Lépésről lépésre útmutató a termékdokumentáció létrehozásához és kezeléséhez | Termékmenedzsment #31

Mi az a termékdokumentáció?

A termékdokumentáció egy szövegek, vizuális elemek és videók gyűjteménye, amely leírja a terméket, annak funkcióit, a használat módját és egyéb releváns részleteket. A dokumentáció létrehozásának elsődleges célja, hogy segítsen a felhasználóknak megérteni, hogyan kell használni a terméket, különösen annak fejlett funkcióit.

A dokumentáció fontos, különösen, ha digitális terméket hozol létre, amely nemcsak a végfelhasználóknak szolgál, hanem más termékekkel is integrálódik – például lehetővé téve az adatok exportálását egy másik alkalmazásba, vagy egy lokalizációs vagy kapcsolattartó adatbázis használatát.

Például egy projektmenedzsment eszköz dokumentációja tartalmazhat információkat arról, hogyan lehet új projektet létrehozni, hogyan lehet csapattagokat hozzáadni egy projekthez, és megadni nekik a jogot, hogy csak bizonyos feladatokat módosíthassanak, hogyan lehet feladatokat egyszerre több embernek kiosztani, és hogyan lehet nyomon követni a haladásukat.

A termékdokumentáció elemei

A termékdokumentáció a következőket tartalmazhatja:

• Felhasználói kézikönyv – egy dokumentum, amely információt nyújt a termék funkcióiról, telepítéséről, beállításairól és hibaelhárításáról.
• Felhasználói útmutató – egy dokumentum, amely elmagyarázza, hogyan kell különböző feladatokat végezni a termékkel, például hogyan kell használni egy fénykép-szerkesztő programot vagy hogyan kell játszani egy számítógépes játékkal.
• Tudásbázis – cikkek vagy weboldalak gyűjteménye, amelyek válaszolnak a gyakran feltett kérdésekre, vagy további információt nyújtanak egy termékről. Példa erre a weboldalon található “Súgó központ” vagy “Támogatás” szakasz. Ezt gyakran használják információforrásként egy chatbot számára, amely segíti az ügyfeleket.
• GYIK – a termékkel kapcsolatos gyakran feltett kérdések és válaszok listája. Például egy weboldal vagy PDF fájl, amely tartalmazza a válaszokat olyan kérdésekre, mint: “Hogyan állíthatom vissza a jelszavamat?”, “Hogyan léphetek kapcsolatba az ügyfélszolgálattal?” vagy “Mik a termék rendszerkövetelményei?”.
• Oktatóanyagok – videók, amelyeket általában a cég weboldalán vagy a YouTube-on tesznek közzé, és amelyek bemutatják, hogyan kell használni a terméket vagy végrehajtani bizonyos feladatokat.
• Diagramok és infografikák – a termék struktúrájának, funkciójának vagy folyamatának grafikus ábrázolása. Például egy diagram, amely megmutatja, milyen lehetőségeket kell választani egy API konfigurálásakor.

Hogyan készítsünk termékdokumentációt?

A célközönség megértése

A termékdokumentáció létrehozásának első lépése megérteni azt a közönséget, akinek ez a dokumentum szól. Válaszolj a következő kérdésekre:

• Ki fogja használni ezt a dokumentumot? – Első alkalommal használó vagy tapasztalt felhasználó?
• Mikor fog a felhasználó ehhez a dokumentumhoz nyúlni? Általános vagy extra információt keres az eszköz képességeiről, vagy egy konkrét probléma megoldását?
• Milyen eszközön fogják használni? Ha mobil eszköz, elég tiszták a videók?
• Mik az igényeik és elvárásaik? A felhasználó inkább egy dinamikus videót nézne, vagy egy diagramot nézne?

Miután megértetted a közönségedet és az igényeiket, elkezdheted létrehozni a dokumentációdat. Például, ha a célcsoportod kezdő felhasználók, a dokumentációnak minden lépésnél hozzáférhetőnek kell lennie, egyszerű, könnyen érthető nyelven kell íródnia, és részletes utasításokat kell tartalmaznia.

Ne feledd, hogy a jól megszervezett dokumentáció nemcsak a felhasználóknak segít megérteni a terméket, hanem időt is megtakarít, amelyet a kérdéseikre keresett válaszok keresésével tölthettek volna. Ez csökkenti a lemorzsolódást, vagyis azt a százalékos arányt, amely megmutatja, hogy a vásárlók milyen arányban hagyják abba a szolgáltatásra való előfizetést.

