3 eszköz az automatizált dokumentumfeldolgozáshoz a vállalatodban a munkafolyamatod javítása érdekében | AI az üzletben #6

Mi az automatizált dokumentumfeldolgozás (IDP)?

Az automatizált dokumentumfeldolgozás nem csupán a szkennelés vagy az OCR. Ez egy egész technikákból álló készlet, amely lehetővé teszi a dokumentumok hatékony kezelését a vállalatában. Íme az IDP eszközök használatának fő előnyei:

• Időmegtakarítás: Az ismétlődő feladatok automatizálása, mint például az adatok kinyerése a dokumentumokból, lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy a stratégiai feladatokra összpontosítsanak.
• Pontosság javítása: Az IDP eszközök segítenek csökkenteni a dokumentumfeldolgozási hibákat, ami megtakarítást eredményez és megakadályozza a megfelelőségi problémákat.
• Megfelelőség erősítése: Az IDP eszközök programozhatók, hogy megfeleljenek a konkrét szabályoknak és előírásoknak, segítve a szervezeteket a megfelelőség fenntartásában.
• Hatékonyság növelése: Az IDP eszközök segíthetnek a dokumentumfeldolgozás egyszerűsítésében, ami hatékonyabb munkát eredményez.
• Ügyfélszolgálat javítása: A gyorsabb dokumentumfeldolgozás jobb ügyfélszolgálatot eredményez.

Milyen dokumentumok dolgozhatók fel?

Nemcsak számlák vagy szerződések dolgozhatók fel automatikusan. Az IDP sokféle dokumentumot kezelhet. Ezek között szerepelnek:

• Szerződések – például munkaszerződések vagy ügyfelekkel kötött szerződések.
• Számlák – bejövő és kimenő számlák egyaránt.
• Jelentések – például értékesítési jelentések vagy pénzügyi jelentések.
• Levelezés – levelek, e-mailek és egyéb írásbeli kommunikációs formák.
• Űrlapok – felmérések, jelentkezések, benyújtások.
• Orvosi dokumentumok – beteglapok, teszteredmények.
• Pénzügyi dokumentumok – bankszámlakivonatok, mérlegek.
• Jogi dokumentumok – jogi aktusok, közigazgatási döntések.

4 automatizált dokumentumfeldolgozási technika

Az Intelligens Dokumentumfeldolgozás (IDP) nem csupán egy szkenner, amely a papíralapú dokumentumokat számítógépre viszi. Ez több technika, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok hatékony feldolgozását. Közülük érdemes megemlíteni:

1. OCR, Optikai Karakterfelismerés – egy alapvető technika a szöveg olvasására papíralapú dokumentumokból. Leggyakrabban ez a kiindulópont a dokumentumok feldolgozásának és forgalmának automatizálásához a vállalatban. Ez egy régi és bevált megoldás a papíralapú dokumentumokban található szöveg szkennelésére és felismerésére. A digitalizáció növekedésével egyre több vállalat használ elektronikus dokumentumokat. Azonban sok esetben a jogi követelmények szükségessé teszik a papíralapú adatbázisok fenntartását és feldolgozását. Így az OCR továbbra is széles körben alkalmazott eszköz.
2. Szövegfelismerés – a dokumentumok szövegszerkezetének elemzése. Az automatikus dokumentumfeldolgozás következő lépése a digitalizált adatok azonosítása. A gépi megértés lényeges része a beolvasott adatok releváns és irreleváns adatainak megkülönböztetése. Vagyis a kulcsfontosságú információk felismerése, például a dokumentumot küldő cég márkázása, vagy véletlen torzulások vagy szennyeződések.
3. Dokumentumok osztályozása – a dokumentumok automatikus kategóriákba sorolása. A felismert dokumentumok, vagy az azokból származó információk ezután egy digitális adatbázisba kerülnek. Azokat a dokumentum típusa vagy az alapján végrehajtandó tevékenység szerint osztályozzák. Ez lehet például a találkozó időpontjának bejegyzése a jótékonysági koncertre meghívottak digitális naptárába, vagy egy személyre szabott e-mail küldése egy ügyfélnek, amely a panaszkezelési folyamat után visszajelzésre ösztönöz.
4. Dokumentumkeresés – információk gyors keresése a dokumentumadatbázisban. Az IDP-nek köszönhetően egy adott vállalkozótól származó számla vagy egy adott összegért vásárolt jegy megtalálása olyan egyszerű, mint egy szó beírása a keresőablakba.

