A pandémia által kezdeményezett munkahelyi szervezeti és üzletmenedzsmentbeli hatalmas változások 2022-ben egyáltalán nem lassultak. Azonban a gazdasági pezsgés és dinamika valójában kedvező lehet a projektek zökkenőmentes megvalósításához. Ma közelebbről megvizsgáljuk a projektmenedzsment főbb kérdéseit.

Projektek menedzsmentjének kérdései – tartalomjegyzék:

  1. A projektmenedzsment főbb kérdései
  2. A projekt terjedelmével kapcsolatos kérdések
  3. A projekt végrehajtási ideje
  4. A cselekvés rugalmassága
  5. Összegzés

A projektmenedzsment főbb kérdései

A Pulse of the Profession jelentés szerint a projektek magasabb százaléka valósult meg hatékonyan: elérve céljaikat, a költségvetésen belül maradva és a tervezett befejezési időn belül. Másrészt 2021-ben több projektet töröltek, mint az előző években.

Ezért megvizsgáljuk a sikeres projekteket, hogy tanuljunk a legjobbtól. Mik voltak a főbb kérdések a projektek menedzsmentjével kapcsolatban? És hogyan próbálnánk ma megoldani őket?

Ma három fő területre összpontosítunk a projektmenedzsmentben. Ezek a következők:

  • projekt terjedelme
  • projekt végrehajtási ideje
  • csapat rugalmassága
Hogyan kezeljük a projektmenedzsment főbb kérdéseit

A projekt terjedelmével kapcsolatos kérdések

A projekt terjedelmének meghatározásával kapcsolatos problémák általában a legelső lépéseknél kezdődnek. Még mielőtt a feltételei teljesen tisztázva lennének. Ezért olyan fontos, hogy gondosan vázoljuk fel a projekt tervét. Ne siess, és szánj elegendő időt a cél és a cselekvési terv gondos tisztázására, mielőtt a feladatokat ütemeznéd.

Jó ötlet a megfelelő eszközök használata a projekt terjedelmének tervezésekor, valamint a feladatok epikákra vagy szálakra való felosztása, amelyeket minden érintett megérthet.

  • Kommunikáció az ügyféllel és partnerekkel

    • A projekt sikerének biztosítása érdekében a születése kulcsfontosságú. Egy kedvező légkör, a legfontosabb feltételek meggyőző bemutatása, valamint a projektmenedzser tárgyalási és interperszonális készségei mind meghatározhatják, hogy a projektet elutasítják vagy megvalósítják.

    A későbbi megbeszélés az ügyféllel és más döntéshozókkal azokat a kötelező pillanatokat jelenti, amelyek meghatározzák a projekt kezdeti terjedelmét.

  • Természetes terjedelem rugalmasság a terjedelem növekedésével szemben

    • De miért beszélünk a projekt “kezdeti” terjedelméről? Mert a tervezett terjedelem soha nem lesz azonos a végső terjedelemmel.

    A projekt terjedelmének természetes rugalmasságának feltételezése egy módja a terjedelem változékonyságának kezelésére, és egyszerűen egy reális megközelítés. Lehetővé teszi, hogy a projekt kerete alkalmazkodjon a tényleges teljesíthetőséghez és a változó üzleti körülményekhez. Azonban ez a természetes változékonyság nem vonatkozhat a projekt kulcsfeltételeire.

    Amikor a kulcsfeltételek megváltoznak, és a végrehajtandó feladatok terjedelme bővül, a projekt sikere kérdésessé válik. Ezt a problémát terjedelem növekedésének nevezik. A terjedelem növekedése a kontrollálatlan projekt növekedését jelenti. És ez a megvalósított üzleti projektek akár egyharmadának is a veszte.

  • Tartalmi oldal

    • A projektmenedzsment másik akadálya a projekt tartalmának meghatározása. A projektmenedzsernek őszintén meg kell válaszolnia a kérdést: tudok-e eleget a feladatokról, amelyeket el szeretnék végezni?

