4 mód, ahogy az AI támogatja az üzleti folyamatok menedzsmentjét (BPM) | AI az üzletben #13

A gyártási összeszerelő vonalak a vállalat üzleti folyamatai. Az üzleti folyamatok menedzsmentje, vagy BPM, egy olyan tudományág, amely segít optimalizálni ezeket a vonalakat és szinkronizálni működésüket, azaz egyszerűsíteni a vállalat munkafolyamatát. A BPM segítségével a vállalatok elemzik kulcsfontosságú üzleti folyamataikat, azonosítják a szűk keresztmetszeteket vagy a pazarlást, majd fejlesztéseket terveznek. Ilyen segítséggel hatékonyabban működhetnek és elérhetik stratégiai céljaikat. Végül is, ki pazarolhatna csokoládét?

Mi az üzleti folyamatok menedzsmentje (BPM)?

Az üzleti folyamatok példái a következők:

• A termék ügyfél általi megrendelése – magában foglalja az összes lépést a termék kosárba helyezésétől a fizetésen át a szállításig és az értékesítés utáni szolgáltatásig,
• Számla kiállítása és követelésbehajtás – számla kiállítása, ellenőrzés, könyvelés, ügyfélhez való elküldés és követelések behajtása,
• Munkavállalók toborzása és képzése – hirdetés, jelöltek kiválasztása, szűrés, szerződéskötés, a munkavállaló beillesztése és fejlesztése,
• Műszaki problémák elhárítása – kérések fogadása, diagnosztizálás, javítás, tesztelés és az ügyfél tájékoztatása.

A BPM első feladata mindig az adatok gyűjtése, a meglévő folyamat elemzése, majd az összes szükséges lépés azonosítása, amely a végrehajtásához szükséges. A második feladat az olyan pillanatok azonosítása, amelyek akadályozzák a végrehajtást. A harmadik pedig a változtatás tervezése a hatékonyság javítása érdekében. Bonyolultabb folyamatok esetén ez gyakran emberi képességeken túli feladat. A mesterséges intelligencia segíthet a végrehajtásukban.

A mesterséges intelligencia szerepe az üzleti folyamatok menedzsmentjében

A modern BPM megoldások mesterséges intelligenciát (AI) alkalmaznak, hogy teljesen új képességeket biztosítsanak. Íme 4 fő alkalmazás az AI területén az üzleti folyamatok menedzsmentjében.

1. Folyamat térképezés

A BPM sikerének kulcsa, más néven “folyamatoptimalizálás”, az összes lépés előrejelezhetősége, amely a cél eléréséhez szükséges. Ezért a hatékony folyamat végrehajtásának alapja a folyamat térképének, vagy folyamatvizualizációnak a létrehozása.

A folyamat térkép leggyakrabban grafikon formájában jelenik meg, amely tartalmazza az összes szakaszt és a közöttük lévő átmeneteket. Szerepe az is, hogy figyelembe vegye a bifurkáló lehetőségeket, azaz feltérképezze a különböző eseményeket, amelyek a folyamat következő szakaszaiban felmerülhetnek.

A hagyományos folyamat térképezési módszerek időigényesek és hajlamosak az emberi hibákra. Az AI viszont automatizálhatja a folyamat térképezést, gyorsabbá és pontosabbá téve azt.

2. A folyamat rugalmasságának növelése

A mesterséges intelligencia alapú folyamatbányászat jelentős előnye a folyamatok valós idejű nyomon követésének képessége, nem csupán azok elemzése a befejezésük után. A valós idejű nyomon követéssel a vállalatok naprakész információkat kaphatnak a folyamat állapotáról, és azonnal beavatkozhatnak, ha szükséges, a problémák megoldása vagy a lehetőségek kihasználása érdekében.

A folyamatos adatelemzés révén az AI dinamikusan is alkalmazkodhat a változó körülményekhez. Például egy rendeléskezelési folyamatban automatikusan átrendezheti a lépéseket, vagy új utakat vezethet be, amikor a munkaterhelés növekszik.

