AI naptár. Hogyan optimalizáld az idődet egy cégnél? | AI az üzletben #107

Hogyan segíthet az AI naptár az időgazdálkodásban?

Az AI naptár jelentősen javíthatja a vállalat időgazdálkodását. Hogyan? Először is, az alkalmazottak időbeosztásának személyre szabásával. Az emberek szokásainak és termelékenységének történeti adatai alapján az AI naptár képes módosítani az időbeosztásokat a termelékenység maximalizálása érdekében. Emellett automatizálhatja a feladatok ütemezését, figyelembe véve több fontos tényezőt, mint például a határidőket, prioritásokat és a feladatok közötti függőségeket.

Továbbá, a tanulmány szerint a munkaidő akár 60%-át is elviszik olyan dolgok, mint az e-mailekre való válaszadás, szükségtelen találkozókon való részvétel és információkeresés egy kaotikus fájlgyűjteményben. Ezeket a rutinfeladatokat sikeresen automatizálhatja egy AI naptár.

De mik a legnagyobb kihívások egy ilyen megoldás bevezetésében? Először is, a jelenlegi szokások – át kell szervezni a rutint és meg kell változtatni a napi feladatok elvégzésének módját. A költségek is kihívást jelenthetnek. Az AI-alapú eszközök nem olcsók. Emellett az adatok védelme, amelyeket meg kell osztani egy ilyen naptárral, szintén aggasztó lehet.

Mindazonáltal a legtöbb gyártó biztosítja, hogy szigorú biztonsági szabványokat követnek, és hogy az információkat csak a felhasználók időbeosztásának optimalizálására használják.

Csapatnaptárak szinkronizálása. Clockwise

A cégek egyik legnagyobb kihívása nem annyira az időgazdálkodás, hanem a közös időpont megtalálásának nehézsége, amelyre egy nagyobb csoportnak szüksége van. Itt lép be a Clockwise (https://www.getclockwise.com/), egy alkalmazás, amely automatikusan elemzi a csapattagok naptárait, és javasol egy kényelmes időpontot a találkozóra. Ráadásul folyamatosan figyeli az alkalmazottak időbeosztását, és szükség esetén átszervezi a rugalmas eseményeket, hogy helyet biztosítson a prioritásként kezelt találkozóknak.

A Clockwise egy produktivitási eszköz, amely optimalizálja az egyéni és csapatidőbeosztásokat, hogy szabadidőt biztosítson a mély munkához, anélkül, hogy zavaró feladatok töredeznék a napot. Olyan ütemezési asszisztensként működik, amely megérti a felhasználói preferenciákat, és megpróbálja egyesíteni azokat az eseményeket, amelyek nem igényelnek konkrét időpontot. A Clockwise gyorsan kiszámítja a legjobb időpontokat a találkozókhoz, feladatokhoz és mély munkához. Ezt egész csapatok és szervezetek számára teszi, így minél többen használják, annál okosabbá válik.

Ez minden csapattagnak egyértelmű naptárt ad, és sokkal könnyebbé teszi a közös találkozók ütemezését. A Clockwise által gyűjtött adatok szerint az automatikus időpontjavaslat képessége évente akár 19 munkanapot is megtakarít! Ez megmutatja az AI használatának potenciálját a csapatnaptárak szinkronizálásában.

Forrás: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Találkozók ütemezése ügyfelekkel. Kronologic

Az ügyfelekkel való találkozók ütemezése ijesztő feladat lehet. Néha a legelfoglaltabb ügyfelek a legértékesebbek a cég számára, de nagyon nehéz olyan időpontot találni, ami megfelelne nekik a kereskedőinkkel való találkozáshoz.

Ilyen helyzetekben a Kronologic (https://www.kronologic.com/) nevű alkalmazás segít, amely teljesen automatizálhatja a találkozók megszervezésének folyamatát a potenciális ügyfelekkel. Először is, a két fél naptárának elemzése alapján a legkényelmesebb időpontot javasolja. Másodszor, ha a találkozót át kell ütemezni, a Kronologic önállóan lebonyolítja az e-mailes levelezést az ügyben, amíg egy kölcsönösen megfelelő időpontot meg nem állapítanak.

A Kronologic egy platform, amely felgyorsítja az értékesítést azáltal, hogy automatikusan küld meghívó e-maileket, AI-t használ a találkozók időpontjának megváltoztatására való tárgyaláshoz, és mindezt koordinálja a csapatok között. A Kronologic segítségével a cégek több helyszínen is megtekinthetik és kezelhetik a csapatokat, azonosíthatják a potenciális ügyfeleket, és automatizált értesítéseket küldhetnek az értékesítési képviselőknek egy központosított portálon keresztül.

Ily módon az értékesítők a találkozóra való felkészülésre összpontosíthatnak, ahelyett, hogy időt pazarolnának egy időpont megszervezésére. Különösen, mivel a feldolgozandó potenciális ügyfelek száma gyakran eléri a több százat havonta!

Statisztikák szerint a Kronologic használata akár 17%-kal is növelheti az időpontok konverzióját. Ahogy látható, az állandóan elfoglalt ügyfelekkel való találkozók ütemezése egy újabb terület, ahol az AI csodákat tehet.

Forrás: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Hogyan változtathatja meg az AI naptár a vállalat időgazdálkodását?

Az egyik fájdalompontja a nagy, elosztott csapatoknak néha a feladatok hatékony kezelésének nehézsége. Ilyen helyzetben a Trevor (https://www.trevorai.com/) hasznos lehet az munkavégzési idő optimalizálásában. Könnyen és intuitívan vizualizálja és priorizálja az összes feladatot, amely jelenleg versenyez a figyelmünkért. Ráadásul ez az AI naptár automatikusan megbecsüli a szükséges időt minden feladat elvégzéséhez. Emlékeztet minket a közelgő határidőkre is.

A Trevor AI egy intuitív napi tervező, amely AI-alapú időblokkolási technológiát használ, hogy segítsen ütemezni a feladatokat a teendőlistánk és a valós idejű naptárunk között. A Trevor AI egyensúlyba hozza a manuális húzással és ejtéssel történő ütemezés precizitását az automatikus ütemezés kényelmével. Intelligens javaslatai segítik a munkafolyamat egyensúlyban tartását, és megkönnyítik a döntést, hogy mikor ütemezzük be mely feladatokat.

A Trevor AI különösen jól teljesít az időblokkolásban, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy egy időben egy feladatra összpontosítsanak, zavaró tényezők nélkül. Ez nagyszerű a termelékenység szempontjából, és megszünteti a multitasking szükségességét, amelyről a kutatások kimutatták, hogy jelentősen csökkenti a munkahatékonyságot.

Forrás: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Összegzés

Ahogy látható, az AI naptár jelentősen javíthatja az időgazdálkodást és növelheti a termelékenységet a nagy, elosztott csapatokban. Automatizálja a sok rutinfeladatot, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy a vállalkozásuk növelésére és az ügyfelekkel való foglalkozásra összpontosítsanak.

Ezért érdemes megfontolni egy ilyen megoldás bevezetését, amely, bár kezdeti költségekkel jár, idővel jelentősen megtérül a szervezeti hatékonyság mérhető növekedése formájában. A naptár szinkronizálása, az automatizált időpontütemezés vagy a feladatkezelés támogatása csak néhány alkalmazása az AI naptárnak, amely forradalmasíthatja a munkavégzési idő tervezésének megközelítését a modern szervezetekben.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.