Mi az az org chart?

Ennek ellenére van még egy rendkívül fontos elem, amelyet esetleg kihagytál – a hatékony struktúra, amelyet egy cég vagy szervezet létrehoz. Ez a struktúra függőségekből és felelősségekből áll, amelyeket a úgynevezett szervezeti ábra hatékonyan vizualizál. Az alábbiakban elmagyarázzuk, hogy pontosan mi ez az eszköz, valamint rámutatunk, hogy milyen előnyöket hoz a használata a különböző iparágakban működő cégek és intézmények számára.

Szervezeti ábra – vagy mi?

A szervezeti ábra nem csupán egy egyszerű, egyenes vonalú rajz, hanem egy összetett menedzsment eszköz, amely ábrázolja – de ami a legfontosabb, megérti – egy adott cég, intézmény vagy más entitás struktúráját. Ez a hierarchia grafikus vizualizációja (a legmagasabb szinttől a legalacsonyabb szintig), a felelősségek megosztása, valamint a különböző entitások (különböző csapatok vagy egyének) közötti kapcsolatok.

Ez egy hasznos eszköz a munkavállalók számára (különösen azok számára, akik most kezdik), mivel segít nekik látni egy cég vagy intézmény struktúráját azáltal, hogy világosan meghatározza minden egység szerepét és felelősségi körét. Hasznos lehet a külső érdeklődők (például potenciális befektetők vagy partnerek) számára is, akik szeretnék tudni, hogyan működik egy cég vagy intézmény. A szervezeti ábra lényege tehát a rendelkezésre álló erőforrások átláthatóságának és hatékony kezelésének biztosítása.

Mit tartalmaz a szervezeti ábra?

Különböző típusú eszközök vannak leírva (hierarchikus, funkcionális, mátrix, azaz folyamatban lévő projektekre összpontosítva). Hogy pontosan milyen elemek szerepelnek, az a konkrét esettől függ (különösen az entitás méretétől és az iparágtól, amelyben működik). Leggyakrabban azonban olyan elemekről tartalmaz információt, mint:

• vezetők – a vizualizáció legmagasabb részén a legfontosabb vezetői pozíciók találhatók, akik felelősek a cég vagy intézmény egészét érintő kulcsfontosságú döntések meghozataláért. Itt általában olyan emberek jelennek meg, mint a elnök, alelnök, általános igazgatók (például HR, marketing, fejlesztés, értékesítés stb. területeken), és néha a felső vezetők,
• egyéni osztályok vagy részlegek – minden osztály (pl. marketing, HR, IT, értékesítés, jogi és megfelelőség stb.) külön blokkban van ábrázolva, és benne találhatók az egyes pozíciók és szerepek (az osztályokon belül lehetnek olyan csapatok is, amelyek egy adott területért felelősek, pl. a marketing osztályon a kommunikációs, teljesítmény- és elérhetőségi csapat),
• pozíciók bontása – minden osztályon vagy részlegen belül a cégben vagy intézményben létező konkrét pozíciók is fel vannak tüntetve (a vezetőktől a senior és junior szakemberekig, gyakornokokig és tanulókig), gyakran a hozzárendelt felelősségeikkel együtt,
• kommunikációs és alárendeltségi vonalak – a struktúra grafikus ábrázolásának részeként azt is jelzik, hogy ki felelős a tevékenységeinek jelentéséért, és kinek kell benyújtani egy ilyen jelentést,
• kulcs/legenda – a grafikus vizualizáció gyakran tartalmaz egy kulcsot vagy legendát is, amely magyarázza a diagramon használt különböző szimbólumok és vonalak jelentését. Ez megkönnyíti minden felhasználó számára a struktúra megértését és az összes különböző elem jelentésének megértését.

Miért legyen egy cégnek szervezeti ábrája?

Miért jó egy szervezeti ábra elkészítése? Először is, így a munkavállalók könnyebben megérthetik a helyüket a struktúrában – tudják, mik a feladataik, kinek pontosan felelnek (mind az alap, mind a magasabb szinteken), és kihez fordulhatnak probléma esetén.

Ráadásul, ha szükségük van egy másik osztályból származó személy támogatására, maguk is ellenőrizhetik a szervezeti ábrán, ki felelős egy adott területért, és biztosak lehetnek (a legtöbb esetben) abban, hogy a problémát a megfelelő személyhez irányították. Ily módon a világosan meghatározott kommunikációs és felelősségi vonalak segítenek elkerülni a zűrzavart és a munkamegszakításokat. Ugyanakkor a leírt grafikus vizualizáció lehetővé teszi a hiányosságok vagy túlzott munkaterhelés azonosítását is, lehetővé téve a tevékenységek hatékonyabb elosztását.

Szervezeti ábra – összefoglalás

A fent említett előnyök figyelembevételével bátran kijelenthetjük, hogy egy cég, intézmény vagy más entitás szervezeti ábra nélkül való kezelése ijesztő és rendkívül nehéz feladat lenne. A kommunikáció elhúzódóbb lenne, a döntések kevésbé átgondoltak (a belső struktúra és kapcsolatok teljes ismeretének hiánya miatt), és az erőforrásokat nem optimalizált módon használnák fel.

Egy szervezeti ábra megkönnyíti a menedzsmentet, miközben lehetővé teszi a cég vagy intézmény egészének megértését és azonosítja azokat a területeket, ahol fejlesztések és változtatások valósíthatók meg a további növekedés és siker érdekében. Így minden cégnek és intézménynek – még a kicsiknek is – gondoskodnia kell arról, hogy pontos és (kulcsfontosságú) naprakész szervezeti ábrát készítsenek.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.