Digitális pénzügyi menedzsment és online könyvelés | Üzleted digitalizálása #5

A digitális pénzügyi menedzsment és az online könyvelés egyre népszerűbbé vált az üzleti életben. A Sage (2020) jelentése szerint a kis- és középvállalkozások 67%-a már használ ilyen megoldásokat. Nézzük meg közelebbről, miért érdemes bevezetni a digitális pénzügyi menedzsmentet, és hogyan hasznosíthatja az online könyvelés a vállalatát. Olvasson tovább, hogy többet megtudjon.

Online könyvelés – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. A rendelkezésre álló eszközök és szoftverek áttekintése
3. A digitális pénzügyi szolgáltatások bevezetésének kulcsfontosságú szempontjai
4. Adatbiztonság és fenyegetések az online könyvelésben
5. A digitális pénzügyi menedzsment és az online könyvelés jövője
6. Összefoglalás

Bevezetés

A könyvelési folyamatok automatizálása, mint például a számlák kiállítása vagy az adók rendezése, jelentősen növelheti a vállalat hatékonyságát. Például a számlák kiállításához szükséges idő 73%-kal csökkenthető. Ráadásul az online könyvelési rendszerek integrálása a vállalatban használt egyéb eszközökkel, mint például a CRM szoftver, projektmenedzsment rendszerek, kifizetéskezelő rendszerek és HRMS, lehetővé teszi az adatok központosítását és a pénzügyek könnyebb kezelését. Ezenkívül az online kifizetések lehetősége egyszerűsíti a készpénzkezelési folyamatot és a beszállítókkal és ügyfelekkel való együttműködést.

A digitális pénzügyi eszközök és szoftverek áttekintése

A könyvelő szoftverek számos funkciót kínálnak. Mielőtt konkrét szoftvert választana, érdemes ellenőrizni, hogy az tanúsított-e. Ez biztosítja, hogy az eszköz megfelel az Ön által végzett üzleti tevékenység országának előírásainak, és biztonságos a vállalkozó számára. Az online könyvelés bevezetéséhez elengedhetetlen a megfelelő szolgáltató kiválasztása. Néhány a legnépszerűbb eszközök közül:

1. Xero – egy könnyen használható eszköz, amely lehetővé teszi a számlák gyors kiállítását és a különböző kifizetési rendszerekkel való integrációt. Sajnos az ára meglehetősen magas lehet a kisvállalkozások számára, különösen, ha extra funkciókat szeretnének használni.
2. QuickBooks – széles funkcióválasztékot kínál, mint például a készletkezelés és az időkövetés, ami sokféle iparág számára sokoldalú megoldást jelent. Legnagyobb hátránya azonban a program felülete, amely problémás lehet a könyvelési tapasztalattal nem rendelkező felhasználók számára.
3. Wave – ingyenes hozzáférést kínál az alapvető könyvelési funkciókhoz, mint például a számlázás és a költségkövetés. Azonban kevesebb funkcióval rendelkezik, mint más fizetős eszközök, ami korlátozhatja a hasznosságát a nagyobb igényű vállalkozások számára.
4. Firmbee – ez az ingyenes eszköz lehetővé teszi, hogy sok időigényes feladatot automatizált és jelentősen egyszerűsített módon végezzen el. Olyan funkciókat kínál, mint:
• munkavállalói költségellenőrzés – ez lehetővé teszi a személyzeti költségek nyomon követését, egyedi munkavállalói díjak alkalmazását és a bejegyzett idő alapján történő költségek generálását.
• részletfizetések – lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy részletekben fizessenek, miközben ellenőrzik, mennyit kell még visszafizetniük.
• személyre szabott számlák – lehetővé teszik a Pénzügyi Menedzsment Rendszer használatát különböző nem szabványos valuták és adókulcsokkal rendelkező számlák létrehozásához.

A szoftver emellett egyszerű adatátvitelt kínál a meglévő könyvelési rendszerekből, és támogatja a különböző típusú vállalkozásokat. A platformra való regisztráció egyszerű és gyors, az intuitív felület pedig megkönnyíti a használatát, még a kezdő vállalkozók számára is.

A digitális pénzügyi szolgáltatások bevezetésének kulcsfontosságú szempontjai

Az online könyvelés bevezetésének folyamata igényes lehet. Ugyanakkor hatalmas előnyöket is hoz. Érdemes azonban néhány kulcsfontosságú szempontot figyelembe venni, amelyek segíthetnek a bevezetésben. Először is, ajánlott egy tapasztalt könyvelőt bevonni a bevezetés támogatására és tanácsadásra minden szakaszban.

Másik fontos szempont a megfelelő idő kiválasztása a változások bevezetésére. Például sokkal könnyebb lesz a pénzügyi év elején, mint az év közepén. Ez segít elkerülni a problémákat az adatok rendszerek közötti átvitelével.

Adatbiztonság és fenyegetések az online könyvelésben

A számos előny mellett az online könyvelésnek több kockázata is van az adatbiztonság terén. A vállalkozóknak tisztában kell lenniük a potenciális problémákkal, és megfelelő lépéseket kell tenniük a kockázatok minimalizálása érdekében:

• Adatvesztés – fontos, hogy rendszeresen készítsen biztonsági másolatot pénzügyi adatairól, hogy elkerülje az információk elvesztését rendszerhibák, kezelői hibák vagy hackertámadások miatt. Jó ötlet olyan szoftvert választani, amely automatikusan készít biztonsági másolatokat biztonságos szervereken.
• Adatvédelem – érdemes olyan szoftvert választani, amely fejlett titkosítási technikákat használ az információk jogosulatlan hozzáférés elleni védelmére.
• Képzés és oktatás – a digitálisan tárolt és feldolgozott pénzügyi adatok biztonságát nemcsak a hardver- és szoftverhibák fenyegetik, hanem az online könyvelés ügyetlen használata is. Ezért a könyvelési szoftverhez hozzáféréssel rendelkező munkavállalóknak tisztában kell lenniük a kiberbiztonsági kockázatokkal. A rendszeres képzés és a tudás frissítése fontos része a kockázatkezelési stratégiának.

A digitális pénzügyi menedzsment és az online könyvelés jövője

Az online könyvelés jövője nagyon ígéretesnek tűnik. Az olyan technológiák fejlődése, mint a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás, lehetővé teszi a folyamatok automatizálását. Az automatizált munkafolyamat létrehozása egy vállalatban egyre könnyebbé válik olyan eszközöknek köszönhetően, mint a Zapier vagy a Make.com. Ezeket testreszabott folyamatok létrehozására használják, megkönnyítve a bonyolult pénzügyi műveletek kezelését és a pénzügyek irányítását. A mesterséges intelligencia fejlődésével és a készpénzes elszámolások csökkenő népszerűségével a következő néhány évben exponenciális növekedésre számíthatunk a modern eszközök és szoftverek terén, amelyek lehetővé teszik a vállalat pénzügyeinek még jobb ellenőrzését.

Összefoglalás

Az online könyvelés egyre népszerűbb megoldássá válik az üzleti pénzügyek kezelésében. Számos előnye ellenére sok kockázat is kapcsolódik az adatbiztonsághoz. Ahhoz, hogy teljes mértékben kihasználhassa az online könyvelés előnyeit, érdemes a megfelelő szoftvert választani, biztosítani a rendszert a kiberfenyegetések ellen, és rendszeresen képezni a munkavállalókat. Ennek a területnek a jövője nagyon ígéretesnek tűnik, ami további fejlődéshez és innovációhoz vezethet.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.