Világos kommunikáció

Hatékony termékdokumentáció létrehozása nemcsak a megfelelő kommunikációs forma (pl. videók, vizuális elemek, tudásbázis) kiválasztásáról szól, hanem arról is, hogy világosan és tömören írjunk és kommunikáljunk. A termékdokumentációban az effektív kommunikáció alapelvei a következők:

• Használj egyszerű nyelvet – kerüld a technikai nyelvet és a bonyolult kifejezéseket. Például a “projekt indítása” helyett mondhatod, hogy “projektet indítani”.
• Legyél konkrét – adj példákat, hogy segítsd a felhasználókat a termék használatának megértésében. Például a “csapattagokat hozzáadni egy projekthez” helyett mondhatod, hogy “adj hozzá egy csapattagot a projekthez az alján található zöld gombra kattintva” és adj hozzá egy képernyőképet vizuális nyomokkal.
• Kerüld a passzív szerkezetet – az aktív szerkezet könnyebben érthető és olvasható. Például a “a projektet a menedzser indíthatja” helyett mondhatod, hogy “a menedzser indíthatja a projektet.”

Sok más elvet is követni kell, de a legfontosabb, hogy emlékezz arra, hogy a hatékony termékdokumentációnak érthetőnek kell lennie a felhasználók számára, és segítenie kell őket a termék hatékony használatában.

Vizuális elemek használata a termékdokumentációban

A vizuális elemek, mint például képek, gifek, rövid videók, diagramok és infografikák, nagymértékben javíthatják a termékdokumentáció megértését. Például egy képernyőkép, amely megmutatja, hol található az “Új csapattag hozzáadása” gomb az oldalon, nagyon hasznos lehet az első alkalommal használók számára. A dokumentáció létrehozásakor használj világos címsorokat és egyszerű betűtípust a szöveg rendezéséhez.

A termékdokumentáció frissítése és karbantartása

A termékdokumentáció nem statikus dokumentum. Rendszeresen frissíteni kell, hogy tükrözze a termékben bekövetkező változásokat. A rendszeres frissítések kulcsfontosságúak ahhoz, hogy a dokumentáció betöltse a szerepét. Például, ha új funkciót vezetsz be a projektmenedzsment szoftveredben, frissítened kell a termékdokumentációt, hogy foglalkozzon vele.

A termékdokumentáció közzététele és terjesztése

A termékdokumentáció közzététele és terjesztése éppolyan fontos, mint annak létrehozása. Gondoskodnod kell arról, hogy a dokumentációd könnyen hozzáférhető legyen a felhasználók számára, függetlenül attól, hol vannak vagy milyen eszközt használnak. Például feltöltheted a termékdokumentációdat a weboldaladra, vagy közvetlenül elküldheted a felhasználóknak e-mailben.

A legjobb dokumentumkezelő rendszerek termékmenedzserek számára

A termékmenedzsereknek számos eszköz áll rendelkezésükre, amelyek segíthetnek a termékdokumentáció létrehozásában és kezelésében. Népszerű megoldások közé tartozik:

• Google Docs egy felhőalapú szolgáltatás dokumentumok létrehozására és szerkesztésére. Népszerű eszköz a termékmenedzserek számára, mert bármilyen eszközről elérhető, és több csapattag is használhatja.

• Firmbee egy átfogó projekt- és csapatmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bárhonnan a világon valós időben végezzenek feladatokat. A termékmenedzserek könnyen megszervezhetik saját munkájukat és kollégáikét, nyomon követhetik a haladást, ellenőrizhetik a költségvetéseket és lebonyolíthatják a toborzási folyamatokat.

• Notion egy feladat- és projektmenedzsment alkalmazás, amelyet feladatok, jegyzetek és fájlok nyomon követésére lehet használni. A Notion népszerű választás a termékmenedzserek számára, mert rugalmas és testreszabható.

• Zendesk Guide egy ügyfélszolgálati megoldás, amelyet tudásbázis cikkek létrehozására és megosztására lehet használni. A Zendesk Guide népszerű választás a termékmenedzserek számára, mivel lehetővé teszi számukra, hogy támogatást nyújtsanak és segítsenek az ügyfelek problémáinak megoldásában.

Összegzés

A termékdokumentáció létrehozása és kezelése gyakran alábecsült feladat. Sok digitális termékfejlesztő úgy véli, hogy egy jól megtervezett termék önmagáért beszél. Azonban a termékdokumentációnak többnek kell lennie, mint egy felhasználói útmutatónak.

Olyan eszköznek is kell lennie, amely segíthet növelni a vásárlók tudatosságát a termékről, és elemezni az érdeklődésüket az új funkciók iránt, valamint a konkrét cikkek vagy magyarázatok megtekintéseinek számát. Az ilyen elemzés segít a cégeknek jobban kezelni a termékeiket és javítani a felhasználói élményt. Tehát érdemes időt és energiát fektetni a hatékony termékdokumentáció létrehozásába, amely mind neked, mind a felhasználóidnak hasznos lehet.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.