    Ha a válasz erre a kérdésre nem, akkor nem számít, mennyire fejlett a projekt, szükséges konzultálni a szakértőkkel. Kezdetben azokkal, akik a projektcsapatot alkotják. De néha külső szakértők tanácsára is szükség van.

A projekt végrehajtási ideje

Még a nagyon tapasztalt projektmenedzserek is megjavíthatatlan optimisták a projekt végrehajtási idejével kapcsolatban. Ezt a befejezett nagy projektek statisztikái is bizonyítják. 2021-ben globálisan a projektek 55%-át időben fejezték be. Ez 4%-os növekedés az előző évhez képest. Azonban az eredmények még mindig nem túl kielégítőek.

  • Reális késések

    • A projekt időben történő befejezése általában a feladatokhoz rendelt irreális idő miatt akadályozott. Ezért érdemes olyan eszközöket használni, amelyek lehetővé teszik a feladatvégrehajtás tényleges sebességének statisztikai mérését és összehasonlítását a tervezett idővel.

  • Csapat kommunikáció

    • Természetesen a projekt végrehajtási ideje szorosan összefügg a terjedelmével és a költségvetésével. Azonban a döntő tényezők gyakran a csapat hatékonysága és rugalmassága.

    A csapat teljesítményének világos és érthető követelményeknek kell megfelelnie a feladatok és felelősségek egyszerű delegálásán keresztül. Ugyanilyen fontos az egyes munkafázisok végrehajtásának kölcsönhatásainak átláthatósága, valamint a feladatok sorba állítása. Ezeknek a kommunikációs szempontoknak a figyelembevételével elkerülhetők a projekt végrehajtási idejével kapcsolatos problémák.

A cselekvés rugalmassága

A projektmenedzsment szűk keresztmetszete és a kudarc forrása a rugalmasság hiánya, amely a jól ismert, kitaposott ösvényekhez való ragaszkodásból ered. Ez gyakran a kipróbált és bevált menedzsment módszerek és eszközök használatához vezet, amelyek nem alkalmasak egy adott projektre. De hogyan növelhetjük a rugalmasságunkat – mint projektmenedzser – és az egész csapat rugalmasságát?

  • Agilitás

    • Nem véletlen, hogy a kis, agilis szoftvertervező csapatok működésének és problémamegoldásának rugalmassága világszerte elismerést nyert. Egyre gyakrabban a projektmenedzsment eszközök az IT iparból terjednek el más iparágakba, amikor a helyzet megköveteli a működés fokozott rugalmasságát.

  • Elkötelezettség és önszerveződés

    • Az agilis módon irányított csapatok nagy rugalmasságot gyakorolhatnak. Bennük a menedzserek közvetlenül részt vesznek a projektben, gyakran adva és kapva visszajelzést a cselekedeteikről. A csapattagok – legalábbis bizonyos mértékig – önállóan választják ki a végrehajtandó feladatokat. Mindez azt eredményezi, hogy az agilis csapatok hasonlítanak az önszerveződés modelljére.

Összegzés

A projektmenedzsment főbb kérdéseit három csoportra osztottuk. Az első a projekt terjedelmének meghatározása, megértése és fenntartása a végrehajtás során. A második a projektfeladatok időzítése. A harmadik a rugalmasság fenntartása a csapatmenedzsmentben és a folyamatos alkalmazkodás a változó körülményekhez.

A legjobb módja ezeknek a kérdéseknek a kezelésére, ha naprakészen tartjuk magunkat – az ütemtervünkkel és tudásunkkal, a menedzsment módszereinkkel, a csapatunkkal és a szoftverrel, amely megkönnyíti még a nagyon összetett projektek kezelését is.

STISZTIKÁK FORRÁSA: Pulse of the Profession 2021

Olvasd el ezt is:Projekt mérföldkövek

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren.

Caroline Becker

Projektmenedzserként Caroline szakértő az új módszerek megtalálásában, amelyek a legjobb munkafolyamatok megtervezésére és a folyamatok optimalizálására szolgálnak. Szervezési készségei és a nyomás alatt végzett munka iránti képessége teszik őt a legalkalmasabb személyré, aki bonyolult projekteket valóra tud váltani.

View all posts →