Hogyan működik az automatikus dokumentumfeldolgozó szoftver?

A dokumentumfeldolgozó szoftver egy olyan eszköz, amely IDP technikákat használ a vállalati folyamatok automatizálására. Számítógépeken és felhőben egyaránt fut, és integrálható más rendszerekkel, például ERP-vel (Vállalati Erőforrás Tervezés) vagy CRM-mel (Ügyfélkapcsolat-kezelő).

Document AI a Google-tól

A Document AI egy felhőalapú szolgáltatás a Google-tól, amely automatikus dokumentumfeldolgozást kínál. Gépi tanulást használ a strukturált adatok kinyerésére a strukturálatlan dokumentumokból.

A Document AI számos olyan funkciót kínál, amelyek erőteljes eszközzé teszik a dokumentumfeldolgozáshoz, mint például a magas pontosság, skálázhatóság, rugalmasság és biztonság. A Google Cloud AI technológiájával és egy sor előképzett modellel vagy egyedi modellekkel a Workbench-ben a Document AI különböző típusú dokumentumokat képes feldolgozni magas pontossággal és sebességgel. Kétségtelen előnyei a következők:

• Egyetlen platform a dokumentumfeldolgozáshoz – egyetlen platform használata gyors hozzáférést biztosít az összes modellhez és eszközhöz, beleértve az OCR és Form Parser előképzett modelleket, valamint a speciális modelleket az iparágak számára.
• AI technológia a Google-tól – A Document AI a Google kép- és természetes nyelvfeldolgozó (NLP) technológiáját használja, hogy előképzett modelleket hozzon létre nagy értékű, nagy mennyiségű dokumentumokhoz.
• Adatgazdagítás – a feldolgozott információk ellenőrzésének és gazdagításának képessége a Google tudásgrafikon technológiájának felhasználásával, amely lehetővé teszi a cégnevek, címek és egyéb adatok ellenőrzését az interneten elérhető információk alapján.
• Emberi ellenőrzés hozzáadása a folyamathoz – Az új Human-in-the-Loop AI funkció magasabb pontosságot ér el a dokumentumfeldolgozásban azáltal, hogy az emberi elfogadás pillanatát hozzáadja a kiválasztott folyamatokhoz.

A Google Document AI ereje az más Google Cloud szolgáltatásokkal való integrációjában rejlik, amely segít a fejlett munkafolyamatok létrehozásában. Próbálja ki online ezen a címen.

Rossum

Míg a Google Document AI a legjobb választás azoknak a vállalatoknak, amelyek ki akarják használni a fejlett felhőtechnológiákat és integrálni akarják a dokumentumfeldolgozást más felhőszolgáltatásokkal, a Rossum kiváló választás azoknak a vállalatoknak, amelyek rugalmas és skálázható megoldásra van szükségük, amely testreszabható a konkrét üzleti igényekhez.

Forrás: Rossum.ai

Más szavakkal, a Rossum egy kicsit kevésbé kifinomult, de egyszerűbben használható eszköz, amely mesterséges intelligenciát alkalmaz az adatok kinyerésére a dokumentumokból. Képes megszüntetni a manuális dokumentumbeviteli folyamatokat és javítani az adatok pontosságát. A felhőnek köszönhetően a Rossum gyors, pontos és könnyen használható. Jól működik különböző típusú dokumentumok, például számlák, szerződések és űrlapok feldolgozására.

