Egyéni Kompetencia Alap a Gyakorlat területén – 6. rész IPMA Tanúsítási Útmutató

A “Gyakorlat” kompetencia terület a fő portfólió kompetenciákkal foglalkozik. Tizennégy kompetenciaelemet határoz meg. Ezek meghatározzák a projektek, programok és portfóliók kezelésének technikai aspektusait. Ma közelebbről megvizsgáljuk őket. Olvass tovább.

Az egyéni kompetencia alapvonal a Gyakorlat területen – tartalomjegyzék:

1. Gyakorlat 1: Tervezés
2. Gyakorlat 2: Célok, célkitűzések és előnyök
3. Gyakorlat 3: Hatókör
4. Gyakorlat 4: Idő
5. Gyakorlat 5: Szervezet és információ
6. Gyakorlat 6: Minőség
7. Gyakorlat 7: Pénzügy
8. Gyakorlat 8: Erőforrások
9. Gyakorlat 9: Beszerzés és partnerség
10. Gyakorlat 10: Tervezés és ellenőrzés
11. Gyakorlat 11: Kockázat és lehetőségek
12. Gyakorlat 12: Érdekelt felek
13. Gyakorlat 13: Változás és átalakulás
14. Gyakorlat 14: Kiválasztás és egyensúly

Gyakorlat 1: Tervezés

A tervezés leírja, hogyan értelmezi és értékeli egy vagy több szervezet követelményeit, kívánságait és hatásait egy egyén, majd ezt magas szintű tervezésbe fordítja a projekt sikerének legmagasabb valószínűségének biztosítása érdekében. A külső kontextus elemzéséből vázlatot készítünk a projekt általános architektúrájáról, arról, hogyan kell azt felállítani, fejleszteni és kezelni.

Ez magában foglalja az erőforrásokat, a forrásokat, az érdekelt felek céljait, előnyeit és a szervezeti változást, kockázatokat és lehetőségeket, irányítást, végterméket, prioritásokat és a legégetőbb kérdéseket. Mivel minden külső tényező és sikerkritérium (és/vagy azok észlelt relevanciája) gyakran változik az idő múlásával, ezt az elsődleges tervet időszakonként felül kell vizsgálni, hogy naprakész maradjon.

Gyakorlat 2: Célok, célkitűzések és előnyök

Minden projektet azért indítanak, mert a belső és külső érdekelt felek profitot akarnak termelni. Ez a kompetenciaelem leírja, hogy miért létezik a projekt – milyen célokat és előnyöket kell elérni, milyen feladatokat kell elvégezni, és mely érdekelt felek követelményeit kell teljesíteni.

Mindezek a kérdések a szervezet szükségleteiből, elvárásaiból, követelményeiből és stratégiai céljaiból fakadnak, amelyet az érdekelt felek képviselnek. Ennek a kompetenciaelemnek a célja, hogy lehetővé tegye az egyén számára, hogy kapcsolatot építsen ki az érdekelt felek által keresett és a projekt által nyújtandó között.

Gyakorlat 3: Hatókör

A hatókör meghatározza a projekt specifikus fókuszát vagy tartalmát. Leírja az outputokat, eredményeket, előnyöket és a szükséges munkát azok előállításához. Továbbá leírja, hogy mi nem része a projektnek. Lényegében a hatókör meghatározza a határait. Ez a kompetenciaelem arra szolgál, hogy segítsen az egyénnek megérteni, hol vannak a projekt határai, hogy kezelni és ellenőrizni tudja azt, és hogy megtanulja, hogyan befolyásolja (és hogyan befolyásolják) a döntéseket a menedzsment és végrehajtás során.

Gyakorlat 4: Idő

Ez a kompetenciaelem magában foglalja a projekt minden szakaszának és feladatának ütemezését az idő múlásával a végrehajtás optimalizálása érdekében. Az ütemezés célja, hogy meghatározza, mikor kell elvégezni bizonyos feladatokat, ami lehetővé teszi, hogy a projekt megvalósítása a lehető leghatékonyabb legyen. A feladatokat ezért elemezni kell, lehetőleg grafikus formában, diagramon vagy ütemterven bemutatva, és a megfelelő személyeknek vagy csapatoknak kell kiosztani. Minden feladat időtartamát meg kell becsülni és időben elhelyezni. Ez biztosítja, hogy a tevékenységek sorrendje fenntartásra kerüljön, és hogy az egész folyamat optimalizálva legyen.

Gyakorlat 5: Szervezet és információ

Magában foglalja a ideiglenes projekt szervezet meghatározását, megvalósítását és kezelését. Meghatározza a szükséges szerepeket és feladatokat, valamint a hatékony kommunikációt egy szervezeten belül. Ez a kompetenciaelem magában foglalja a dokumentáció létrehozását és tárolását, valamint a kommunikációs folyamatok és az emberi erőforrások tervezését. Biztosítja az információk hatékony áramlását az emberek között és a magas színvonalú döntéshozatalt.