3. Adatokban rejlő minták elemzése

Az AI azonnal észleli az adatokban rejlő rejtett mintákat, például a folyamatok késlekedésének visszatérő okait. A toborzás során jelezheti, hogy a jelöltek melyik szakaszban valószínűbb, hogy kiesnek.

Közben a mesterséges intelligencia egyik legérdekesebb alkalmazása a BPM-ekben az automatikus folyamatfelfedezés. Az AI segíthet automatikusan azonosítani és modellezni a folyamatokat, különböző forrásszolgáltatások (pl. CRM vagy ERP) adatai elemzésével. A napló- vagy eseményadatok elemzésével az AI szintén azonosítja a mintákat és a kapcsolatokat, hogy vizualizálja a folyamat áramlását és azonosítsa az egyes lépéseket.

4. Ismétlődő feladatok automatizálása

   Az AI-alapú botok autonóm módon végzik el a rutin folyamatlépéseket – számlák kiállítása, ügyféladatok frissítése és dokumentumok átkonvertálása a rendszerek között. Ez lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy a kreativitást és a stratégiai gondolkodást igénylő feladatokra összpontosítsanak.

   Az AI különböző üzleti folyamatokat támogathat – az automatizálástól a fejlett elemzésig. Használata lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy drámaian növeljék a kulcsfontosságú folyamatok hatékonyságát és rugalmasságát. De milyen eszközöket érdemes használni a vállalat folyamatai egyszerűsítésére és az AI-alapú BPM megvalósítására?

AI-támogatott BPM eszközök

BPM eszközök keresésekor először azt kell figyelembe venni, hogy milyen típusú szoftver működik a legjobban a vállalat számára.

• Egy adott BPM szakasz támogatása – például a folyamatok vizualizálásához érdemes kipróbálni a Flowstert vagy a Lucidchartot, míg a különböző típusú feladatok automatizálásához – a Kissflow-t. Az ilyen megoldások választásának kétségtelen előnye az alacsonyabb ár és a jól megtervezett felhasználói élmény.
• Holistic BPM platform – a vállalat teljes üzleti folyamatait egyetlen eszközzel kezelni és optimalizálni. Itt lépünk be azoknak az eszközöknek a világába, amelyek bonyolultabbak és nehezebben kezelhetők, de nagyobb kontrollt adnak a folyamatok felett. Ezeket leggyakrabban nagyobb vállalatok alkalmazzák.


ADONIS, egy AI-támogatott üzleti folyamatok menedzsment eszköz.

Forrás: boc-group.com

A leggyakrabban használt BPM eszközök közé tartozik:

• Appian BPM Suite – mesterséges intelligenciát (AI) alkalmaz a üzleti folyamatok optimalizálására és automatizálására. Az Appian egy AI Skill Designer eszközt kínál, amely lehetővé teszi a biztonságos, nagyszabású tartalomfeldolgozást mesterséges intelligencia segítségével,
• ADONIS BPM Suite – az Ella chatbotját a program futtatásának kezdetétől biztosítja a folyamatok térképezésekor, és
• Nintex Workflow Cloud – az üzleti folyamatok kezelésére és automatizálására. Mások mellett támogatást nyújt az ismétlődő adatokhoz, azaz interaktív dokumentum sablonok generálásához, amelyek táblázatokat és szakaszokat tartalmaznak, dinamikusan létrehozva az adatok és objektumgyűjtemények alapján.

Összegzés

A munkafolyamatok, mint például a szabadságkérelmek benyújtása, számlák feldolgozása, munkavállalói belépési folyamatok előkészítése és vásárlási kérelmek felülvizsgálata, automatizálhatók AI-támogatott üzleti folyamatok menedzsmentjével (BPM). A mesterséges intelligencia és a gépi tanulás folyamatos fejlődésének köszönhetően nemcsak egyszerű, egydimenziós folyamatok, hanem összetett feladatok is, amelyek több érdekelt felet, osztályt és különböző rendszereket érintenek, elemezhetők, optimalizálhatók és akár automatizálhatók is AI segítségével.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.