• Automatikus adatgyűjtés: Az eszköz automatikusan osztályozza a dokumentumokat, megszüntetve az adatbevitel hibáit, amelyek díjakhoz és büntetésekhez vezethetnek. Képes feldolgozni a dokumentumadatokat minden formátumban és csatornán, automatizálni a kommunikációt a manuális nyomon követés megszüntetése érdekében, kiszűrni a spamet és a duplikált dokumentumokat, valamint rugalmas sorba állítási rendszerrel irányítani és feldolgozni a dokumentumokat.
• Fejlett funkciók: A Rossum olyan funkciókat kínál, mint az előfeldolgozás, érvényesítés, utófeldolgozás és jelentéskészítés. Ezáltal az eszköz sokoldalú és alkalmazkodó a különböző üzleti igényekhez.
• Testreszabott megoldások: A Rossum testreszabott megoldásokat kínál különböző iparágak és igények számára, például könyvelés, beléptetés, ellátási lánc menedzsment, rendeléskezelés és minőségbiztosítás.

Docsumo

A Docsumo a legjobb választás azoknak a vállalatoknak, amelyek gyorsan és hatékonyan szeretnék feldolgozni a dokumentumokat anélkül, hogy bonyolult modellképzési folyamatokba kellene bonyolódniuk. Ez egy platform, amely lehetővé teszi az adatok egyszerű feldolgozását hatalmas mennyiségű strukturálatlan dokumentumból, több mint 99%-os pontossággal. Számos funkciót kínál, például automatikus dokumentumosztályozást, adat kategorizálást, intelligens OCR-t, valós idejű adatérvényesítést és még sok mást.

Forrás: Docsumo.com

A Docsumo ideális kis- és középvállalatok számára, amelyek szeretnék egyszerűsíteni a dokumentumfeldolgozásukat.

• Sokoldalúság – A Docsumo különböző dokumentumformátumokat képes feldolgozni, például számlákat, bankszámlakivonatokat, szerződéseket, fuvarleveleket, energiaszámlákat és még sok mást.
• Intelligens kinyerés – A fejlett AI technológiának köszönhetően a Docsumo pontosan képes kinyerni és átnézni csak azokat a mezőket, amelyekre szüksége van az ilyen összetett dokumentumokból.
• Adatérvényesítés – Excel-szerű szabályok és képletek létrehozása a kinyert adatok érvényesítésére egy dokumentumon belül, dokumentumok között vagy egy adatbázissal szemben.
• Automatikus osztályozás – A Docsumo automatikusan meg tudja különböztetni a különböző dokumentumokat a feldolgozás előtt, lehetővé téve az adatok megfelelő adatbázisba történő átvitelét.
• Integrációs lehetőségek – Függetlenül az iparágtól – biztosítás, pénzügy, logisztika – a Docsumo kész API-t kínál, amely könnyen integrálható a meglévő rendszerekbe.
• Biztonság – A platform megfelel a GDPR-nak, SOC2 tanúsítvánnyal rendelkezik és HIPAA-kompatibilis, biztosítva, hogy a vállalati adatok biztonságban legyenek és az Ön irányítása alatt álljanak.

A Docsumo számos vállalat dicséretét elnyerte világszerte, beleértve az Arbor Realty Trust és a National Debt Relief cégeket, amelyek 95%-os érintés nélküli feldolgozási arányt és 99%-os pontosságot büszkélkedhetnek átfogó automatizálásuknak köszönhetően.

Összefoglalás

Az automatizált dokumentumfeldolgozás kulcs a munka egyszerűsítéséhez számos vállalatnál. Olyan eszközökkel, mint a Google Document AI, a Rossum és a Docsumo, a vállalatok felgyorsíthatják az üzleti folyamatokat, növelhetik az adatok pontosságát és javíthatják az ügyfélszolgálatot. A megfelelő eszköz kiválasztása a vállalat konkrét igényeitől függ, de mindezek a megoldások fejlett funkciókat kínálnak, amelyek segítik a vállalatokat a mai digitális világban való boldogulásban.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.