a projekt céljának megfogalmazására vagy kapcsolódó dokumentumok létrehozására. Sajnos, még ha ez igaz is a projekt megvalósításának első hetében, a cél gyorsan elmosódik, és a projekt terjedelme bővül és változik. Ezért a spontán projektmegvalósítás ritkán hozza meg a várt eredményeket.

Ezért a vállalati projekt céljának elérését általában nemcsak a projekt dokumentumok, hanem a KPI-k, azaz a Kulcs Teljesítménymutatók is meghatározzák. Ezek általában a projekt költségvetésének megvalósítására, a végrehajtás minőségére és a projekt befejezéséhez szükséges időre vonatkoznak. Ezekkel kapcsolatosak a projekt céljának megfogalmazásakor leggyakrabban előforduló hibák. Ennek oka, hogy a tervezett eredmény egyik kulcsfontosságú szempontban sem mérhető. Például nem szerepel benne:

• Mennyi ideig tart a projekt várhatóan?
• Milyen jellemzőkkel kell rendelkeznie a terméknek ahhoz, hogy a projektet befejezettnek lehessen tekinteni?
• Mi a megvalósítására elkülönített költségvetés átléphetetlen határa?

Az ilyen problémák elkerülése érdekében érdemes bevált technikákat alkalmazni a projekt céljának helyes meghatározásához.

Olvassa el ezt is: A projektek típusai

Hogyan határozzuk meg a projekt célját?

Az egyik leggyakrabban alkalmazott technika a projekt céljának megfogalmazására a SMART, amely a következőket jelenti:

• S-Specifikus (Specific) – a célnak a lehető legspecifikusabbnak kell lennie, de minden tevékenységi területet le kell fednie, amely a projektben szerepel
• M-Mérhető (Measurable) – a költségvetés, a megvalósítási idő, a résztvevők száma, és az objektív mérések beállításának képessége kulcsfontosságú a jól meghatározott projekt célhoz
• A-Elérhető (Achievable) – előre nem látható körülmények miatt mindig előfordulhat, hogy a cél nem érhető el, de a kitűzés időpontjában minden érintett és a projektcsapat számára elérhetőnek kell tekinteni
• R-Reális (Relevant) – a projekt célja reális, ha a szervezet rendelkezésére álló erőforrásokkal elérhető, nem pedig például száz nehezen megtalálható és alkalmazható szakembert igényel
• T-Időhöz kötött (Time-bound) – a projektnek világosan meghatározott időtartama kell, hogy legyen, és el kell érni a tervezett eredményt.

Ahhoz, hogy lássa, a projekt célja megfelel-e a SMART követelményeknek, próbálja meg megválaszolni a következő kérdéseket:

• Mi fog történni, amikor a célt elérjük?
• Ez a cél inspirál és motivál téged?
• A tudásod és tapasztalatod szerint ez a cél elérhető?
• Hogyan lehet nyomon követni a cél felé tett előrehaladást?
• Mikor fog megjelenni a várt eredmény?

Összefoglalás

A projekt célja egy megfogalmazott és specifikus válasz a “Mit csinálunk?” kérdésre. Bár az eredmények nagymértékben eltérhetnek a megvalósított projekt típusától függően, minden célkitűzésnek meg kell felelnie a fent leírt SMART kritériumoknak. A megvalósítási kerettel lehetőség van a tervezésre és arra is, hogy meghatározzuk, a projekt a tervek szerint halad-e.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.