Gyakorlat 6: Minőség

A projekt minősége kétféleképpen érthető. Először is, a folyamat minőségét jelenti – vagyis azt, ahogyan a projektet megszervezik. Utal a szabványok bevezetésére, megvalósítására és ellenőrzésére, a minőség fenntartására a projekt minden szakaszában. Másrészt a termékek és az egész projekt eredményeinek minőségének kezelését és ellenőrzését jelenti. A minőség fogalma az egész projektre vonatkozik a kezdetétől a kész megoldás átadásáig.

Gyakorlat 7: Pénzügy

A pénzügy fogalma magában foglalja az összes tevékenységet, amely a projektbe be- és kiáramló források becslésével, tervezésével, költésével és ellenőrzésével kapcsolatos. A projekt kezdeti szakaszában az egyénnek meg kell határoznia, hogy mely költségek szükségesek a projekthez – ezt hívják a költségvetés meghatározásának. Az egyénnek emellett intézkedéseket kell tennie a projekt finanszírozásának vagy támogatásának módjával kapcsolatban.

Gyakorlat 8: Erőforrások

Ez a kompetenciaelem magában foglalja az összes szükséges erőforrás meghatározását, megszerzését, ellenőrzését és fejlesztését a projekt céljainak elérése érdekében. Ezek az erőforrások lehetnek emberek, de a tudásuk és tapasztalatuk, létesítmények, berendezések, anyagok vagy eszközök is – mindazok az áruk, amelyek szükségesek a tervezett feladatok elvégzéséhez és a kitűzött célok eléréséhez. Ez a kompetencia meghatározza, hogyan lehet erőforrásokat szerezni és használni, optimalizálni és ellenőrizni őket a projekt lehető legjobb hatékonysága érdekében.

Gyakorlat 9: Beszerzés és partnerség

Magában foglalja a beszerzési tervezéstől a vásárlásig és a szerződéskezelésig terjedő összes folyamatot. Lehetővé teszi, hogy a legjobb elérhető értéket kapja egy adott beszállítótól vagy partnertől, ami segít a legjobb érték biztosításában a vásárló és a szervezet számára.

Gyakorlat 10: Tervezés és ellenőrzés

A tervezés alapján minden elem egy kiegyensúlyozott tervet alkot. A megvalósítását ellenőrizni kell, és rendszeresen frissíteni, követve a projektben vagy annak kontextusában bekövetkező változásokat. Ez a kompetencia összegyűjti az összes szükséges információt és lehetővé teszi a döntéshozatalt. Az alapvető ciklikus folyamat a következőket tartalmazza: tervezés, végrehajtás, nyomon követés és a terv vagy annak megvalósításának korrekciója.

Gyakorlat 11: Kockázat és lehetőségek

A projekt keretein belül felmerülő kockázatok azonosításával, értékelésével, stratégiai tervezésével és ellenőrzésével foglalkozik. A kockázatok és lehetőségek megfelelő kezelése segíthet a döntéshozóknak, hogy megalapozott döntéseket hozzanak a rendelkezésre álló információk alapján, és prioritásokat rendeljenek a konkrét tevékenységekhez. A kockázatkezelés folyamatos folyamat – tehát a projekt életciklusa során folyamatosan zajlik.

Gyakorlat 12: Érdekelt felek

Ez a kompetenciaelem az érdekelt felek attitűdjeinek és elvárásainak azonosításával, elemzésével, bevonásával és kezelésével foglalkozik. Ennek a kompetenciaelemnek a fő célja, hogy biztosítsa, hogy az egyén fenntartja az érdekelt felek elköteleződését az érdekelt felek elvárásainak és érdekeinek, valamint azok projektbeli hatásának hatékony kezelésével.

Gyakorlat 13: Változás és átalakulás

A változás (azaz a jelenlegi helyzet javítása, figyelembe véve a múltat) és az átalakulás (azaz új helyzetek kialakítása, a jövő víziója alapján) lehetővé teszi azokat a folyamatokat, eszközöket és technikákat, amelyek révén egy szervezet és annak munkavállalói módosításokat végezhetnek, amelyek a változás elfogadásához és megvalósításához vezetnek. Ez lehetővé teszi a várt eredmények és a projekt általános sikerének elérését.

Gyakorlat 14: Kiválasztás és egyensúly

Ez az utolsó kompetenciaelem. Leírja a portfóliók összetevőinek kiválasztását és egyensúlyozását. A projektek és programok teljesítményének értékelésére, kiválasztására és nyomon követésére összpontosít, biztosítva, hogy a portfólió egészében optimális előnyöket nyújtson a szervezet számára.

Most olvastad el az egyéni kompetencia alapvonalról szóló cikket a Gyakorlat területen. Olvasd el ezt is: Hogyan kezeljük a projektmenedzsment legfontosabb kérdéseit.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.